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Die Versammlung aus Sicht der Verwaltung
Die Versammlung einer Stockwerkeigentümerversammlung ist das oberste Organ einer Stockwerkeigentümer-Gemeinschaft. An dieser werden gem. Art. 712m, Abs.1, Ziffer 4 der Kostenvoranschlag (Budget) und die Verteilung der Kosten (Jahresabrechnung) jährlich genehmigt.
Bezüglich der Durchführung und Organisation der Versammlung verweist Abs. 2 auf die Bestimmungen des Vereinsrecht (Art. 69 und 75 ZGB). In gewissen Punkten sind jedoch Details und Ausführungen zu beachten, welche für das Miteigentum und Stockwerkeigentum speziell zu handhaben sind.
Die Durchführung der Versammlung bedarf von der Versammlungsleitung grosser Aufmerksamkeit und ein gutes Fingerspitzengefühl, insbesondere wenn es darum geht, das Zusammenleben der Gemeinschaft zu schützen und die Gemeinschaft in deren Willen zu führen. Die Versammlungsleitung sollte daher unbedingt darauf achten, eine neutrale und sachorientierte Einstellung einzunehmen.
Eine seriöse Vorbereitung ist daher wichtig und die traktandierten Anträge sollten im Vorfeld gut bearbeitet und auch gebührend umschrieben worden sein, damit keine Interpretationsschwierigkeiten entstehen und sich jeder Eigentümer ein Bild machen kann über was abgestimmt wird.
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Autor / letzte Anpassung:
Seiten-Nr.: 06_04_01
M. Siegwolf
letzte Anpassung: 24.01.2026
Allgemeines:
Oberstes Organ der Stockwerkeigentümergemeinschaft ist die Versammlung (Art. 712m - 712p, ZGB). An dieser bestimmen die Eigentümer über die Regeln, die Kosten und die Zukunft der Gemeinschaft, welche den allgemeinen Teil des Gebäudes repräsentiert.
Alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer haben das unabdingbare Recht an der Versammlung teilzunehmen. Bezüglich Stimmabgabe sind die gesetzlichen Vorgaben für Miteigentum und Stockwerkeigentum unterschiedlich. Eingehende Erläuterungen zum Stimmrecht findet sich unter "Wie funktioniert Stockwerkeigentum / Das Stimmrecht und Abstimmungen".
Jede Gemeinschaft ist anders:
Wichtig ist, dass sich die Sitzungsleitung im klaren ist, welche Bestimmungen für diese Gemeinschaft und für die zur Abstimmung gelangenden Traktanden im einzelnen gelten. Im übrigen muss man sich bewusst sein, dass die Versammlung einmal im Jahr der Ort und Moment ist, bei dem sich die Eigentümer austauschen können. Das "Datenblatt der Gemeinschaft" und die "Muster Traktandenliste" helfen, die Besonderheiten von Gemeinschaften im Griff zu haben. Insbesondere das "Datenblatt der Gemeinschaft" hilft einer Stellvertretung, sich in Kürze einen Überblick über die Situation der Gemeinschaft zu verschaffen.
Nicht selten gelangen dann auch aufgestaute Themen und Details an die Oberfläche, welche für die Sitzungsleiter unbedeutend oder mühsam erscheinen, aber für die einzelnen Eigentümer wichtig sein können. Auch hierfür ist Raum zu geben, aber ohne, dass es ausufert oder unter der Gürtellinie endet. Eine gute und ausgewogene Sitzungsleitung ist hier sehr wesentlich.
Digitale Abläufe:
Es ist nicht mehr in Zukunft, sondern bereits Realität: digitale Tools helfen, die Abläufe insbesondere bei grösseren Gemeinschaften markant zu vereinfachen. Präsenzlisten in Verbindung mit Einladungen mit QR-Code oder elektronische Abstimmungsgeräte geben bereits heute ein zuverlässige und zeitsparende Ergebnisse.
Um eine Versammlung problemlos durchzuführen, ist es wichtig, dass diese seriös und umfassend vorbereitet wird. Je heikler die Gemeinschaft oder die Traktanden, desto mehr Zeit sollte für die Vorbereitung investiert werden.
Dazu gehört auch, dass die Einladung für die Versammlung rechtzeitig mit den im Reglement vorgegebenen Unterlagen an die Eigentümer zugestellt wird.
