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Die Versammlung: hier werden Entscheidungen diskutiert und gefasst
Die Versammlung einer Stockwerkeigentümerversammlung ist das oberste Organ einer Stockwerkeigentümer-Gemeinschaft. Liegen Anträge zur Abstimmung an der Eigentümerversammlung vor, sind diese zu behandeln und zur Abstimmungen zu bringen.
Die Vorbereitung einer Versammlung ist ein wichtiger Arbeitsschritt und muss mit der notwendigen Sorgfalt behandelt werden. Die Vorbereitung einer Versammlung nimmt meist relativ viel Zeit in Anspruch, insbesondere, wenn umstrittene Traktanden zur Sprache kommen werden.
Nebst der eigentlichen Versammlung mit den traktandierten Punkten ist dieser Anlass aber auch immer wieder ein Moment, an dem sich die Eigentümer untereinander über Nebensächlichkeiten austauschen. Nebensächlichkeiten, welche unter Umständen auch Emotionen auslösen können. Hier ist Geschick der Versammlungsleitung gefragt, dass auch unliebsame Themen besprochen werden können, jedoch mit dem notwendigen Anstand und Respekt.
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Einberufung der Versammlung:
In der Regel steht im Reglement, wieviel Tage im voraus die Versammlung spätestens einberufen werden müssen. Sind keine Angaben vorhanden, so muss gemäss geltender Lehre 10 Tage gerechnet werden. Wir sind der Meinung, dass diese Frist sehr kurz ist und mindestens 20 Tage im voraus der Termin und Ort bekannt gegeben werden sollte.
Zudem ist zu beachten, welche Unterlagen das Reglement vorschreibt, dass mit der Einladung verschickt werden müssen. Fehlen diese, so muss an der Versammlung bestimmt werden, ob diese trotzdem durchgeführt werden kann oder nicht. Sind es nebensächliche Informationen (z.B. Revisionsbericht der die Ordnungsmässigkeit bescheinigt), so dürfte dies kein Anlass sein, die Versammlung zu verschieben. Meldet jedoch der Revisor Unstimmigkeiten so dürfte dies ein Mangel an der rechtmässigen Einladung sein, da die Eigentümer Zeit haben müssen, sich in die Beanstandungen einzulesen.
Welche Unterlagen sind notwendig:
Gemäss Art. 712m, Abs. 4 & 5 ZGB ist jährlich der Kostenvoranschlag (Budget), die Abrechnung (der abgeschlossenen Periode) mit der Verteilung der Kosten auf die einzelnen Eigentümer zu genehmigen, was die voraussetzt, dass diese Unterlagen auch vorliegen. Weitere Dokumente und Beilagen könnten im Reglement noch ergänzend vorgeschrieben sein.
Zustellungsart / Digitale Zustellung und Kundenportale:
Es gibt ältere Reglemente, welche die Zustellung per Einschreiben verlangen. Unserer Ansicht nach ist dies nicht notwendig, da das Gesetz keine xy-Zustellung vorschreibt. Hingegen ist umstritten, ob Mail-Einladungen, welche nicht von einem zertifizierten Mail-Server versandt werden zulässig sind. Bei Kundenportalen von SW-Anbietern, bei welchen die Eigentümer die Versammlungsunterlagen selbständig herunterladen können (müssen), ist es für die Beweiskraft erforderlich, dass beim Plattformanbieter vermerkt wird, wann welche Unterlagen durch den Nutzer geladen wurden.
Seiten-Nr.: 03_07_01
Klare Traktandenliste:
Die Traktanden sind die an der anstehenden Eigentümerversammlung zu besprechenden Punkte, über welche auch eine Abstimmung erfolgen soll. Die Traktanden müssen verständlich aufgeführt sein (oder in einer Beilage erläutert werden) und gemäss Reglement rechtzeitig versandt werden, so dass sich jeder Eigentümer gebührend die einzelnen Anliegen studieren kann.
Wir empfehlen, dass auf der Traktandenliste vermerkt wird, mit welchem Quorum die Abstimmungen der einzelnen Traktanden durchgeführt werden. Somit können sich die Eigentümer auch in dieser Hinsicht ein klares Bild machen.
Beilagen:
Für die einzelnen Traktanden sind häufig auch Beilagen notwendig (Abrechnung, Offerten, Budget, etc.). Diese können einen rechten Umfang annehmen. Insbesondere bei elektronischer Zustellung muss auch sichergestellt werden, dass die Eigentümer in der Lage sind, diese Beilagen zu öffnen (Word- / PDF- oder sonstige Formate).
