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Was ist eine gute Verwaltung & Verwaltung suchen
Immer wieder hört man Klagen über schlechte Verwaltungen. Doch hinterfragt man die Gründe, stellt sich nicht selten heraus, dass die Verwaltung ihrer Aufgabe gerecht wird, dies jedoch nicht im Sinne des einzelnen Eigentümers. Die Verwaltung hat das umzusetzen, was die Gemeinschaft an den Versammlungen beschliesst, resp. was Reglement und Gesetz vorgibt. Somit kann es immer wieder vorkommen, dass die Veraltung Handlungen ausführen muss, welche nicht im Sinne der einzelnen Eigentümer ist. Das heisst aber noch lange nicht, dass die Verwaltung schlecht arbeitet.
Heute sind die Anforderungen an die Verwaltungen stark gestiegen. Die neuen technischen Anlagen, die teilweise ungenügende Qualität der Bauteile, die immer komplexer werdenden behördlichen Auflagen und auch der zwischenmenschliche Umgang bei den Eigentümern selbst stellt viele Verwalter und Verwalterinnen vor grosse Herausforderungen.
In den folgenden Registern sind einige Denkanstösse zu "guten" oder "schlechten" Verwaltungen gegeben. Zudem besteht die Möglichkeit, hier einen Suchauftrag für eine neue Verwaltung aufzugeben.
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Grundsätzliches:
Die Form und Intensität der Zusammenarbeit zwischen Gemeinschaft und Verwaltung können sehr unterschiedlich sein. Gemeinschaften, welche sich bisher selbst gut organisierten und aktive Delegierte oder einen Ausschuss gewählt haben, benötigen die Verwaltung unter Umständen weniger intensiv als Gemeinschaften, welche alle Verwaltungstätigkeiten einer geeigneten Unternehmung übertragen möchten.
Gemeinschaften, welche zerstritten sind oder bei denen bereits rechtliche Verfahren am Laufen sind, benötigen andere Voraussetzungen von Verwalter und Verwalterinnen als eine neue und motivierte Gemeinschaft, bei welcher das Zusammenleben und der Sinn des Wortes «Gemeinschaft» noch gelebt wird.
Aufgaben der Verwaltung:
Gemäss Art. 712s, ZGB ist die Verwaltung das ausführende Organ einer Stockwerkeigentümergemeinschaft. Nebst dem Inkasso der vereinbarten Budgetbeiträge, dem Erstellen der Abrechnung übernimmt die Verwaltung auch organisatorische und administrative Aufgaben im Namen und Auftrags der Gemeinschaft. Namentlich sind dies vor allem:
- Überwachen der Einhaltung des Reglements und Umsetzen von Beschlüsse
- Inkasso der Budetzahlungen, den Verpflichtungen der Gemeinschaft nachkommen und Buchhaltung führen mit Erstellen Abschluss
- Überwachen des Zustandes des Allgemeinen Teils mit Empfehlungen für die Instandhaltung
- Vorbereitung, Organisation und Durchführen der Versammlungen
- die Gemeinschaft vor weiteren Schaden bewahren bei entsprechenden Vorkommnissen
Honorar / Kosten:
Die meisten Verwaltungen arbeiten mit den bisher üblichen Pauschalverträgen nicht kostendeckend. Da sich besonders neue Verwalter auf einfache Art und ohne nachgewiesene Ausbildung selbständig machen können, ist der Konkurrenzdruck hoch und deshalb werden die Verwaltungskosten häufig zu tief angesetzt, um neue Aufträge zu erhalten.
Dies kann dazu führen, dass der Gemeinschaft und deren Allgemeinen Bauteilen nicht die notwendige Aufmerksamkeit gegeben wird, was schlussendlich die Gemeinschaft unter Umständen teuer zu stehen kommen kann. Dies insbesondere, wenn von Seiten der Verwaltung Schwachstellen oder Pendenzen nicht erkannt oder zufriedenstellend erledigt wurden.