Pendenzen (aus der letzten Versammlung oder während des laufenden Jahres neu entstandene) sollten erledigt sein oder zumindest an der Versammlung der Stand dieser offenen Punkte bekannt gegeben werden können. Es ist auch wichtig, dass die Verwaltung vor der Versammlung die Liegenschaft besucht, um allfällige Probleme festzustellen und vorgängig noch abklären oder gar erledigen zu können.
Es ist auch zu kontrollieren, dass notwendige oder versprochene Abklärungen, Gutachten, Offerten oder dergleichen eingetroffen sind und den Eigentümern allenfalls bereits vor der Versammlung zugestellt werden können. Auch die Stammdaten sollten à jour geführt sein (Eigentümerwechsel / Namensänderungen oder Mutationen in Folge Todesfall / Scheidung etc.).
Gibt es an der Versammlung Traktanden, welche der Einstimmigkeit bedürfen, kann es Sinn machen, dass Sie die Eigentümer auf diesen Punkt speziell hinweisen. Bei Abwesenheit eines Eigentümers ohne dass eine Vollmacht hinterlassen wurde, führt dazu, dass die Einstimmigkeit nicht gegeben ist und dieser Antrag zum vornherein nicht umgesetzt werden kann. Das nachträgliche Einholen von Zustimmungen ist nicht zulässig.
Einladung:
Beachten Sie die Einladungsfrist gemäss Reglement. Ist im Reglement oder in einer der Versammlungen keine Einladungsfrist definiert worden, gelten 10 Tage. Diese Frist erachten wir jedoch als zu kurzfristig, da die meisten Leute heute oft mehrere Wochen im voraus verplant sind. Viele Verwaltungen geben bereits an der Versammlung das Datum für die nächste Versammlung in einem Jahr bekannt und so wird die Terminplanung einfacher.
Versand der Einladungen bei Eigentümerwechsel:
Die Verwaltung wird oft vor die Tatsache gestellt, dass ein Eigentümerwechsel stattgefunden hat und der neue Eigentümer somit nicht oder verspätet eingeladen werden konnte. Eine Arbeit über diese Thematik hat Michel de Roch verfasst "Versammlungseinladungen bei Eigentümerwechseln" (Dez. 2022). Wurde die Verwaltung nicht oder zu spät informiert, ist es Sache von Käufer und Verkäufer, die notwendigen Schritte einzuleiten. Der Verwaltung kann kein Versäumnis zugrunde gelegt werden. -> Link zum Artikel
Traktandenliste:
Der Traktandenliste ist besondere Beachtung zu schenken. Wurden alle Punkte, welche zu besprechen sind berücksichtigt? Können sich die Eigentümer unter dem Traktandum ein Bild machen von dem, was zu beschliessen ist? Ist klar, mit welchem Quorum die einzelnen Traktanden abzustimmen sind? Wir empfehlen, auf der Traktandenliste bereits anzugeben, wenn ein bestimmtes Geschäft nach einem anderen Quorum als dem einfachen Mehr abgestimmt werden soll. Dann können sich die Eigentümer auch bereits darauf vorbereiten und die Durchführung der Versammlung wird einfacher.
Die Traktanden müssen verständlich aufgeführt sein (oder in einer Beilage erläutert werden), so dass sich jeder Eigentümer gebührend die einzelnen Anliegen studieren kann. Muster von Traktandenlisten finden Sie unter den Musterdokumenten.
Anträge:
Erwähnen Sie in der Einladung, bis wann die Eigentümer noch Zeit haben, weitere Traktanden einzureichen oder aufgrund der nun versandten Traktanden zusätzliche Eingaben zu machen. Setzen Sie die Frist so (sofern im Reglement nicht vorgegeben), dass die Verwaltung noch genügend Zeit hat, sich auf dieses Traktandum vorzubereiten und senden Sie eine angepasste Traktandenliste zusammen mit dem neuen Antrag den Eigentümern rechtzeitig zu. Werden solche Nachträge zu kurzfristig versandt, können sich die Eigentümer wiederum nicht gebührend auf einen Beschluss vorbereiten und dies könnte im Extremfall bei einem Rechtsfall sogar ausschlaggebend sein, dass die Abstimmung nicht hätte stattfinden dürfen.
Bei den Musterdokumenten finden Sie ein "Muster eines Antrages". Ex empfiehlt sich, diese Vorlage den Eigentümern periodisch zuzustellen, damit die Anträge so bei der Verwaltung eintreffen, dass die wichtigsten Voraussetzungen für eine Behandlung des Antrages gegeben sind.
