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Die Jahresabrechnung und das Budget der Allgemeinen Kosten der STWEG/MEG
Die Abrechnung zeigt auf, welche Kosten im abgelaufenen Geschäftsjahr der Gemeinschaft bezahlt wurden. Die Gesamtkosten werden mit den von den Eigentümern überwiesenen Budgetraten verrechnet und weisen einen Saldo zu Gunsten oder zu Lasten des einzelnen Eigentümers auf.
Die Kosten werden aufgrund eines Verteilers den einzelnen Einheiten resp. Objekten zugewiesen. Dies gemäss den im Reglement oder an Versammlungen gefassten Beschlüssen über die Verteilung der allgemeinen Kosten.
An der Eigentümerversammlung wird auch das Budget für das neue Geschäftsjahr festgelegt. Ein Budget sollte immer eine gewisse Reserve (ca. 10%) beinhalten, damit allfällige Kostensteigerungen oder nicht erwartete Unterhaltsarbeiten ohne Probleme durch die Verwaltung in Auftrag und auch bezahlt werden können.
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Aufgabenstellung:
Bei der Jahresabrechnung werden die effektiv angefallenen Kosten aufgrund der entsprechenden Kostenverteiler auf die einzelnen Einheiten verteilt. Die Summe der verschiedenen Einheiten eines Eigentümers werden dann mit den bisherigen Zahlungen gegenübergestellt was einen Saldo zu seinen Gunsten oder zu Gunsten der Gemeinschaft ergibt.
Die Abrechnung einer Stockwerk- oder Miteigentümergemeinschaft unterliegt nicht den Bestimmungen der neuen Rechnungslegung nach Art. 957 OR. Trotzdem sollte aus Gründen der Transparenz und der Nachvollziehbarkeit der Geschäftsfälle eine saubere Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung geführt werden.
Korrekte Aufteilung der Kosten:
Die effektiven Kosten werden aufgrund der Verteilschlüssel gemäss Vorgaben im Reglement oder aufgrund Versammlungsbeschlüsse auf die einzelnen Einheiten zugewiesen.Abgrenzungen:
Aufgrund der Kostenwahrheit ist man sich im Bereich von Finanz- oder auch Liegenschaftsbuchhaltung gewohnt, Periodenübergreifende Kosten abzugrenzen. Für das Stockwerkeigentum wird jedoch eine Kostenverteilung erstellt. Das heisst, die effektiv angefallenen Kosten, welche ja auch zu 100% dem Leistungserbringer bezahlt wurden, werden auf die Eigentümer abgerechnet, unabhängig, ob sich der Leistungszeitraum zwischen der aktuellen und der nächsten Abrechnungsperiode überschneidet.
Werden die Kosten in der Abrechnung trotzdem abgegrenzt (z.B. 9 Monate für das kommende Jahr), so entsteht dadurch ein Liquiditätsproblem, da ja die Rechnung vollumfänglich bezahlt wurde, den Eigentümern aber nur ein Teil abgerechnet wird. Wir empfehlen daher, auf Abgrenzungen zu verzichten. Steuerlich ist dies kein Problem, da es sich im Stockwerkeigentum um eine Kostenverteilung und nicht um eine Buchhaltung gem. neuer Rechnungslegung handelt.
