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Die Verwaltung und die verschiedenen Ämter in einer Gemeinschaft
Das Gesetz schreibt in Art. 712s und Art. 712t ZGB vor, welche Aufgaben der Verwaltung angedacht sind. Es gibt jedoch keine Vorschriften, wer dieses Amt inne haben kann. Somit sind durch die Eigentümer selbst verwaltete Gemeinschaften genau so möglich, wie dies einer professionellen Firma zu übergeben. Allenfalls könnten im Reglement noch Vorschriften für die Wahl der Verwaltung enthalten sein.
Es empfiehlt sich, aufgrund der zunehmenden Komplexität der Materie (gesetzliche Vorgaben, Bautechnik, etc.), dass eine neutrale unabhängige Verwaltung diese Aufgaben übernimmt, welche sich mit den Themen von Immobilien und speziell Stockwerkeigentümergemeinschaften bereits bewährt hat.
Innerhalb einer Gemeinschaft können zudem weitere Ämter geschaffen werden. Diese sind von Gesetzes wegen nicht vorgeschrieben, können jedoch den Aufwand und somit die Kosten der Verwaltung reduzieren. Wichtig ist, dass diese seriös und möglichst unvoreingenommen von eigenen Interessen wahrgenommen werden.
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Die Verwaltung:
Es gibt keine gesetzlichen Voraussetzungen wer Verwalter einer Stockwerk- oder Miteigentümergemeinschaft sein kann. Somit sind sowohl private wie auch professionelle Verwaltungen möglich. Sofern im Reglement keine weiteren Bestimmungen für den Verwalter vorgesehen sind, gelten die nachstehenden Gesetzesartikel sowie den vereinbarten Verwaltungsvertrag zwischen Gemeinschaft und Verwaltung.
Aufgaben des Verwalters gem. Art. 712s ZGB:
1 Der Verwalter vollzieht alle Handlungen der gemeinschaftlichen Verwaltung gemäss den Vorschriften des Gesetzes und des Reglements sowie gemäss den Beschlüssen der Versammlung der Stockwerkeigentümer und trifft von sich aus alle dringlichen Massnahmen zur Abwehr oder Beseitigung von Schädigungen.
2 Er verteilt die gemeinschaftlichen Kosten und Lasten auf die einzelnen Stockwerkeigentümer, stellt ihnen Rechnung, zieht ihre Beiträge ein und besorgt die Verwaltung und bestimmungsgemässe Verwendung der vorhandenen Geldmittel.
3 Er wacht darüber, dass in der Ausübung der Sonderrechte und in der Benutzung der gemeinschaftlichen Teile des Grundstückes und des Gebäudes sowie der gemeinschaftlichen Einrichtungen die Vorschriften des Gesetzes, des Reglements und der Hausordnung befolgt werden.
Vertretung nach aussen gem. Art. 712t ZGB:
1 Der Verwalter vertritt in allen Angelegenheiten der gemeinschaftlichen Verwaltung, die in den Bereich seiner gesetzlichen Aufgaben fallen, sowohl die Gemeinschaft als auch die Stockwerkeigentümer nach aussen.
2 Zur Führung eines anzuhebenden oder vom Gegner eingeleiteten Zivilprozesses bedarf der Verwalter ausserhalb des summarischen Verfahrens der vorgängigen Ermächtigung durch die Versammlung der Stockwerkeigentümer, unter Vorbehalt dringender Fälle, in denen die Ermächtigung nachgeholt werden kann.
3 An die Stockwerkeigentümer insgesamt gerichtete Erklärungen, Aufforderungen, Urteile und Verfügungen können durch Zustellung an den Verwalter an seinem Wohnsitz oder am Ort der gelegenen Sache wirksam mitgeteilt werden.
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Einsetzen einer Verwaltung oder eines Verwalters
Meist nach der Übergabe der ersten Einheit an die neue Eigentümerschaft, erfolgt auch die Übergabe oder Teilübergabe der allgemeinen Bauteile an die Verwaltung oder die mit der Verwaltungstätigkeit beauftragte Person. Ist bis zu diesem Zeitpunkt noch keine Verwaltung oder Verwalter bestimmt (s. auch "Verwaltung wählen"), so können Probleme entstehen, bezüglich Fristen und Mängelrügen im allgemeinen Teil. Es ist daher immer darauf zu achten, dass jemand offiziell mit diesen Aufgaben korrekt beauftragt wurde.
