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Verwaltungsverträge & Honorarberechnungen
Für eine gute Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und der Gemeinschaft sind klare und aktuelle Verwaltungsverträge wichtig. Darin sollen die Aufgaben aufgeführt sein, welche die Verwaltung ausführt sowie die vertragsüblichen Konditionen. Wesentlich ist auch die Auflistung der Arbeiten, welche die Verwaltung gegen separate Verrechnung ausführen kann, wenn sie entsprechend beauftragt wird und welche Arbeiten von der Verwaltung nicht übernommen werden.
Bezüglich der Honorargestaltung gibt es verschiedene Modelle. Einige davon werden nachstehend aufgeführt und erläutert. Unter den Musterdokumenten sind auch Links zu Musterverwaltungsverträgen. Unter dem Register "Vollkostenrechnung" ist noch ein Muster einer Kalkulation aufgeführt, welche Verwaltungen helfen soll, die Rentabilität von Mandaten zu verifizieren.
Auch über Gemeinschaften, welche sich selbst verwalten finden Sie Informationen.
~Weiter Publikationen zu diesem Thema:
Frage des Standpunktes:
Was ist eine gute Verwaltung: eine hypothetische Frage, denn aus Sicht der Eigentümer kann die Antwort anders lauten, als aus Sicht der Verwaltung selbst.
Aufgaben der Verwaltung:
- gem. OR ist die Verwaltung das ausführende Organ der Beschlüsse der Gemeinschaft
- die Verwaltung wacht darüber, dass die Vorgaben aus Gesetz, Reglement und den Beschlüssen eingehalten werden
- über die Verwaltung läuft der Zahlungsverkehr, inkl. Verbuchung und Erstellen der Jahresabrechnung und des Budgets
Organisation der Verwaltung:
- Stellvertretung der zuständigen Mandatsbetreuung ist gesichert
- Verwaltung kann zeitnah im Bedarfsfall auf der Liegenschaft sein
- Verwaltung weist eine Berufshaftpflichtversicherung aus
und all das ebenfalls:
- Lagern und Verstehen der wichtigen Dokumente der Gemeinschaft (Reglement, Pläne, Protokolle, Grunddienstbarkeiten, etc.)
- Überwachen der Dienstleister und deren Service-Abos und geleisteten Arbeiten
- Einholen von Offerten für anstehende Unterhalts- oder Sanierungsarbeiten
- Kontaktstelle für Behörden, Dritte und Eigentümer im Zusammenhang mit allen Belangen der Gemeinschaft
- Häufig auch Vermittlung bei Konflikten innerhalb der Gemeinschaft oder mit Aussenstehenden
Hellseherin:
- Auskunft über heutige und zukünftige Systeme im Bereich der Technik, Bausubstanz und der Preisentwicklung
Häufige Probleme der Verwaltungen:
- Hoher Personalwechsel
- Schlechte Erreichbarkeit
- Pendenzen bleiben liegen
- Nicht auf aktuellem Wissenstand mit neuen Techniken
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Grundsätzliches:
Der Verwaltungsvertrag regelt die Aufgaben, Kompetenzen und Entschädigungen zwischen der Gemeinschaft und der von der Gemeinschaft beauftragten Verwaltung. Verwaltungsverträge sollten ebenfalls periodisch auf ihre Aktualität überprüft werden. Sowohl in Bezug auf das Honorar, aber auch auf die Umschreibung der Leistungen, Nebenleistungen und sonstigen Konditionen, da sich der Markt und die Praxis laufend verändert. Vor allem im Bereich Bau und Sanierungen sind starke Veränderungen feststellbar, welche häufig in der Handhabung der Verrechnung mit den bisherigen Verträgen nicht klar zuzuordnen sind.
Verschiedene Modelle bezüglich Umfang des Mandates:
Nebst der klassischen Verwaltung (Gesamtverwaltung) sind immer häufiger auch Teil-Mandate anzutreffen: z.B. nur Bereich Finanzen (Inkasso der Budgetbeiträge, Zahlungen, Abrechnung) oder nur Bereich Bewirtschaftung (wenn z.B. jemand aus der Eigentümerschaft die Buchhaltung führt) oder reduzierter Bewirtschaftungsaufwand, wenn Delegierte einen Teil der Verwaltungsaufgaben übernimmt oder was auch anzutreffen ist, reines Coaching im Sinne Unterstützung bei speziellen Fragen.