Transparenz:
Aufbau der Abrechnung, klare Strukturierung und aussagefähige Buchungstexte helfen, dass die Abrechnung transparent zu machen. Im Zusammenhang mit dem Erneuerungsfonds (oder mehreren) sollte eine klare Aufstellung gemacht werden, dass auch Personen, welche nicht geübt sind Bilanzen zu lesen, die Sicherheit haben können, wie sich die Werte des Erneuerungsfonds effektiv zusammensetzen. Unter den Musterdokumenten finden Sie hierzu das Dokument "Nachweis Erneuerungsfonds"
Kontoplan:
Werden Software-Branchenlösungen eingesetzt, empfiehlt es sich, die Kontopläne der Lieferanten zu verwenden, damit auch Support-Anfragen besser bearbeitet werden können. Nachfolgende Musterkontopläne für Stockwerkeigentum finden Sie unter den Muster-Dokumenten: Für ImmoTOP2 (W&W IMMO Informatik AG) / Musterkontoplan nach KMU-Struktur (IMMO-Support GmbH)
Seiten-Nr.: 03_08_01
Verteilung der Kosten:
Die Verteilung der Kosten erfolgt aufgrund der vorgegebenen Verteilschlüssel. Diese sind ersichtlich aus dem Reglement oder gemäss einem in der Versammlung gefällten Beschluss der Gemeinschaft. Beachten Sie, dass wenn die letzte Jahresabrechnung inklusive der Verteilung der Kosten von der Versammlung genehmigt wurde, dass auch die damit verwendeten Verteilschlüssel in der angewendeten Form genehmigt wurden.
Stellt sich heraus, dass dies nicht korrekt war, so müsste die Korrektur im Folgejahr berücksichtigt werden. Ansonsten bedarf es eines Beschlusses, dass die zuletzt genehmigte Abrechnung als ungültig erklärt wird und nochmals ein neuer Abschluss unter Verwendung der korrekten Verteilschlüssel erstellt werden muss. Dies kann bei Eigentümern, welche Ihre Steuererklärung bereits abgegeben haben zu Aufwand führten. Daher ist eine Korrektur in der folgenden Abrechnung der praktikablere Weg.
Seiten-Nr.: 03_08_02
Voraussetzung Revision:
Eine Revision ist von Gesetztes wegen nicht obligatorisch. Gewisse Reglemente sehen dies jedoch vor und geben teilweise auch Vorgaben, wer oder in welchem Intervall solche Revisionen der Buchhaltung stattfinden sollen. Fachliche Anforderungen an die Revisoren bestehen ebenfalls nicht. Eine Revision empfiehlt sich jedoch, weil damit jemand ausserhalb der Verwaltung die Abrechnung kontrolliert und allenfalls auf Fehler oder Unklarheiten hinweisen kann. Somit kann der Gemeinschaft eine vorgängig kontrollierte Abrechnung zugestellt werden.
Revisionsbericht:
Die Person(en), welche die Revision ausgeführt haben, bestätigen in einem kurzen Revisionsbericht (s. Musterdokumente), dass sie die Buchhaltung überprüft haben. Vorbehalte oder Rückweisungen gegenüber der Abrechnung müssen immer klar ausformuliert und begründet werden, damit diejenigen, welche die Abrechnung erstellt haben, Korrekturen vornehmen oder zur Beanstandung klar Stellung nehmen können.
Empfehlung des Revisors für Annahme oder Ablehnung der Abrechnung:
Im Revisorenbericht sollte auch enthalten sein, ob der Revisor die Abrechnung der Gemeinschaft zur Annahme oder zur Ablehnung empfiehlt. Wie bereits oben erwähnt sollten bei einer Ablehnung klare sachliche Gründe aufgeführt werden. Ein Ablehnungsgrund wäre zum Beispiel, wenn Unterhaltskosten mit einem falschen Verteilschlüssel auf die einzelnen Einheiten umgelegt wurden oder wenn an der letzten Versammlung beschlossen wurde, dass gewisse Erneuerungsaufwendungen zu Lasten des Erneuerungsfonds gehen, die Verwaltung dies jedoch den laufenden Betriebskosten belastet hat.
Handelt es sich jedoch um Positionen, welche auch problemlos noch in der Folgeperiode korrigiert werden können (sofern keine Eigentümerwechsel vorliegen), kann dies im Protokoll entsprechend festgehalten werden und die Abrechnung vorbehältlich der Umsetzung dieser Korrektur genehmigt werden. An der nächsten ordentlichen Versammlung sollte dann aber der Vollzug dieser Korrektur vermerkt werden.