Einreichen weiterer Traktanden nach Versand der Einladung:
Hier kennen wir in der Praxis zwei Arten von Nachreichungen: diejenigen, welche von den Eigentümer erst im Moment wieder bewusst werden, dass sie diese Punkte an der Versammlung zu besprechen und Einwände oder Ergänzungen zu der von der Verwaltung versandten Traktanden. Es gibt Reglemente, welche sich über diese Fristen und Möglichkeit äussern. Ist im Reglement nichts enthalten und wurde an den Versammlungen diesbezüglich nie ein verbindlicher Beschluss gefasst, so empfehlen wir, dies mittels Versammlungsbeschluss zu regeln, so dass die Verwaltung wie auch Eigentümer genügend Zeit haben, um auch die Nachträge zu studieren.
Eine mögliche Fristansetzung wäre: Versand der Einladung 21 Tage vor Versammlung / Frist für Nachreichen für zusätzlichen Anträgen bis 14 Tage vor Versammlung an die Verwaltung / Aktualisierung der Traktandenliste bis 10 Tage vor Versammlung.
Vorbringen von zusätzlichen Traktanden an der Versammlung:
Solche kurzfristigen Anträge haben das Problem, dass Eigentümer, welche nicht anwesend sind, nichts von diesem Punkt wissen. Selbst wenn alle Eigentümer anwesend wären (Vollversammlung) ist es zweifelhaft, ob ein solches Traktandum überhaupt zur Abstimmung gelangen soll, da den Eigentümern eine gebührende Frist gegeben werden muss, um sich über ein Geschäftsfall Gedanken zu machen und allenfalls auch noch Informationen einholen zu können. Somit sollten auf solche Anträge nicht eingegangen werden.
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Präsenzliste:
Bei einer Stockwerkeigentums- oder Miteigentums-Versammlung wird vor Beginn der Versammlung eine Präsenzliste erstellt auf welcher die Anwesenden Eigentümer und Eigentümerinnen mit Ihrer Unterschrift ihre persönliche Anwesenheit bestätigen.
Bei Vertretungen von Eigentümern unterschreibt die bevollmächtigte Person als "i.V." (in Vertretung) und gibt gleichzeitig die Vollmacht der Versammlungsleitung ab, sofern dies nicht schon im Vorfeld geschehen ist. Gehört eine STW-Einheit mehreren Personen (z.B. Partnerschaften), haben entweder alle Personen zu unterzeichnen oder im Falle des Vorliegens einer Vollmacht, die bevollmächtigte Person.
Die Original-Präsenzliste ist zusammen mit dem Protokoll aufzubewahren. Bei einfachen Gesellschaften oder Erbengemeinschaften muss im Vorfeld ein Vertreter der Gesellschaft oder der Erbengemeinschaft von den übrigen Miteigentümern dieser Einheit eine Vollmacht erstellt werden. Die bevollmächtigte Person hat auf der Präsenzliste zu unterzeichnen.
Beschlussfähigkeit:
Die Beschlussfähigkeit der Versammlung ist nur dann gegeben, wenn die Hälfte aller Stockwerkeigentümer anwesend oder vertreten sind und diese mindestens die Hälfte aller Wertquoten innehaben.
Ist die Versammlung nicht beschlussfähig, so muss nach einer Wartefrist von mindestens 10 Tagen eine zweite Versammlung einberufen werden. Diese ist beschlussfähig, wenn mindestens ein Drittel aller Stockwerkeigentümer anwesend oder vertreten sind, unabhängig der vertretenen Anteile. Art. 712p, Abs. 1, ZGB
Von einer Universalversammlung wird gesprochen, wenn alle Eigentümer an der Versammlung anwesend oder vertreten sind.
Bei einer STWE-Versammlung wird vor Beginn der Versammlung eine Präsenzliste erstellt auf welcher die Anwesenden Eigentümer und Eigentümerinnen mit Ihrer Unterschrift ihre persönliche Anwesenheit bestätigen. Bei Vertretungen von Eigentümern unterschreibt die bevollmächtigte Person als "i.V." (in Vertretung) und gibt gleichzeitig die Vollmacht der Versammlungsleitung ab, sofern dies nicht schon im Vorfeld geschehen ist. Gehört eine STW-Einheit mehreren Personen (z.B. Partnerschaften), haben entweder alle Personen zu unterzeichnen oder im Falle des Vorliegens einer Vollmacht, die bevollmächtigte Person. Die Original-Präsenzliste ist zusammen mit dem Protokoll aufzubewahren.