Hier eine Übersicht von möglichen Modellen:
Verschiedene Modelle in der Ansetzung des Honorars:
Die bisherige Berechnung (Grundpauschale plus Ansatz je Einheit) scheint langsam ausgedient zu haben. Zwar ist dies eine einfache und klare Berechnungsart, jedoch widerspiegelt dies in keiner Weise den effektiven Aufwand eines Mandats. Daher werden zunehmend neue Modelle umgesetzt. Diese können sein:
- Pauschalberechnung wie bis anhin (Grundpauschale plus Pauschale pro Einheit und Nebenobjekten)
- Grundpauschale für fixe Aufgaben (Verwalten Grundakten, Buchhaltung, Abschluss, ordentliche Jahresversammlung), sowie eine Pauschale für die wesentlichsten Verwaltungsaufgaben unter Berücksichtigung der Komplexität der Gemeinschaft; übriger Aufwand als Zusatz im Stundenaufwand
- Grundpauschale für fixe Aufgaben (Verwalten Grundakten, Buchhaltung, Abschluss, ordentliche Jahresversammlung) sowie alles weitere nach erbrachtem Stundenaufwand (bedingt Zeiterfassung der Mitarbeitenden); problemlose Gemeinschaften profitieren hiervon; problematische Gemeinschaften oder Sanierungsbedürftige Gemeinschaften bezahlen dafür höhere Honorare, was aber schlussendlich einer korrekte Verrechnung entspricht
- Gesamtes Mandat wird nach Stunden abgerechnet
In den nächsten beiden Registern werden die einzelnen Auftrags-Modelle detaillierter beschrieben. Musterverträge finden Sie unter den Musterdokumenten von verschiedenen Anbietern.
Mut zum Vertragswechsel:
Ist eine Verwaltung der Meinung, dass das bisherige Honorar in keiner Weise den Aufwand für ein bestimmtes Mandat abdeckt, so ist ein neuer Vertrag unumgänglich. Die Gemeinschaft kann immer noch entscheiden, ob sie mit der bisherigen Verwaltung weiterarbeiten möchte oder ob sie einen Wechsel vorzieht. Ein Wechsel darf von Seiten der Gemeinschaft nicht unterschätzt werden. Das Know-How einer Verwaltung über eine Gemeinschaft ist sehr hoch. Und bei einem Wechsel ist einerseits nicht klar, ob die neue Verwaltung die bisherigen Leistungen auch gut erfüllen kann und anderseits braucht es immer eine gewisse Zeit, bis sich die neue Verwaltung eingearbeitet hat und Verwaltung und Gemeinschaft sich aneinander gewöhnt haben. Ein Wechsel für ein paar Franken vorzuziehen wäre sicher keine gute Grundlage um die Nachhaltigkeit der Gemeinschaft und des Eigentums zu sichern.
Zeitgemässe Entschädigung:
Vielen Eigentümern ist nicht bewusst, welche Arbeiten eine Verwaltung im Hintergrund eigentlich macht und was die Infrastruktur, sowie für STWEG geeignetes und zuverlässiges Personal eigentlich kostet. Dies ist einer der Gründe, dass viele Verwaltungen STWEG abstossen. Gutes Personal zu finden ist zunehmend schwieriger und die Anforderungen im Bereich Immobilien und insbesondere STWEG wachsen stetig.
Kündigungen:
Der Verwaltungsvertrag ist gem. Art. 394ff OR ein einfacher Auftrag und kann deshalb auch gem. Art. 404 OR jederzeit gekündigt werden. Jederzeit bedeutet im wahrsten Sinne des Wortes, dass damit grundsätzlich eine schnelle Vertragsauflösung (z.B. auf Ende des folgenden Monats) möglich ist, unabhängig, was im Verwaltungsvertrag festgehalten wurde. Der Fairness halber und auch im Sinne einer problemlosen Übergabe an eine neue Verwaltung macht es Sinn, wenn die Kündigung auf Ende der Abrechnungsperiode gesetzt wird.