Muss die Versammlung der Empfehlung des Revisors Folge leisten?
Nein, die Versammlung kann unabhängig von der Revision zu einem anderen Ergebnis gelangen und Abrechnung mit dem einfachen Mehr genehmigen oder ablehnen. Lehnt sie die Abrechnung ab, gelten die gleichen Betrachtungsweisen wie oben. Eine Ablehnung aus Teuerungsgründen oder nicht budgetierten aber dringender Arbeiten hat mit der Abrechnung nichts zu tun, sondern müsste gesondert beurteilt werden (war z.B. der Bruch der Zuwasserleitung absehbar oder ist dieses Ereignis unerwartet eingetreten).
Vorgehen bei Ablehnung der Abrechnung:
Wurde die Abrechnung von der Gemeinschaft abgelehnt, ist im Protokoll festzuhalten, wie das weitere Vorgehen ist. Zum Beispiel Korrektur der Abrechnung und nochmaliger Versand an die Gemeinschaft oder Abklärung von Differenzen mit Berichterstattung an die Gemeinschaft oder einen hierfür bestimmten Vertreter der Gemeinschaft oder in gravierenden Fällen das Einschalten von Drittstellen (unabhängige Verwaltung oder Treuhandstelle oder bei Verdacht auf Betrug auch Anzeige an die zuständigen Behörden).
Seiten-Nr.: 03_08_03
Erstellung des Budget:
Damit die mit der Verwaltung der Gemeinschaft beauftragte Person oder Verwaltung die anfallenden allgemeinen Kosten der Gemeinschaft laufend bezahlen kann (Energie, Strom Allgemein, Wasser/Abwasser, Hauswartung, Versicherung, Verwaltung, etc.) wird der Gemeinschaft anfangs der Abrechnungsperiode ein Budget vorgelegt. Dieses basiert vor allem auf den Vorjahreswerten, aber auch den Positionen des laufenden Unterhaltes sowie die vorgesehenen Sanierungen und ausserordentlichen Aufwendungen.
Budgetreserven:
Um nicht in Liquiditätsprobleme zu kommen, ist es sinnvoll, genügend Reserven einzubauen. Insbesondere Anfang des Kalenderjahres werden immer relativ hohe Summen (Versicherungsbeiträge, Service-Abos, etc.) fällig, für die genügend Mittel zur Verfügung stehen müssen. Somit sollte das Budget jeweils eine genügend hohe Reserve aufweisen. Wird das budgetiert Geld nicht benötigt, so erhalten die Eigentümer Ende der Abrechnungsperiode eine Gutschrift, welche meist mit der nächst fälligen Budgetrate verrechnet wird.
Seiten-Nr.: 03_08_04
Zweck des Erneuerungsfonds:
Der Erneuerungsfonds dient dazu, zukünftige Erneuerungen und umfassende Sanierungen zu decken. Die Einlagen sollten daher aufgrund der zu erwartenden Lebensdauer der einzelnen Bauteile im ERF hinterlegt werden. In Verständnis vom Erneuerungsfond herrschen nach wie vor alte und gefährliche Auffassungen, was dazu führen kann, dass im Bedarfsfall nicht genügend Mittel vorhanden sind und die notwendigen Arbeiten mit Zusatzmitteln oder nur notdürftig ausgeführt werden können.
Anlage des Erneuerungsfonds:
Der Erneuerungsfonds ist gemeinschaftliches Vermögen. Steuerlich werden die effektiven Anlagewerte per Abrechnungsstichtag aufgrund meist der Wertquoten (WQ) anteilmässig ausgewiesen, welche in der Steuererklärung der einzelnen Eigentümer als Vermögenswert zu deklarieren sind.