Seiten-Nr.: 06_04_03
Präsenzliste:
Bei einer STWE-Versammlung wird vor Beginn der Versammlung eine Präsenzliste erstellt auf welcher die Anwesenden Eigentümer und Eigentümerinnen mit Ihrer Unterschrift ihre persönliche Anwesenheit bestätigen. Bei Vertretungen von Eigentümern unterschreibt die bevollmächtigte Person als "i.V." (in Vertretung) und gibt gleichzeitig die Vollmacht der Versammlungsleitung ab, sofern dies nicht schon im Vorfeld geschehen ist.
Gehört eine STW-Einheit mehreren Personen (z.B. Partnerschaften), haben entweder alle Personen zu unterzeichnen oder im Falle des Vorliegens einer Vollmacht, die Bevollmächtigte Person. Die Original-Präsenzliste ist zusammen mit dem Protokoll aufzubewahren.
Bei einfachen Gesellschaften oder Erbengemeinschaften muss im Vorfeld ein Vertreter der Gesellschaft oder der Erbengemeinschaft von den übrigen Miteigentümern dieser Einheit eine Vollmacht ausgestellt worden sein. Die bevollmächtigte Person hat auf der Präsenzliste zu unterzeichnen.
Vollmachten:
Eigentümer können sich für die Angelegenheiten der Stockwerkeigentümergemeinschaft vertreten lassen und Dritte hierfür bevollmächtigen. Dazu sind allfällige Auflagen oder Einschränkungen im Reglement zu beachten. Vollmachten sind schriftlich zu erstellen und der Verwaltung abzugeben. Vollmachten können für ein bestimmtes Geschäft an der Versammlung, für die gesamte Vertretung an der Versammlung oder auch unbeschränkt ausgestellt werden. Vollmachten sind auch bei gemeinschaftlichem Eigentum (z.B. Ehepartner, Erbengemeinschaften oder einfache Gesellschaften) wichtig, da immer nur eine Person die Gemeinschaft an der Versammlung vertreten darf.
Beschlussfähigkeit: Art. 712p, Abs. 1, ZGB
Die Beschlussfähigkeit der Versammlung ist nur dann gegeben, wenn die Hälfte aller Stockwerkeigentümer anwesend oder vertreten sind und diese mindestens die Hälfte aller Wertquoten innehaben.
Ist die Versammlung nicht beschlussfähig, so muss nach einer Wartefrist von mindestens 10 Tagen eine zweite Versammlung einberufen werden. Diese ist beschlussfähig, wenn mindestens ein Drittel aller Stockwerkeigentümer anwesend oder vertreten sind, unabhängig der vertretenen Anteile. Wenn eine zweite Versammlung einberufen werden muss, kann die Verwaltung den Zusatzaufwand (Einladung, neue Traktandenliste, Präsenz und zweites Protokoll) in Rechnung stellen.
Kann auch die zweite Versammlung mangels genügender Vertretungen nicht durchgeführt werden, so können XXXXXXXXXXX
Begrüssung und Sitzungsleitung:
Sofern im Reglement nichts anderes festgehalten ist, führt die Verwaltung die Sitzungsleitung durch. Bezüglich Protokollführung kann dies sowohl die Verwaltung, als auch jemand aus der Gemeinschaft machen. Als Stimmenzähler empfiehlt es sich, jemanden aus der Gemeinschaft zu bestimmen, damit es nicht in der Verantwortung der Verwaltung liegt, wenn es hierüber Unklarheiten geben sollte. Über diese Ausführenden wird danach abgestimmt und im Protokoll festgehalten. Ebenso sollte festgehalten werden, dass die Einladung mit den vorgeschriebenen Unterlagen rechtzeitig bei den Eigentümern eingetroffen ist.
Wird festgestellt, dass die Versammlung nicht ordnungsgemäss eingeladen wurde (z.B. zu später Versand der im Reglement festgehaltenen Einladung und der Unterlagen) müsste grundsätzlich die Versammlung nochmals neu angesetzt werden. Sind alle Eigentümer anwesend oder vertreten, kann jedoch durch einen Beschluss, welcher Einstimmig zustande kommen muss, zugestimmt werden, dass die Versammlung trotzdem durchgeführt wird.