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Pro und Contra Pauschalentschädigung:
Aus Sicht der Gemeinschaft sind Pauschal-Offerten am besten zu handhaben und umzurechnen auf den Anteil jedes einzelnen Eigentümers. Sobald nach Aufwand verrechnet wird, ist ein gewisses Misstrauen vorhanden, ob da nicht zu viel aufgeschrieben wird und wenn es eine Mischrechnung aus Pauschal- und Aufwandentschädigung ist, drohen teilweise grosse Diskussionen, ob dieser zusätzlich verrechnete Aufwand nicht in der Pauschale enthalten ist.
Zudem ist bei Verrechnung nach Aufwand nicht abschätzbar, was nun die Verwaltung wirklich kostet und im Vergleich mit der Konkurrenz somit schwierig zu vergleichen. Hier ist wichtig, dass die Verwaltung entsprechend argumentieren und aufzeigen kann wo die Chance und Gefahren eines solchen Modelles liegt.
Klare Umschreibung was im Honorar enthalten ist:
Ganz wesentlich ist, dass klar umschrieben wird, was im offerierten Honorar alles inbegriffen ist. Zudem ist anzugeben, wie mit einem Mehraufwand verfahren wird (z.B. massiv höherer Aufwand im Zusammenhang mit der Evaluation der neuen Hauswartung aufgrund der Extrawünsche der Eigentümer). Wenn Sie pauschal offerieren, nehmen Sie gute und aktuelle Vertrags-Vorlagen, damit die Abgrenzungen klar sind und für alle Beteiligten keine Überraschungen entstehen.
Spezielle Klauseln bei Pauschalverträgen:
Wenn Sie sich für einen Verwaltungsvertrag nach Pauschalberechnung entscheiden, empfehlen wir, das Honorar an den Landesindex der Konsumentenpreise anzubinden. Damit ist wenigstens die Allgemeine Teuerung in einem gewissen Masse abgefangen. Die jährliche Berechnung des Honorars sollte dann aber auch jeweils mit dem jeweiligen Index abgerechnet werden.
Ebenfalls sollten Sie sich vorbehalten, neue Aufgabenstellungen jeweils zusätzlich in Rechnung zu stellen. Soll beispielsweise für die neu angeschaffte PV-Anlage eine spezielle Abrechnung erstellt werden, sollte entweder bei der Beschlussfassung der PV-Anlage beschlossen werden, dass das jährliche Honorar um den Betrag X angehoben wird oder sie formulieren eine Klausel im Verwaltungsvertrag, welcher es Ihnen erlaubt, solche zusätzlichen Aufgaben zusätzlich zu verrechnen.
Intensive Kundenbetreuung:
Es gibt immer wieder einzelne Eigentümer, welche besonders viel Aufwand für die Verwaltung bedeuten. Bei Verträgen mit Pauschalvereinbarungen ist dies umso ärgerlicher, weil dieser Zusatzaufwand in der Pauschale untergeht. Hier empfehlen wir, den Aufwand dieser "Dauergäste" zu notieren und an der nächsten Versammlung anzukündigen, dass man im kommenden Jahr, diesen Zusatzaufwand verrechnen wird. Die Praxis zeigt, dass häufig solche Eigentümer weniger die Verwaltung zeitlich belasten, da die übrigen Eigentümer nicht mit Mehrkosten belastet werden wollen.
Muster-Vertrag:
Bei den Musterdokumenten finden Sie Anbieter von solchen Vertragsvorlagen.
Seiten-Nr: 06_02_03
Verschiedene Arten von Aufwandverrechnungen:
Eine reine Verrechnung nach Aufwand ist eher selten anzutreffen. Viele Verarbeitungen vor allem im Bereich der Buchhaltung, werden mit der Software über alle Mandate ausgeführt und eine Aufsplittung dieses Aufwandes ist schwierig regelmässig zu eruieren und zu notieren.
Klare Berechnung der Grundpauschale:
Die häufigste Form ist, dass für immer wiederkehrende Vorgänge und Basisarbeiten eine Grundpauschale definiert wird, welche nach Grösse und Komplexität der Gemeinschaft unterschiedlich ausfallen kann. Hängt die Gemeinschaft z.B. noch an einem Miteigentum für die Tiefgarage und/oder die Umgebung oder sind noch spezielle Grunddienstbarkeitsvereinbarungen mit separaten Verrechnungen vorhanden, macht es Sinn, die Pauschalen entsprechend anzupassen. Weitere solche Faktoren können sein: Distanz von der Verwaltung zur Liegenschaft, Spezielle Aufbereitung der Abrechnungsunterlagen für die Revision, Komplexität des Miteigentums "Umgebung", etc.