Die Gelder des Erneuerungsfonds werden meist auf einem Spar- oder Anlagesparkonto bei einer Bank einbezahlt. Es empfiehlt sich, bei Beträgen über CHF 100'000.- auf einem Konto ein weiteres Konto bei einem anderen Bankinstitut zu eröffnen. Dies einerseits, damit kurzfristig benötigte Gelder (z.B. dringenden Ersatz eines Bauteils) die notwendigen Gelder zur Verfügung stehen, ohne dass auf Kündigungsmodalitäten bei den Finanzinstituten geachtet werden muss. Zum anderen besteht bei Sparkonto pro Bankinstitut eine Staatsgarantie von CHF 100'000.-. Also im Falle einer Insolvenz des Bankinstitutes, kann ein besserer Schutz erzielt werden.
Investition der Erneuerungsfondsgelder in interessante Anlagen:
Wir empfehlen hiervon dringend ab. Der allfällige Mehrertrag, welcher sich aus der Anlage ergibt, steht in keinem Verhältnis mit dem Verlustrisiko dieser Anlage. Es gab seinerzeit einige Gemeinschaften, welche einen Teil Ihrer Erneuerungsfondsgelder in die sicher scheinende Aktie "Swissair" investiert hatte.
Zugriff auf Erneuerungsfondskonten:
Gemäss Art. 712xxx bedarf es eines Beschlusses, damit Gelder aus dem ERF entnommen werden dürfen. Zur Sicherheit empfehlen wir auch, dass die Entnahmen aus diesen Anlagen mit Unterschrift zu zweien (1x Verwaltung und 1x jemand aus der Gemeinschaft) absichern.
Einlagen in den Erneuerungsfonds:
Es ist noch nicht sehr lange her, da wurden jährliche Einlagen in den ERF von 0,25 - 0,4% vom Gebäudeversicherungswert empfohlen sowie bei neu erstellten Gemeinschaften erst ab dem 3. Betriebsjahr. Heutige Bedarfsrechnungen zeigen auf, dass pro Jahr je nach Zustand der Immobilie mind. 0,5% p.a. einbezahlt werden muss. Erstellt man eine Vollkostenrechnung und kalkuliert auch die Teuerung für den Ersatz der Bauteile ein, dann sind 1,0% unter Umständen sinnvoll.
Verschiedene Masterarbeiten über diese Thematik unterstützen diese Vorschläge. Noch vor ein paar Jahren musste für den Ersatz einer Heizung mit CHF 50'00'.- bis 75'000.- gerechnet werden. Heute mit den behördlichen Auflagen und dem Umweltverständnis sind praktisch keine Heizanlagen unter CHF 100'000.- zu realisieren. Diese Kostensprünge wurden in vielen Bedarfsberechnungen nicht mit einbezogen.
Einlage aufgrund des effektiven Zustandes der Immobilien:
Die Optimalste Ermittlung für den Erneuerungsfonds kann sichergestellt werden, wenn z.B. alle 7 Jahre über das Gebäude ein ausführlicherer Bericht eines Experten erstellt wird. Aufgrund dessen Einschätzung kann ermittelt werden, wie sich der Bedarf für die Bereitstellung der Gelder im Bedarfsfall ergibt. Dieser Bericht kostet zwar auch Geld, aber steht in der Regel mit einem allfälligen Schaden, welcher sich aus dem Aufschieben von Sanierungsmassnahmen aufgrund Geldmangels ergeben, in keinem Verhältnis.
Falsche Argumente für das Nicht-Einzahlen:
Nach wie vor, gibt es Argumente, welche sich als gefährlich erweisen wie z.B. "wir sind alle gut situiert und können im Bedarfsfall das Geld beibringen"; wird diese Einheit z.B. verkauft und der neue Eigentümer ist nicht so gut "situiert" oder ist das Durchschnittsalter der Eigentümer über dem Pensionsalter und es treten kostenintensive Krankheitsbehandlungen auf, so ist es mit der heutigen Tragbarkeitsrechnung nicht mehr so einfach, von den offiziellen Instituten zusätzliche Mittel zu erhalten.