Bei einfachen Gesellschaften oder Erbengemeinschaften muss im Vorfeld ein Vertreter der Gesellschaft oder der Erbengemeinschaft von den übrigen Miteigentümern dieser Einheit eine Vollmacht erstellt werden. Die bevollmächtigte Person hat auf der Präsenzliste zu unterzeichnen.
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Versammlungsleitung / Protokollführung:
Wenn nichts anderes im Reglement festgehalten ist, wird die Versammlungsleitung und das Führen des Protokolls durch die Verwaltung gemacht. Andernfalls müssten zuerst diese beiden Ämter bestimmt und gewählt werden. Tritt die Versammlungsleitung bei gewissen Traktanden in den Ausstand (z.B. Traktandum "Abwahl der Verwaltung", so ist im Protokoll zu vermerken, wer für diese Zeit die Leitung übernimmt.
Stimmenzähler:
Damit die Verantwortlichkeit bezüglich der abgegebenen Stimmen nicht nur bei der Verwaltung liegt, empfiehlt es sich auch bei kleineren Gemeinschaften eine Person aus dem Kreis der Eigentümer zu bestimmen, welche die JA und NEIN Stimmen und Enthaltungen ermittelt. Diejenige Person, welche das Protokoll führt, kann dann das Stimmergebnis entsprechend entgegennehmen und protokollieren.
Versammlungsablauf:
Wird am Anfang der Versammlung die Reihenfolge der Traktanden nicht noch anders bestimmt, so sollte unbedingt an der Folge gemäss Traktandenliste vorgegangen sind. Zeigt sich während der Versammlung, dass eine Änderung notwendig ist, sollte darüber auch abgestimmt werden und ein entsprechender Protokolleintrag vorgenommen werden.
Schwierig zu führende Versammlung:
Über mögliche Vorgehensweisen bei heiklen Versammlungen bestehen verschiedene Möglichkeiten, diese ordnungsmässig zu Ende zu bringen. Zum einen hilft eine gute Vorbereitung, so dass die Versammlungsleitung auch bei Zwischenfällen die Traktanden im Griff behält. Ermahnungen zu einem zielorientierten Konsens und die Bitte um Einhaltung von Anstand und Respekt sind die ersten Massnahmen.
Zum andern gibt es sogenannte Ordnungsanträge, welche einen korrekten Unterbruch der Versammlung ermöglichen. Ein Ordnungsantrag kann von der Versammlungsleitung aber auch von Seiten der teilnehmenden Eigentümer gewünscht werden.
- Antrag auf Pause: hilft häufig, die Gemüter zu beruhigen oder auch in Zweiergesprächen um Sachlichkeit bitten
- Antrag auf Einschränkung der Redezeit: ist zwar eine gut gemeinte und mögliche Massnahme, dürfte aber nicht wirklich helfen, die Situation zu beruhigen, da dies als Eingriff in die Meinungsäusserung verstanden wird
- Antrag auf Vertagung der restlichen Versammlung; mit dem Hinweis auf Verrechnung für den Zusatzaufwand der Verwaltung
Nicht zulässig sind Redeverbot oder Aufforderung die Versammlung zu verlassen (was einem Stimmrechtsentzug gleich kommt). Sollten aber Tätlichkeiten vorkommen oder die Art der Voten unter jede Art von Anstand und Respekt sein (dazu gehört auch jegliche Form von Rassismus und Menschenverachtende Äusserungen), kann mit Sitzungsabbruch gedroht werden. Bei Handgreiflichkeiten kann auch ein Ordnungsdienst (Polizei) gerufen werden, die Situation auf offiziellem Weg geregelt wird.
Solche Situationen sind sachlich im Protokoll festzuhalten und auch bei Ordnungsanträgen sind diese im Protokoll festzuhalten.
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Abstimmungen:
Bei Abstimmungen ist nochmals darauf zu achten, dass klar formuliert wird, wie der Antrag lautet. Sollten zum ursprüngliche gestellten Antrag Anpassungen vorgenommen worden sein, sind diese bei der Abstimmung explizit zu erwähnen und auch im Protokoll klar wiederzugeben, damit auch im Nachhinein klar vollzogen werden kann, über was abgestimmt wurde.
Varianten-Abstimmung:
Stehen mehr als zwei Varianten bei einem bestimmten Traktandum zur Verfügung, so muss in mehreren Abstimmungs-Durchgängen ermittelt werden, welche Variante gewählt werden soll. Bei den jeweiligen Durchgängen fallen die Varianten mit den wenigsten Stimmen weg bis nur noch zwei Varianten zur Diskussion stehen. Nun kann ordentlich abgestimmt werden, welcher der beiden Varianten das nötige Mehr erreicht. Die Durchgänge sind jeweils im Protokoll ebenfalls festzuhalten.