Klare Umschreibung, was ist in der Grundpauschale enthalten:
Auch hier gilt, dass eine klare Abgrenzung was in der Grundpauschale enthalten ist und was separat verrechnet wird, sehr wichtig ist und klar und verständlich umschreiben werden muss.
Klare Definition der zusätzliche Aufwendungen:
Ebenso klar sollte umschrieben werden, was alles zusätzlich verrechnet wird und mit welchem Ansatz.
Anstelle Franken-Beträge Tarife angeben:
Im Vertrag die Stundensätze zu definieren ist nicht optimal. Besser ist, dass die einzelnen Arbeitsgattungen umschrieben werden, mit welchem Tarif diese abgerechnet werden und für die aktuellen Stundensätze jeweils ein Beiblatt dazulegen, welches jeweils angepasst werden kann.
Muster von Verträgen und Gebührenordnung:
Bei den Musterdokumenten finden Sie Vorlagen für Verwaltungsverträge und Gebührenordnung.
Stundenerfassungs-Tools:
Unter der Seite "06_08 Branchensoftware & Arbeits-Tools" finden Sie Möglichkeiten von Zeiterfassungs-Tools.
Seiten-Nr.: 06_02_04
mögliche Zusatzleistungen:
Geben Sie an, welche Zusatzleistungen die Verwaltung bereit ist, gegen separate Vereinbarung zu erbringen. Zum Beispiel Bewirtschaftung von vermieteten Einheiten oder Verkauf von Einheiten usw.
Zusatzleistungen, welche die Verwaltung nicht erbringen wird:
Hier können Sie auch aufführen, wenn die Verwaltung gewisse Aufgaben grundsätzlich nicht erbringen wird, wie z.B. Optierung oder Teiloptierung der Gemeinschaft (bei Gewerbe) oder Schätzungen oder Meidation, etc.
Seiten-Nr.: 06_02_05:
Umfang des Vertrages:
Früher wurden recht einfache Dokumente erstellt um das Vertragsverhältnis zwischen Gemeinschaft und Verwaltung festzulegen. Viele Details wurden nicht genügend umschreiben, was immer wieder zu Diskussionen und Streitigkeiten führten. Daher ist es empfehlenswert, die Verträge nach den heutigen Erkenntnissen auszufertigen, auch wenn der Umfang der Dokumente massiv angewachsen ist.
Anbei einige wichtige Punkte, welche im Verwaltungsvertrag aufgeführt sein sollten:
Art des Mandates und Zielsetzung der Verwaltung:
Zielsetzung der Verwaltung der STWEG:
Kein Stichentscheid an der Versammlung bei Abstimmungen:
Vertretungen an Versammlungen nur bei Willensäusserung:
Vertragsdauer und Konditionen:
Vertragsbeginn:
Vertragsdauer / Kündigung:
Honorar mit Umschreibung was alles in diesem Honorar inbegriffen ist
Gebühren-Ordnung:
Einmalige Erfassungspauschale (Dokumente / Akten / Stammdaten):
Nachführen offener Pendenzen:
Kompetenzregelung:
Die Kompetenzsumme wird zwischen der Gemeinschaft und der beauftragten Verwaltung festgehalten und kommt zu Anwendung, wenn Arbeiten ausgeführt werden müssen, welche weder im Budget berücksichtigt wurden noch an einer Versammlung ein Beschluss gefasst wurde. Für dringliche Ausgaben oder um weiteren Schaden von der Gemeinschaft fernzuhalten, kommt die Kompetenzsumme nicht zur Anwendung. Der Betrag sollte jeweils den aktuellen wirtschaftlichen Gegebenheiten angepasst sein. Heute dürfte eine Mindestsumme von CHF 7'000.- pro Fall sinnvoll sein. Es besteht die Möglichkeit, die Kompetenzsumme in Rücksprache mit Delegierten oder Revisoren zu erhöhen. Die Kompetenzsumme soll im Verwaltungsvertrag umschrieben sein.