Einlagen in den Erneuerungsfonds ab dem ersten Betriebsjahr:
Auch heute noch werden in vielen Reglementen die Einlagen erst ab dem 2. oder 3. Betriebsjahr fällig. Dies widerspricht dem Sinn des Erneuerungsfonds. Die Liegenschaft wird ab dem ersten Betriebsjahr genutzt und somit abgenutzt. Selbst noch nicht verkaufte Einheiten, welche leerstehend sind, nutzen die Infrastruktur wie z.B. Heizung.
Seiten-Nr.: 03_08_05
Grund von Liquiditätsproblemen:
Liquiditätsproblem haben verschiedene Ursachen: ungeplante notwendige Massnahmen, Zahlungsverzug von Eigentümern oder häufig auch buchhalterische Abgrenzungen (z.B. Heizöl Ende der Abrechnungsperiode noch vollumfänglich bezahlt, aber aufgrund des Heizölvorrates wieder der Abrechnung gutgeschrieben). Insbesondere die buchhalterischen Abgrenzungen sollten vermieden werden.
Reservefonds / Grundstock:
Ein Reservefonds kann zur Liquiditätssicherung eingerichtet werden, damit hohe Rechnungen oder unerwartete dringende Reparaturen oder Beitragsausfälle besser überbrückt werden können.
Der Reservefonds (auch Grundstock genannt) dient der Gemeinschaft, Liquiditätsengpässe zu überbrücken, ohne dass in einem solchen Fall Geld von den einzelnen Eigentümern als Zusatzeinschuss einverlangt werden muss. Dies ist ein eher neueres Instrument in der Liquiditätsplanung und daher nicht bei allen Reglementen anzutreffen.
Nachträgliches Einrichten eines Reservefonds / Grundstocks:
Mit Versammlungsbeschluss (einfaches Mehr) kann ein solcher Reservefonds auch nachträglich eingerichtet werden. Eine Musterformulierung hierzu finden Sie unter den Musterdokumenten.
Seiten-Nr.: 03_08_06
Mahnwesen:
Es wird dringend empfohlen, dem Mahnwesen das notwendige Gewicht beizumessen. Die Zahlungsmoral hat auch im Bereich Stockwerkeigentum in den letzten Jahren abgenommen. Im Gegensatz zum Mietwesen ist das Mahnwesen nicht an Fristen und Formen gebunden. Oft hilft hier ein Telefonat. Somit hat die Verwaltung auch Kenntnis davon, ob es sich um ein Versehen handelt oder ob es eine Situation ist, zu welcher von Anfang an Lösungsansätze geboten werden müssen.
Betreibung:
Werden die vereinbarten Zahlungen nicht eingehalten oder ist die rückständige Eigentümerschaft nicht zu erreichen, so kann auf den gesamten aktuellen Ausstand die Betreibung eingeleitet werden. Gehört das Eigentum mehreren Eigentümern (auch z.B. Partnerschaften), so kann auch erwägt werden, gegen alle beteiligten die Betreibung einzuleiten. Das Gesetz lässt auch offen, dass bei selbst bewohntem Eigentum, auch eine Retention (Auflistung aller Gegenstände, welche für den Betreibungsbeamten einen verwertbaren Wert darstellen) verlangt werden kann.
Wann die Gemeinschaft orientieren:
Ist eine Betreibung erfolglos, so sollte es im Interesse der Verwaltung sein, alle Eigentümer über die Ausstände zu informieren. Denn solche Ausstände bedeuten ein Risiko aller übrigen Eigentümer aufgrund des solidarischen Haftung. Das Argument des Datenschutz ist hier untergeordnet aufgrund der solidarischen Haftung.