Protokolleinträge:
Von Gesetzes wegen wird ein Beschlussprotokoll verlangt. Die Erfahrung zeigt, dass kurz aber präzise gehaltene Protokolle meist besser zu interpretieren sind, als langfädige Formulierungen und die Wiedergabe von Allgemeinen Voten. Wichtige Voten z.B. mit Hinweis auf die Eigentümerhaftung sind jedoch sinnvoll im Protokoll zu notieren.
Bei den einzelnen Abstimmungen sind die Abstimmungsresultate klar aufzuführen (z.B. 4 JA-Stimmen / 2 NEIN-Stimmen (Hr. xy und Hr. zz) / Stimmenthaltung (Frau abc).
Seiten-Nr.: 03_07_05
Seiten-Nr.: 03_05_05
Genehmigung Vorjahresprotokoll:
Protokolle sind für die Gemeinschaft wichtige Dokumente. Daher ist es wichtig, dass diese durch die Versammlung genehmigt werden. Beschlüsse können jedoch nicht mehr verändert werden. Dies hat innert Monatsfrist nach Kenntnisnahme der Beschlüsse stattzufinden (s. unten stehendes Register "Anfechtbarkeit von Versammlungsbeschlüssen". Hingegen können allfällige Formulierungen oder Ergänzungen zum Protokoll noch verändert werden. Wird ein Protokoll nicht genehmigt, so ist der Grund der Ablehnung klar zu deklarieren und darüber abzustimmen.
Jahresabrechnung:
Die Jahresabrechnung mit den entsprechenden Unterlagen werden den Eigentümern im Vorfeld der Versammlung zugestellt. Unklarheiten oder Fragen hierzu sollten vorgängig mit der Verwaltung geklärt werden, damit an der Versammlung die Abrechnung speditiv behandelt wird. Das Vorliegen eines Revisionsberichts ist hilfreich, jedoch nicht ein Erfordernis. Bei Einsprachen oder Ablehnung der Jahresabrechnung muss wiederum klar formuliert werden, was beanstandet wird und ob die vorliegende Abrechnung korrigiert und den Eigentümern nochmals zugestellt werden muss oder ob die Korrektur auch allenfalls im Folgejahr umgesetzt werden kann.
Erteilung der Décharge:
Die Erteilung der Décharge an die Verwaltung bedeutet, dass der Verwaltung für den abgelaufenen Zeitraum die Entlastung erteilt wird. Das heisst, dass die Arbeiten nach Auflagen von Gesetz und Aufträgen der Gemeinschaft ordnungsgemäss ausgeführt wurden. Hat die Verwaltung die Décharge erhalten, kann es problematisch sein, diese für bisherige Versäumnisse haftbar zu machen. Sind offene Punkte vorhanden, so kann die Versammlung die Décharge mit Ausnahme dieser Pendenz erteilen und eine Nachfrist für die Erledigung der offenen Pendenz ansetzen.
Seiten-Nr.: 03_07_06
Warum die Unterscheidung:
Die Feststellung, ob es sich bei einer Massnahme um etwas notwendiges / etwas nützliches oder um etwas luzuriöses handelt, bestimmt das Abstimmungsquorum ob mit dem einfachen Mehr, dem qualifizierten Mehr oder gar mit Einstimmigkeit alles Eigentümer abgestimmt werden muss.
Notwendige Massnahmen:
Bei den notwendigen baulichen Massnahmen handelt es sich etwa um Reparaturen am gemeinschaftlichen Lift, Instandstellung einer defekten Waschküche, Sanierung eines Wasserschadens etc.
Nützliche Massnahmen:
Nützliche bauliche Massnahmen sind unter anderem Modernisierungsmassnahmen, die den Wert des Hauses, die Wirtschaftlichkeit und die Gebrauchsfähigkeit steigern. Zum Beispiel der Einbau von PV- oder Solaranlagen oder eine bessere Wärme- und Schallisolation.
Luxuriöse Massnahmen:Für luxuriöse Massnahmen gilt die Einstimmigkeit. Die Definiti von luxuriösen Massnahmen wurde vom Bundesgericht bisher für konkrete Fälle definiert. Eine allgemeine Umschreibung lässt sich schwerlich ableiten, da es auf den spezifischen Fall und die entsprechenden Umstände ankommen kann. Beispielsweise kann ein Sichtschutz als notwendig erachtet werden, wenn der entsprechende Eigentümer zum Schutze von Kindern und Anwohnern seinen Gartensitzplatz im ausschliessliches Nutzungsrecht wegen seiner Hunde absichern will. In einem anderen Fall (Sichtschutz ohne Hunde als Begründung) könnte dies abgelehnt werden.