Wahl der Bankkonten und Unterschriftenregelung:
Diverse Punkte zu den Aufgaben der Verwaltung:
Versicherungen:
Variante-1 (Verwaltung verfügt nicht über einen bei der FINMA registrierten Versicherungsfachmann):
Gemäss dem revidierten Versicherungsaufsichtsgesetz darf die Verwaltung der Gemeinschaft keine Versicherungen empfehlen. Die Gemeinschaft wird daher einen ungebundenen neutralen Versicherungsvermittler wählen, welcher die Gemeinschaft dann entsprechende Empfehlungen abgibt. Aufgrund dessen werden dann die Versicherungsdeckungen abgeschlossen.
Variante-2 (Verwaltung verfügt über einen bei der FINMA registrierten Versicherungsfachmann):
Solange die Verwaltung über einen bei der FINMA registrierten Versicherungsfachmann verfügt, was im Moment der Fall ist, wird die Verwaltung die Gemeinschaft in Angelegenheiten der verschiedenen Versicherungen beraten und auch direkt Abschlüsse oder Anpassungen der Policen durchführen. Bei Wegfall dieses Dienstes, wird ein ungebundener, neutraler Versicherungsvermittler durch die Gemeinschaft gewählt.
Hauswartung:
Die Überwachung des Hauswartung erfolgt durch die Verwaltung. Ist die Zusammenarbeit nicht mehr zielführend oder wünscht die Gemeinschaft eine andere Lösung bei welcher eine Ausschreibung und ein Offertvergleich stattfinden soll, wird dies durch die Verwaltung kostenpflichtig durchgeführt.
Inkassoverfahren und Inkassospesen:
Gemäss dem gültigen Budget werden die Beiträge bei den Eigentümern eingefordert. Die Zahlungen haben spesenfreit auf das entsprechende Fälligkeitsdatum hin zu erfolgen. Sind Inkassomassnahmen notwendig, kann die Verwaltung Umtriebsspesen bei den säumigen Eigentümern einfordern. Allfällige Betreibungskosten gehen ebenfalls zu Lasten des säumigen Eigentümers. Bei Einleitung einer Betreibung wird der Revisor und/oder Delegierte der Gemeinschaft orientiert. Ist die Betreibung erfolglos, oder wird Rechtsvorschlag erhoben, wird die gesamte Gemeinschaft orientiert. Der Fall wird danach einem auf Inkassofragen spezialisierten Dritten zur Weiterführung der Angelegenheit weitergegeben.
Handänderung (Informationspflicht und Kostenaufteilung)
Der Veräusserer von Einheiten hat der Verwaltung rechtzeitig bekannt zu geben, wenn eine Handänderung stattgefunden hat. Hierzu sind vom Kaufvertrag die erste und letzte Seite, sowie die Seite mit der Vereinbarung über die Handhabung der laufenden Betriebskosten der Verwaltung zuzustellen. Grundsätzlich rechnet die Verwaltung nur mit dem Eigentümer einer Einheit ab, welcher per Abrechnungs-Stichdatum im Grundbuch vermerkt ist. Wird eine Abrechnung pro rata gewünscht, so kann die Verwaltung dies gegen separate Verrechnung entsprechend erstellen.
Bauvorhaben in der Nachbarschaft:
Über die Kenntnisnahme und Einleitung von allfälligen Massnahmen ist jeder einzelnen Stockwerkeigentümer selbst verantwortlich. Wünschen die Stockwerkeigentümer, dass gemeinschaftliche vorgegangen wird, so ist dies an einer Versammlung entsprechend zu traktandieren und die Bedingungen als Zusatzleistung zu definieren.
Allgemeines über die Zusammenarbeit
Abtretung einzelner Aufgaben oder des gesamten Vertrages an Dritte:
Die Verwaltung ist berechtigt, Teile oder den gesamten Vertrag Dritten zu übertragen ist jedoch verpflichtet, die Gemeinschaft rechtzeitig darüber zu informieren.
Haftung & Haftpflichtversicherung der Verwaltung:
Die Verwaltung haftet im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften insbesondere nach Art. 712s.ZGB, sowie die entsprechenden Artikel des OR im Zusammenhang mit einfachen Verträgen, sofern der Verwaltung ein Schaden nachgewiesen werden kann. Die Verwaltung bestätigt, dass eine Haftpflichtversicherung für allfällige Schäden besteht.