Pfandrechtseintrag:
Gem. Art. 712.... besteht die Möglichkeit auf ausstehende Abrechnungen, welche jedoch durch die Gemeinschaft genehmigt wurden jedoch maximal 3 Jahre zurückliegen, ein Pfandrecht einrichten zu lassen. Ob auch die bereits fällig gewordenen und von der Gemeinschaft genehmigten Budgetbeiträge in die Pfandrechtssumme eingerechnet werden können, scheint abhängig zu sein, von den jeweiligen Bezirksgerichten. Gewisse Gerichte lassen auch die fälligen laufenden Budgetraten zu, andere lehnen diese ab, da sich das Gesetz hier nicht klar äussert.
Der Pfandrechtseintrag kann jederzeit eingeleitet werden unabhängig der Abwicklung einer Betreibung. Dies erfolgt am Ort der gelegenen Liegenschaft, da schlussendlich der Pfandrechtseintrag beim Grundbuchamt erfolgt.
Seiten-Nr.: 03_08_07
Keine Liquidität vorhanden:
Verfügt eine Gemeinschaft nicht mehr über genügend liquide Mittel, um die Zahlungen abdecken zu können, so ist die Verwaltung gezwungen, zusätzliche Mittel bei den einzelnen Eigentümer einzutreiben.
Zusatzeinschüsse:
Zusatzeinschüsse können bei den Eigentümern jederzeit eingefordert werden, wenn sich Liquiditätsprobleme abzeichnen oder bereits vorhanden sind. Es gibt keine Vorschriften, wie die Verwaltung die zusätzlichen Mittel bei den einzelnen Eigentümern einfordert. Dies kann aufgrund der WQ aufgeteilt werden (ist meist der Fall) oder z.B. fix je Eigentümerschaft einen Betrag oder auch nur einen einzelnen Eigentümer entsprechend zu belangen (eher problematisch). Aufgrund der solidarischen Haftung sind die Eigentümer verpflichtet, solchen zusätzliche Beitragsforderungen nachzukommen. Diese Zusatzeinschüsse werden dann bei der Jahresrechnung als Zusatzzahlung den einzelnen Eigentümern wieder gutgeschrieben.
Keine Liquidität möglich:
Kann die Verwaltung den Verpflichtungen der Gemeinschaft aufgrund fehlender Mittel nicht mehr nachkommen, haben Dritte die Möglichkeit, die Ausstände auf dem Betreibungsweg einzufordern. Können diese Forderungen nicht beglichen werden, so tritt die solidarische Haftung aller Eigentümer in Kraft und das Betreibungsamt kann die Ausstände bei den einzelnen Eigentümern einfordern.
Seiten-Nr.: 03_08_08
Die Stockwerkeigentümergemeinschaft (STWEG) ist keine juristische Person, sondern eine Gesamtheit aller Eigentümer. Somit werden allfällige Verbindlichkeiten der Gemeinschaft (z. B. für Unterhalt, Verwaltung, Sanierungen) nach Wertquoten auf die einzelnen Eigentümer verteilt (Art. 712h Abs. 2 ZGB).
Ein Gläubiger (z. B. ein Handwerker oder die Verwaltung) kann entweder die Gemeinschaft betreiben aber auch jeden einzelnen Stockwerkeigentümer auf den vollen Betrag belangen. Wer zahlt, hat ein Rückgriffsrecht gegenüber den anderen Miteigentümern entsprechend ihrer Wertquote.
Kann die Verwaltung den Verpflichtungen der Gemeinschaft aufgrund fehlender Mittel nicht mehr nachkommen, haben Dritte die Möglichkeit, die Ausstände auf dem Betreibungsweg einzufordern. Können diese Forderungen nicht beglichen werden, so tritt die solidarische Haftung aller Eigentümer in Kraft und das Betreibungsamt kann die Ausstände bei den einzelnen Eigentümern einfordern.
Seiten-Nr.: 03_08_09
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