Aufgrund der Präsenzliste wird bekannt gegeben werden, welche Eigentümer nicht anwesend sind (falls noch jemand eine Vollmacht hätte) sowie die Eigentümer, welche durch jemanden vertreten werden. Daraus erfolgt das Festhalten des einfachen Mehr für die Abstimmungen.
Ebenfalls wird festgehalten, dass die Versammlung aufgrund der anwesenden oder vertretenen Personen hiermit durchgeführt werden kann oder bei nicht erreichen der Beschlussfähigkeit, dass die Versammlung nicht durchgeführt und nochmals neu eingeladen werden muss.
Wahl des Stimmenzählers:
Auch bei kleineren Gemeinschaften empfiehlt es sich, dass ein Stimmenzähler aus der Gemeinschaft gewählt wird. Damit liegt die Verantwortung für das korrekte ermitteln der Stimmen bei dieser gewählten Person und nicht bei der Verwaltung. Bei grösseren Verwaltungen empfiehlt es sich, dass pro Traktandum ein Abstimmungszettel vorbereitet wird, welcher dann eingesammelt und ausgewertet wird. Dies hilft auch, dass die Nein-Stimmenden und die Stimmenthaltungen mit den Namen nachträglich im Protokoll festgehalten werden können, ohne dass grosse Zeit an der Versammlung für diesen Vorgang verloren geht. Zudem bedeuten die Stimmzettel auch eine Beweiskraft bei einer allfälligen Streitigkeit vor Gericht. Somit sind diese Abstimmungsresultate ebenfalls vorerst aufzubewahren.
Ablauf der Traktanden:
Es ist anfänglich darüber abzustimmen, ob die Reihenfolge der Traktanden durch die Gemeinschaft genehmigt wird oder eine andere Reihenfolge gewünscht wird. Zusätzliche Anträge können hier nicht mehr aufgenommen werden.
Es herrscht vereinzelt die Meinung, dass bei einer Vollversammlung (also wenn alle Eigentümer anwesend oder vertreten sind) noch Anträge eingebracht werden können. Unter dem Gesichtspunkt, dass sich die Eigentümer im Vorfeld der Versammlung jedoch ein Bild machen können, über was das abgestimmt wird und sich entsprechend gebührend in die Materie einarbeiten können, ist davon abzuraten, solche Zusatzanträge anzunehmen. Ausser sie stellen eine Ergänzung zu einem bestehenden Traktandum dar, welches im Sinne des Traktandums liegt.
Genehmigung des Protokolls:
Bei der Genehmigung der vorangegangenen Protokolle und allfälligen Zirkularbeschlüssen geht es nicht mehr darum, dass die Abstimmungsresultate diskutiert werden, sondern lediglich um die textliche Formulierung im Protokoll.
Genehmigung der Abrechnung:
Hier wird die Buchführung der abgeschlossenen Periode und die Verteilung der Kosten auf die einzelnen Eigentümer genehmigt. Wird von der Versammlung die Abrechnung abgelehnt, ist klar zu formulieren, aus welchen Gründen diese Ablehnung zu Stande gekommen ist. Der Rechnungsführung wird dann eine Zeit eingeräumt, um diese Punkte zu verbessern und eine korrigierte Version den Eigentümern zukommen zu lassen. Beachten Sie, dass auch diese korrigierte Version irgendwann genehmigt werden muss. Ohne die Genehmigung kann beispielsweise auf Nachzahlungen der Eigentümer aus dieser Abrechnung kein Pfandeintrag erfolgen.
Wurde eine Revision der Abrechnung durchgeführt, sollte diese zusammen mit den Abrechnungsunterlagen im Vorfeld der Versammlung den Eigentümern zugestellt werden. Somit kann auf die Verlesung des Revisionsberichtes verzichtet werden.
Erteilung der Décharge:
Bei der Erteilung der Décharge handelt es sich um einen wichtigen Schritt für die Entlastung der Verwaltung für deren bisherige Tätigkeit. Wird die Décharge vorbehaltlos erteilt, bedeutet dies, dass es nachträglich schwierig werden kann, der Verwaltung Versäumnisse zu belasten, wenn diese in eine Zeit Periode fällt, für welche die Décharge erteilt wurde. Auch hier kann eine Décharge mit Vorbehalt erteilt werden (z.B. Décharge erteilt, ausser der Abklärung bezüglich Zustand der Zuwasserleitungen).