Einhaltung der Datenschutzbestimmungen:
Bezüglich der Einhaltung der Auflagen für den Datenschutz gem. dem revidierten Datenschutzgesetzes (revDSG), wird auf beiliegende Datenschutzerklärung der Verwaltung XY verwiesen. Die einzelnen Eigentümer sind angehalten, die für die Eigentümer geltenden Auflagen im Zusammenhang mit dem Datenschutz auf eigene Verantwortung gegenüber Dritten (insbesondere bei Vermietungen oder Überlassung an Dritte) besorgt zu sein. Bei Verkauf der Einheit dürften Unterlagen und Protokolle nur an potentiell Kaufinteressierte herausgegeben werden. .
Salvatorische Klausel:
Diese Standardformulierung umschreibt folgendes: "Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen dieses Vertrags davon unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll automatisch (ohne weitere Verhandlungen durch die Parteien) eine wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung am nächsten kommt."
Reguläre Büroöffnungszeiten:
Die Verwaltung resp. die Betreuungspersonen dieses Mandates sind während der regulären Büroöffnungszeiten erreichbar oder werden entsprechend vertreten. Rückantworten bei Abwesenheiten erfolgen zeitnah. Wird eine Präsenz darüber hinaus gewünscht, ist dies entsprechend zu vereinbaren. Die Büroöffnungszeiten sind auf der "Gebühren- und Spesenordnung" ersichtlich, welche diesem Vertrag beiliegt.
Kundenportal:
Setzt die Verwaltung ein Kundenportal ein, sind die Bedingungen und Konditionen sowie der weiteren Bestimmungen (Zugriff, Passwort, Sicherheit, Datenschutz, etc.) vermutlich am besten mit einem separaten Anhang zu regeln.
Aufbewahrung der Akten:
Die Grundakten der Gemeinschaft inklusive der Versammlungsprotokolle, Zirkularbeschlüsse, werden dauerhaft aufbewahrt. Jahresabschlüsse, Belege und Unterlagen zur Buchhaltung werden über 10 Jahre aufbewahrt. Danach entscheidet die Gemeinschaft, ob diese Akten bei der Verwaltung kostenpflichtig aufbewahrt werden sollen oder ob die Gemeinschaft die Akten anderweitig aufbewahrt.
Unterschriften:
Vertretung der Verwaltung gemäss üblicher Unterschriftenregelung der Verwaltung. Aus Sicht der Gemeinschaft gibt es zwei Varianten: alle Eigentümer unterzeichnen den Vertrag (mit Handschriftlicher Angabe von Name, Vorname) oder ein Delegierter unterzeichnet den Vertrag und dem Verwaltungsvertrag wird als Beilage das Protokoll mit dem Beschluss für die Wahl dieser Verwaltung beigelegt. Dann muss im Vertrag die Formulierung enthalten sein "Beiliegendes Protokoll (oder Protokollauszug) aus der Versammlung der Stockwerkeigentümer-Gemeinschaft xy vom xx.xx.20xx, mit dem Beschluss der Wahl der neuen Verwaltung, gilt als integrierender Bestandteil dieses Vertrages".
Beilagen (sofern vorhanden und erwähnt):
Dem Vertrag sind die erwähnten Beilagen mit Visum beider Parteien zu versehen und es ist sicherzustellen, dass alle Beilagen vorhanden sind wie: "Gebühren- und Spesenordnung", "Datenschutzerklärung der Verwaltung mit Merkblatt für die Stockwerkeigentümer", "Allgemeine Geschäftsbedingungen der Verwaltung xy", evtl. "Auszug aus dem Protokoll der Versammlung vom xx.xx.20xx betreffend Wahl der Verwaltung" (mit 1. und letzter Seite, sowie der Seite(n) mit dem Eintrag über die Wahl der Verwaltung),etc.
Musterverträge für Stockwerkeigentums-Verwaltung:
Geeignete Musterverträge finden Sie bei den Musterdokumenten.