Teilweise schliesst bereits die Bauherrschaft einen Vertrag mit der zukünftigen Verwaltung ab. Dieses Vorgehen ist grundsätzlich zu befürworten, auch wenn die Gefahr besteht, dass hier oft die gleiche Verwaltung zum Zuge kommt. Das muss aber nicht unbedingt nachteilig sein, denn ist bereits ein Vertrauensverhältnis zwischen Bauherr und Verwaltung vorhanden, werden aufgetretene Mängel meist speditiver bearbeitet. Zudem kann die designierte Verwaltung auch bereits bei der Gestaltung des Reglements mithelfen, damit dies auf die neue Gemeinschaft optimal zugeschnitten ist.
Sofern im Verwaltungsvertrag vorgesehen, besteht die Aufgabe der Verwaltung oder des Verwalters darin, die Allgemeinen Flächen der Gemeinschaft zu vertreten. Dies meist gegen ein gesondertes Honorar. Häufig werden diese Garantie-Ansprüche auch von einem unabhängigen Baufachmann oder Spezialisten vertreten.
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Wichtiges Zusammenspiel:
Eine konstruktive und vertrauensvolle Zusammenarbeit ist die Basis für eine erfolgreiche und häufig auch langjährige Partnerschaft zwischen der Gemeinschaft und der Verwaltung. Je länger eine Verwaltung eine Gemeinschaft betreut, desto besser kennt sie die Liegenschaft mit den baulichen Teilen und deren Probleme. Dies ist sehr viel Wert, da die Beurteilung der Bausubstanz, der zu erfolgenden langfristigen Massnahmen und Vorkehrungen wesentlich dazu beitragen, damit der Wert der Immobilie und damit verbunden auch der einzelnen Einheiten langfristig gesichert werden kann.
Der Beitrag seitens der Verwaltung für eine zielführende Zusammenarbeit:
Je weniger Fluktuation in der Verwaltung bei den zuständigen Mitarbeitenden ist, desto höher ist die Qualität der Aussagen und Empfehlungen. Wichtig ist auch, dass sich die Mitarbeitenden stetig mit den Aktualitäten punkte Bautechnik, Recht und Organisation einer STWEG-Verwaltung auseinandersetzen. Rechtliche Anpassungen sind genau so wichtig umzusetzen wie korrekte Abrechnungen.
Der Beitrag der Gemeinschaft für eine zielführende Zusammenarbeit:
Der Begriff lautet: Stockwerkeigentümer-Gemeinschaft. Auch wenn sich die Gemeinschaft einmal nicht einig ist, sollte sie immer im Fokus haben, dass ein Teil des Eigentums jedes einzelnen gemeinschaftlich ist und das es wichtig ist, das gemeinschaftliche als Ziel für eine nachhaltige Werterhaltung höher zu setzen, als die im Moment vielleicht subjektiv anderen Bedürfnisse.
Das verwalten einer einer STWEG ist sehr aufwändig, auch wenn die einzelnen Eigentümer häufig nicht wahr nehmen, was im Hintergrund alles erarbeitet werden muss. Daher ist es wichtig, eine gute und nicht eine kostengünstige Verwaltung zu haben, von welcher die gemeinschaftlichen Angelegenheiten optimal betreut werden.
Klare Aufgabenteilung:
Sowohl der Gemeinschaft als auch der Verwaltung muss klar sein, wer welche Aufgaben und Kompetenzen hat. Ein grundsätzliches Studium über diese Themen ist unerlässlich, damit keine Unklarheiten und Misstöne aufkommen. Die Aufgabenteilung ist dem Reglement, dem Verwaltungsvertrag und den Versammlungs-Protokollen zu entnehmen.