Es ist deshalb darauf zu achten, dass Verwaltungen über genügend Praxis-Erfahrung im Bereich Stockwerkeigentum aufweisen und personell eine stabile Situation haben. Ständiger Personalwechsel ist für die Stockwerkeigentümer sehr bemühend und bei jedem Wechsel geht wichtiges Wissen verloren.
Ältere Gemeinschaften, welche in die Phase der Sanierung der Gebäude- und Technikteile kommen, müssen rechtzeitig, umfassend und im Klartext betreffend der Kosten auf bevorstehende Investitionen aufmerksam gemacht werden. Auch hier sind Erfahrung, Führung und die richtige Wortwahl der Verwaltung wichtig.
Somit ist nicht der günstigste Anbieter der Beste, sondern derjenige, welcher am besten auf die Besonderheiten der Gemeinschaft eingehen kann. Wichtig ist auch ein klarer Vertrag zwischen Verwaltung und Gemeinschaft. Dies hilft Missverständnisse vermeiden. Bei detaillierteren Verträgen weiss die Gemeinschaft auch, welche Zusatzkosten zuzüglich zum Grund-Honorar auf sie zukommen wird.
Entscheidungsfindung:
Ein Verwaltungswechsel wird nach einfachem Mehr in einer Eigentümerversammlung bestimmt, sofern im Reglement keine anderen Umschreibungen vorhanden sind.
Um eine optimale Verwaltung zu finden, sollten nicht primär die Kosten wichtig sein. Entscheidend ist zunehmend das Fachwissen, welches die Mitarbeitenden oder das Netzwerk der Verwaltung zur Verfügung hat. Wichtig ist auch das Auftreten im Umgang mit den Eigentümern.
Die Gemeinschaft sollte daher klar proirisieren, welche Fachkompetenzen für sie wichtig sind. Die "Checkliste einer guten Verwaltung" unter den Musterdokumenten kann hier helfen, den Entscheidungsprozess zu dokumentieren.
Verwaltungsvertrag:
Bemerkungen und wichtige Punkte zum Verwaltungsvertrag finden Sie im untenstehenden Register "Der Verwaltungsvertrag und die Details"
Seiten-Nr. 05_04_01
Befugnisse eines Verwalters:
Gemäss Art. 712s und Art. 712t ZGB ist der Verwalter die ausführende Instanz der Stockwerkeigentümergemeinschaft. Das heisst, was die Gemeinschaft anlässlich einer Versammlung oder eines zustande gekommenen Zirkularbeschlusses beschlossen hat, muss der Verwalter umsetzen. Er wacht auch über die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen sowie den im Reglement festgehaltenen Abmachungen.
Kompetenzen:
Bezüglich der Kompetenzen ist es Sache des Verwaltungsvertrages, diese Bestimmungen im Detail aufzuführen und dienen als Ergänzung zu Gesetz, Reglement und den Versammlungs-Beschlüssen aus . Es ist darauf zu achten, dass die Kompetenzen genügend sind, damit die Verwaltung ihre Aufgaben ohne grosse Umstände ausführen kann.