Bei den notwendigen baulichen Massnahmen handelt es sich etwa um Reparaturen am gemeinschaftlichen Lift, Instandstellung einer defekten Waschküche, Sanierung eines Wasserschadens etc. Keine notwendige bauliche Massnahme ist hingegen die Erneuerung der Isolation eines Gebäudes, sofern diese Isolation nicht beschädigt ist und den gesetzlichen Minimalanforderungen noch genügt.
Seiten-Nr.: 03_07_07
Grundlagendokument:
Das Protokoll ist ein Dokument, welches unmissverständlich den Willen der Gemeinschaft darstellt. Es sollte daher klar und verständlich erfasst werden. Die Verfasser der Protokolle mögen sich immer vor Augen halten, dass aufgrund der Eintragungen im Protokoll ein Gericht sich ein Bild machen kann, was besprochen und beschlossen wurde.
Protokollform:
Das Gesetz schreibt vor, dass ein Protokoll von den Versammlungen erstellt wird. Ein Beschlussprotokoll genügt.
Inhalt:
Wichtig ist, dass aus dem Protokoll klar zu entnehmen ist, was mit welcher Mehrheit beschlossen wurde und welches die Auswirkungen auf Kosten / wiederkehrende Kosten / Erneuerung / allfällige Aufhebung /etc. sind.; Art. 712n, Abs. 2, ZGB
Seiten-Nr.: 03_07_08
Seiten-Nr.: 03_05_08
Wer kann Beschlüsse anfechten:
Die Frist für eine Einsprache gegen Beschlüsse der Eigentümerversammlung vor Gericht beträgt einen Monat ab Kenntnisnahme. Kenntnisnahme bedeutet folgendes: War die Eigentümerschaft oder deren bevollmächtigte Person an der Versammlung vertreten, beginnt die Frist einen Tag nach der Versammlung zu laufen. Bei Nicht-Anwesenden Eigentümern, beginnt die Frist mit der Zustellung des Protokolls zu laufen oder wenn die nicht an der Versammlung anwesende Person nachweislich mündlich über die Beschlüsse informiert wurden. Einsprache kann nur machen, wer an der Versammlung mit "NEIN" gestimmt hat oder an der Versammlung weder anwesend noch vertreten war.
In welcher Frist und wo:
Wer einen Beschluss einer Stockwerkeigentümerversammlung anfechten will, kann dies innert monatsfrist nach Kenntnisnahme des Beschlussergebnisses bei der zuständigen Behörde machen. Voraussetzung ist jedoch, dass diese Eigentümerschaft (oder deren bevollmächtigte Person) an der Versammlung den Beschluss abgelehnt hat. Art. 712m, Abs. 2, ZGB oder an der Versammlung weder anwesend noch vertreten war.
Seiten-Nr.: 03_07_09
Zirkularbeschlüsse:
Zirkularbeschlüsse sind Entscheidungen, welche auf schriftlicher Form ausserhalb einer Versammlung getroffen werden. Ein Zirkularbeschluss bedarf immer Einstimmigkeit aller Eigentümer. Dies dürfte in vielen Fällen schwierig sein zu erlangen, da auch Eigentümer mit derzeit unklarem Zustellungsort (z.B. längerdauernde Auslandferien) Ihre Zustimmung geben müssen. Das Bundesgericht hat diese Einstimmigkeit bereits mehrfach bestätigt.
Das Gesetz schreibt nicht vor, innert welcher Frist ein solcher Beschluss zustande kommen muss. Die Zustimmung per Mail oder anderen elektronischen Medien dürfte zum jetzigen Standpunkt der juristischen Auffassung heikel sein, ausser es handelt sich um ein zertifiziertes Verfahren, welches die elektronische Unterschrift anerkennt.
Seiten-Nr.: 03_07_10
Dies ist eine Abstimmungsform, welche grundsätzlich für Stockwerk- und Miteigentum zugelassen wäre, jedoch nur selten angewendet wird. Während der Covid-Pandemie, war dies aufgrund der Verordnung des Bundesrates möglich, da Präsenzversammlungen nicht zugelassen waren. Die Form der brieflichen Abstimmung ist zulässig, wenn dies im Reglement oder in einer Eigentümerversammlung mit Einstimmigkeit nachträglich vereinbart wurde (Art. 66, Abs. 2, ZGB).
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