Delegierte / Ausschuss:
Sind bei einer Gemeinschaft Delegierte und allenfalls auch ein oder mehrere Ausschüsse für spezielle Aufgaben im Einsatz, so sind auch deren Aufgaben und Kompetenzen klar zu umschreiben. Diese Gremien werden von der Versammlung gewählt arbeiten jedoch eng zusammen mit der Verwaltung, welche gem. Art. 712s auch die Aufträge erteilt.
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Aufgaben von Delegierten:
Die Aufgaben von Delegierten können allenfalls im Reglement umschrieben sein. Es empfiehlt sich jedoch in jedem Fall, ein Pflichtenheft für Delegierte für diese Gemeinschaft zu erstellen (s. Musterdokumente).
Pflichtenheft für Delegierte:
Im Pflichtenheft sollte die verschiedenen Aufgaben aufgeführt sein, welche von der Gemeinschaft erwartet wird, dass diese durch die Delegierten wahrgenommen werden. Ebenfalls wichtig ist, dass allfällige Kompetenzen, Prozessabläufe mit der Verwaltung, Entschädigungsfrage, etc. geregelt sind.
Kompetenzen von Delegierten:
Beachten Sie, dass Aufträge immer nur von der Verwaltung erteilt werden sollten. Die Kontrolle und Überwachung der Arbeiten kann eine Teilaufgabe von Delegierten sein (s. Pflichtenheft). Aber die Verantwortung verbleibt gem. Art. 712s und 712t ZGB bei der gewählten Verwaltung.
Entschädigung von Delegierten:
Dies wird sehr unterschiedlich gehandhabt. In vielen Gemeinschaften sind die Delegierten Ehrenamtlich in anderen gibt es ein symbolischer Beitrag und bei grösseren Aufgabenstellungen kann durchaus auch eine Entschädigung auf Stundenbasis vereinbart werden. Dabei sind aber die korrekte Handhabung von Sozialabzügen, Versicherungen, etc. zu beachten.
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Amt des Revisors:
Um die Jahresabrechnung zu kontrollieren können Revisoren eingesetzt werden. Gesetzlich ist dies nicht vorgeschrieben. Allenfalls gibt es Regelungen im Reglement, welche aber durch Versammlungsbeschluss geändert werden können.
Aufgaben der Revision:
Vor allem sollte überprüft werden, ob die ausgewiesenen Saldi in der Bilanz mit den Saldo- und Zinsbestätigungen der Banken für das Kontokorrent und den oder die Erneuerungsfonds der Gemeinschaft übereinstimmen. Zudem sollte überprüft werden, ob die Kosten den richtigen Konten mit den Verteilschlüsseln gemäss dem Reglement, den Versammlungsbeschlüssen und der Vorjahresabrechnung übereinstimmen. Ebenfalls ist zu kontrollieren, ob allfällige Beschlüsse des Vorjahres in Bezug auf Verbuchung, Nachverbesserung (gem. Protokoll) umgesetzt wurden. Auch kann geprüft werden, ob die Kompetenzsumme korrekt angewendet wurden.
Für grössere Abweichungen zum Budget sollten entsprechende Kommentare vorliegen. Die Zahlungen der einzelnen Eigentümer müssen diese selbst überprüfen. Weitere Aufgaben siehe unter Musterdokument "Checkliste für Revisoren"
Revisionsbericht:
Es ist empfehlenswert, wenn allfällige Korrekturen bereinigt sind, dass von der Revision eine kurze Bestätigung (s. Musterdokumente "Revisionsbericht") zu Handen der übrigen Eigentümer gemacht wird, dass die überprüften Vorgänge nach Auffassung der Revision korrekt vorgenommen wurden. Ist man anderer Meinung, ist dies entsprechend zu formulieren und wird dann an der Versammlung ausdiskutiert.
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Aufgaben des Ausschusses
Die Aufgaben eines Ausschusses wird an der Versammlung umschrieben und am besten wird hier ebenfalls ein Pflichtenheft erstellt. Ein Ausschuss unterstützt meist Projektbezogene Aufgabenstellung (z.B. Neuevaluation Heizsystem oder Sanierung Liegenschaft.
Analog zum Delegierten sollten auch hier die Aufgaben / Kompetenzen / Zusammenarbeit mit Verwaltung oder Dritten / Entschädigung / etc. klar definiert werden.
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