Seiten-Nr: 05_04_02
Was ist eine schlechte Verwaltung:
Folgende Kriterien weisen sicher darauf hin, dass eine Verwaltung nicht optimal für eine Stockwerkeigentümergemeinschaft ist:
- Schlechte Erreichbarkeit grundsätzlich und insbesondere bei akuten Ereignissen
- Häufiger Wechsel der zuständigen Verwaltungspersonen (mehr als 1x pro Jahr)
- Liegenlassen von Pendenzen und Versand von Unterlagen und Protokollen (über 2 Monate Rückstand)
Das muss nicht schlecht sein:
- andere Interpretation des Reglements als bisher von der Gemeinschaft praktiziert
- Auslagerung von gewissen Arbeitsbereichen (z.B. Buchhaltung oder umfassende Sanierungen)
- strengere Anwendung von Disziplin an der Versammlung oder Einhaltung der Zahlungsfristen der Budgetzahlungen
Das zeichnet eine gute Verwaltung aus:
- Umsetzung der Bestimmungen im Reglement und der gefassten Versammlungsbeschlüsse
- Empfehlungen an die Gemeinschaft bezüglich zukünftige Sanierungen und der damit verbundenen Äufnung des Erneuerungsfonds
- Wahrung der Neutralität gegenüber den Eigentümern aber klare Abmahnung gegenüber renitenten Eigentümern
- Vorausdenkend und mit dem Ziel nachhaltige Bewirtschaftung des allgemeinen Bereichs der Gemeinschaft
- Regelmässige Überprüfung Zustand Liegenschaft, Versicherungsdeckungen, Serviceabos und den bisher tätigen Handwerkern
Objektive Wahrnehmung:
Es ist wichtig, dass die Tätigkeit und die Empfehlungen der Verwaltung immer aus der Sicht des gesamten Gemeinschaft und mit dem Fokus des Verwaltens der allgemeinen Bauteile der Gemeinschaft beurteilt wird.
Situations-Verbesserung:
Sicher am besten ist, wenn versucht wird, die Situation zu verbessern. Anhand konkreter Beispiele und nicht einem generellen negativen Urteil, lassen sich die einzelnen Punkte verbessern. Sollte dies nicht möglich sein und die Gemeinschaft ist mehrheitlich der Meinung, dass hier eine Änderung stattfinden muss, führt wohl kein Weg an der Suche einer neuen Verwaltung vorbei.
Vorgehen:
Bevor das Vertragsverhältnis gekündigt wird, macht es Sinn eine neue Verwaltung zu suchen. Gut ist, wenn für die kommende Versammlung 2-3 Verwaltungen vorgestellt werden können. Steht fest, dass mehr als eine Verwaltung das Mandat übernehmen würde, kann ein entsprechender Antrag an die nächste (evtl. ausserordentliche) Versammlung gestellt werden.
Durch Mehrheitsbeschluss an einer Versammlung, kann die bisherige Verwaltung abgewählt werden. Sinnvollerweise auf den Termin der nächsten fälligen Jahresabrechnung. Wenn jedoch die Zusammenarbeit nicht klappt oder das Vertrauen nicht mehr vorhanden ist, dann ist auch eine sofortige Kündigung möglich. Der Verwaltungsvertrag ist ein einfacher Auftrag nach Art. 404 OR und kann daher jederzeit gekündigt werden, auch wenn im Vertrag andere Formulierungen stehen.
Seiten-Nr. 05_04_03
Der Verwaltungsvertrag als Grundlagenpapier für die Zusammenarbeit:
Damit für alle Beteiligten klar ist, welche Aufgaben zu welchen Konditionen der Verwaltung übertragen werden, sollte die Offerte, resp. der Vertrag entsprechend klar Aufschluss darüber geben. Wichtig ist, dass die Leistungen, welche im Honorar als abgedeckt gelten genauso umschrieben werden, wie diejenigen, welche die Verwaltung zusätzlich gegen separates Entgelt erbringen kann oder auch, welche Leistungen von der Verwaltung nicht abgedeckt werden.
Auch muss klar sein, dass Aufgaben der Verwaltung, an Dritte weitergegeben werden können. Eine Verwaltung mit einem guten Netzwerk kann genauso gute Dienstleistungen der Gemeinschaft erbringen, wie eine Verwaltung, welche alles selbst abdecken kann.