Seiten-Nr: 06_02_06
erste Versammlung mit einem neuen Mandat:
Unabhängig ob dieses Mandat eine neue oder bereits bestehende Liegenschaft betrifft, macht es Sinn, dass an einer ersten Versammlung diverse Punkte zum Thema "was ist Stockwerkeigentum" und "was ist die Aufgabe der Verwaltung" mitgeteilt werden. Nachfolgende Themen schlagen wir vor:
Was ist Stockwerkeigentum:
- Unterschied Sonderrecht / ausschliessliches Benutzungsrecht / Allgemeine Teile
- Stimmrecht und Vertretung
- Wesentliche Dokumente: Reglement / Protokolle
- Anfallende Kosten werden gemäss vorgegebenen Verteilschlüssel am Jahresende auf die Eigentümer verteilt
- Budget für Sicherung Liquidität / Versand Einzahlungsschein / Fälligkeit / Mahnwesen
- Was ist im Sonderrecht erlaubt und was muss vor die Versammlung
- Antrag (Traktandum) an die Versammlung
- Protokoll und Einsprachen
Was ist die Aufgabe der Verwaltung:
-
- Ausführendes Organ der Beschlüsse
- Wacht über Einhaltung des die gesetzlichen Vorschriften, Reglements und der Beschlüsse der Versammlung
- Inkasso der Beiträge mit Abrechnung
- überwacht Dienstleister (wie weit geht Überwachung)
Wie ist die Verwaltung organisiert:
- Zuständigkeiten und Stellvertretungen
- Öffnungszeiten und Erreichbarkeit über Mail / Portal
- Fragen und Kummer an wen richten
- Nachbarschaftliche Probleme sind primär zwischen den einzelnen Parteien selbst zu lösen
Seiten-Nr. 06_02_07
Viele Verwaltungen können nicht genau sagen, ob sich ein spezielles Mandat lohnt, da viel zu wenig eine Nachkalkulation gemacht wird. Sicher kann aus dem Bauchgefühl heraus gesagt werden, ob diese Gemeinschaft viel oder wenig Aufwand gibt. Aber interessant wäre ja auch die Entwicklung über die Jahre hinweg.
Erfahrungsgemäss geben neue Gemeinschaften (wegen der Garantieansprüche) und ältere Liegenschaften (wegen den anfallenden Sanierungen) viel Arbeit. Aber auch komplexe Gemeinschaften, welche noch mit anderen Gemeinschaften über Miteigentum verbunden sind oder sogenannte Untergemeinschaften aufweisen geben mehr Arbeit.
Nicht abzuschätzen ist das Verhalten der einzelnen Eigentümer. Hier kann eine grosse Gemeinschaft unter Umständen weniger Aufwand und Nerven bedeuten, als eine kleinere oder eine zerstrittene Gemeinschaft. Dies kann, auch abhängig von anstehenden Themen, von Jahr zu Jahr unterschiedlich sein.
Sinnvoll wäre, wenn die zuständigen innerhalb der Verwaltung, eine sogenannte Vollkostenrechnung umsetzen würde. Unter den Musterdokumenten finden Sie eine solche Vorlage mit Beschreibung.
Seiten-Nr. 06_02_08
Selbstverwaltung pro und contra:
Eigentümergemeinschaften sind nicht verpflichtet externe Firmen für die Verwaltung zu engagieren. Diese Aufgaben können auch einzelne oder mehrere Personen aus der Eigentümergemeinschaft übernehmen. Es ist jedoch empfehlenswert, klare Pflichtenhefter hierfür zu führen. Zudem sei darauf hingewiesen, dass eine solche Aufgabe ein breites Wissen benötigt.
Nach wie vor gibt es viele Gemeinschaften, welche sich selbst verwalten. Dies kann durchaus Sinn machen.
Vorteile:
- Nähe zur Liegenschaft und den Bewohnern
- sehr gute Kenntnisse der Liegenschaft
- in der Regel kostengünstigere Lösung
- schnelle Reaktionszeit
Nachteile:
- zu Nahe bei den Bewohnern
- Gefahr, dass sich jemand als "König" aufführt
- bei baufachlichen oder rechtlichen Unsicherheiten kann es für die Eigentümer teurer werden
- unangenehm bei Eigentümern im Rückstand oder mit problematischem Verhalten
- auf dem Laufenden mit den technischen und rechtlichen Neuerungen?
Seiten-Nr. 06_02_09
Ihre kompetente Verwaltung im Engadin, auch spezialisiert auf umfassende Sanierungen. Weitere Infos im Verzeichnis.