Folgende Punkte sollten im Verwaltungsvertrag enthalten sein:
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Klare Umschreibung des Auftrages (für welche Teile ist die Verwaltung alles zuständig)
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Auftragsbeginn (Technische und Rechnungsbeginn kann unterschiedlich gelöst werden)
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Es handelt sich um einen einfachen Auftrag im Sinne Art. 394ff OR und ist demnach jederzeit kündbar; es kann jedoch eine Fairness-Frist vereinbart werden (z.B. auf Ende eines Quartals oder Jahres), die jedoch im Falle einer unzumutbaren Zusammenarbeit nicht eingehalten werden muss
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Umschreibung der Aufgaben, welche von der Verwaltung erwartet werden
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Sind Delegierte oder ist ein gewählter Ausschuss der Gemeinschaft vorhanden, sollten die Aufgaben dieser Gremien ebenfalls bekannt sein und es soll klar definiert werden, wie die Kommunikations- und Kompetenzwege zwischen diesen Gremien und der Verwaltung sind; beachten Sie, dass Aufträge nach Art. 712s ZGB immer nur durch die Verwaltung erteilt werden darf
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Kosten (Honorar) pro Jahr oder bei Auftrag nach effektivem Aufwand pro Stunde, mit Fälligkeit und Anpassungsmodalitäten
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Mögliche Ersterfassungspauschale, übrige Zusatzkosten und Gebühren
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Kompetenzsumme (pro Fall und der heutigen Zeit entsprechend, evtl. mit vorgängiger Anpassung an das Reglement; sofern die Kompetenzsumme im Reglement festgehalten ist); Kompetenzsumme kann auch gestaffelt gestaltet werden (z.B. mit Zustimmung Delegierte / Revisor)
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Vermerk über Verzicht eines Stichentscheides an einer Abstimmung und allfälliger Einschränkungen von Vollmachts-Ausübungen
Ein guter Vertrag verhindert nachträgliche Diskussionen und klärt die Zusammenarbeit zwischen Gemeinschaft und Verwaltung.
Die Gemeinschaft sollte sich bewusst sein, dass eine Verwaltung einen Teil des Vermögens jedes einzelnen Eigentümers verwaltet und dementsprechend nicht primär billig, sondern fachkompetent und seriös sein muss, damit die Wertanlage der Stockwerkeigentümer erhalten werden kann und der Wille der Gemeinschaft nach Reglement und Beschlüssen korrekt umgesetzt wird.
Muster Verwaltungs-Verträge finden Sie bei den Musterdokumenten.
Seiten-Nr. 05_04_04
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Nicht sichtbarer Aufwand:
Viele Gemeinschaften sind sich nicht bewusst, wie viel Arbeit hinter dem seriösen führen eines Stockwerk-Mandates steckt. Als Eigentümer nimmt man die Verwaltung und deren Arbeiten häufig gar nicht richtig wahr. Das Führen der Buchhaltung, der Jahresabschluss, die teilweise umfassende Vorbereitung für die Versammlungen, das Zusammenstellen der Traktanden äussert sich gegenüber den Eigentümern in ein paar Seiten Papier. Aber es steckt sehr viel Arbeit und Erfahrung dahinter, damit diese Unterlagen auch sauber und korrekt präsentiert werden.
Jede Gemeinschaft ist anders:
Hinzu kommt, dass praktisch alle Gemeinschaften sehr unterschiedlich in der Anwendung der Aufgaben sind, da andere Reglemente, Beschlüsse, Qualität der Bausubstanz und vor allem auch durch die Zusammensetzung der Eigentümer sind. Hat die Verwaltung bei Mietliegenschaften in der Regel nur einen Auftraggeber, so ist es im Stockwerkeigentum eben die Gemeinschaft, welche sich aus ganz verschieden Charakteren zusammensetzt.
Die meisten Jahreshonorare sind nicht kostendeckend:
Viele Verwaltungen stossen zunehmend das Verwalten von Stockwerkeigentum ab, da dieses nicht (mehr) kostendeckend ist. Zudem findet sich immer weniger Nachwuchs, der bereit ist, diese Aufgaben zu übernehmen. Die Anforderungen an das Fachwissen steigt stetig (neue Techniken, neue Gesetzesbestimmungen und Auflagen der Gemeinden, etc.) und die Erwartungshaltung der Eigentümerschaft nimmt ebenfalls ständig zu, was grundsätzlich nicht schlecht ist, doch muss man sich bewusst sein, dass eine gut ausgebildete und von der Persönlichkeit her gut besetzte Verwaltung immer schwieriger und teurer wird.
Verschiedene Kostenmodelle:
Das bisherige Modell, dass das Jahreshonorar aufgrund einer Grundpauschale und der Anzahl der zu verwaltenden Einheiten berechnet wird, dürfte zunehmend verschwinden. Viele Verwaltungen wechseln auf ein System nach effektivem Aufwand. Das heisst, dass ein gewisse Grundpauschale definiert wird und alles, was in dieser Grundpauschale nicht enthalten ist, wird nach Stundenaufwand verrechnet. Damit würden "pflegeleichte" Gemeinschaften, die evtl. auch mit Delegierten die Arbeiten der Verwaltungen entlasten, kostenmässig belohnt.
Zerstrittene Gemeinschaften oder Gemeinschaften mit einem nachholbedürftigen Unterhalt oder einer umfassenden Sanierung werden dann entsprechend mehr zur Kasse gebeten. Aber alles in allem ein Modell, welches fair und nach dem Verursacherprinzip arbeitet. Unter "Informationen für Verwaltungen / Modelle Verwaltungsverträge (Seiten 06_02)" finden Sie zu dieser Thematik weitere Grundüberlegungen und Musterverträge.
Wichtigstes Kriterium:
Die Eigentumswohnung bedeutet für viele ein wichtiger Grundstein für die Altersvorsorge. Wichtig ist, dass die STWEG eine Verwaltung hat, welche Ihre Anlagewerte nachhaltig und seriös verwalten. Mit der Einsparung am Honorar wäre am falschen Ort gespart, macht dies gemessen an Ihrem Anlagewert doch nur ein minimaler Prozentsatz aus, aber kann mitbestimmend sein, ob Ihre Investition über die Jahre gut erhalten und gepflegt wird.
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Eine gute Verwaltung = Sicherung der Werte der Gemeinschaft:
Die Suche nach einer neuen Verwaltung sollte unbedingt ein bewusster und gut geplanter Prozess sein. Schlussendlich wacht die Verwaltung über einen Teil Ihres Vermögens (im Sinne der Stockwerkeinheiten) und sollte von daher nicht primär günstig sondern nachhaltig und professionell arbeiten, so dass Ihre Investitionen auf lange Sicht hinaus in guten Händen liegt.
Wahl der Verwaltung:
Eine neue Verwaltung wird durch die Gemeinschaft mit einfachem Mehr gewählt, sofern im Reglement nichts anderes vorgesehen ist. Es ist sinnvoll, wenn sich evtl. ein Ausschuss um die Vorabklärungen kümmert, um an der Eigentümerversammlung die Gegenüberstellung der verschiedenen Anbieter präsentieren zu können.
Checkliste für eine neue Verwaltung:
Unter den Musterdokumenten für Eigentümer finden Sie eine Checkliste, welche Ihnen hilft, grundsätzliche Gedanken für die Anforderung und das Vorgehen bei der Suche nach einer neuen Verwaltung systematisch einzuordnen und zu bewerten.
Neue Verwaltung suchen:
Mit nachstehendem Formular haben Sie die Möglichkeit, vorerst anonym abzuklären, welche Verwaltungen Interesse an einer Zusammenarbeit mit Ihrer Gemeinschaft haben könnte. Reichen Sie dieses Formular bei uns ein und wir werden dieses den bei uns registrierten Verwaltungen unterbreiten. Bei deren Interesse werden wir Ihnen dann bekannt geben, an wen Sie sich wenden können. Auf diese Art haben Sie bereits eine Art Vorselektion. Bitte beachten Sie, dass Sie ein registriertes LOGIN haben müssen (z.B. für Newsletter) damit wir Ihre Mail-Adresse authentifizieren können.
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