Traktanden:
Die Traktanden sind in der Reihenfolge abzuarbeiten, wie diese auf der Traktandenliste aufgeführt wurden, ausser anfangs der Versammlung wurde eine Änderung der Reihenfolge beschlossen. Zu den einzelnen Traktanden ist genügend Raum für Diskussion zu sorgen.
Abstimmungen:
Bei den Abstimmungen zu den einzelnen Traktanden ist nochmals klar die Frage zu stellen, ob die Gemeinschaft die nun definierte Ausführung des Traktandums annehmen will oder nicht. NEIN-Stimmende und Enthaltungen (ist wie eine NEIN-Stimme, nur ohne das Recht, danach Einsprache beim zuständigen Gericht gegen diesen Entscheid einzugeben) sind festzuhalten und der Gemeinschaft bekannt zu geben, mit wie vielen JA-Stimmen dieser Antrag nun angenommen oder eben nicht angenommen wurde.
Ordnungsanträge:
Bezüglich der verschiedenen Formen der Ordnungsanträge siehe im Register "Konfliktbewältigung während der Versammlung"
Kurse:
Für Sitzungsleitung gibt es verschiedene Angebote von Seminaren.
Seiten-Nr.: 06_04_05
Abstimmungen:
Bei der Abstimmung sollte darauf geachtet werden, dass sowohl bei der Versammlungsleitung als auch bei den Teilnehmern Konzentration da ist. Aufgrund der vorangegangenen Diskussion oder Voten kann es sein, dass der Antrag nun leicht anders lautet. Daher sollte nochmals klar formuliert werden, um was das abgestimmt wird und welches Quorum erforderlich ist.
Bei der Abstimmung sollte für die Ermittlung der JA- und NEIN-Stimmen sowie der Enthaltungen separate Aufrufe erfolgen. NEIN-stimmende und Enthaltungen müssen namentlich erwähnt und im Protokoll schriftlich erwähnt werden. Danach kann das Abstimmungs-Ergebnis bekannt gegeben werden "Antrag wurde mit x-JA-Stimmen angenommen" oder "Antrag wurde abgelehnt". Damit kann die Gemeinschaft ebenfalls nochmals kontrollieren, ob das Ergebnis mit dem Willen der Gemeinschaft übereinstimmt.
Ungenügende Formulierungen:
Formulierungen wie "Antrag wurde mehrheitlich angenommen" sind nicht zulässig, da sie keinen Aufschluss geben, wer NEIN gestimmt hat (ist allenfalls wesentlich für die Anfechtung des Entscheides.
Stimmenermittlung bei grösseren Gemeinschaften:
Bei grösseren Gemeinschaften empfiehlt es sich, dass pro Traktandum Stimmzettel mit Vermerk des Traktandum und des Namens der Eigentümerschaft abgegeben werden, welche danach ausgezählt werden. Vor allem können hier die NEIN-stimmenden immer noch im Büro im Protokoll eingetragen werden.
Varianten-Abstimmung:
Stehen mehr als zwei Varianten bei einem bestimmten Traktandum zur Verfügung, so muss in mehreren Abstimmungs-Durchgängen ermittelt werden, welche Variante gewählt werden soll. Bei den jeweiligen Durchgängen fallen die Varianten mit den wenigsten Stimmen weg bis nur noch zwei Varianten zur Diskussion stehen. Nun kann ordentlich abgestimmt werden, welcher der beiden Varianten das nötige Mehr erreicht. Die Durchgänge sind jeweils im Protokoll ebenfalls festzuhalten.
Das Stimmverhalten der Tiefgarage:
Ist die Tiefgarage Bestandteil der Gemeinschaft (z.B. mit 90/1000), so sollte zuerst eine Abstimmung bezüglich des Traktandums nur mit den Miteigentümern der Tiefgarage durchgeführt werden. Das Ergebnis (JA oder NEIN) kann danach in die Hauptabstimmung übernommen werden. Häufig gibt es in den Reglementen auch die Formulierung, dass ein Delegierter der Tiefgarage diese bei einer Abstimmung vertritt. Unserer Ansicht nach eine eher heikler Vorgang, kann doch das Recht auf eine NEIN-Stimme z.B. eines externen Garagenbesitzers damit nicht klar wiedergegeben werden.
Seiten-Nr. 06_04_06
Form und Inhalt:
Von Gesetzes wegen wird ein Beschlussprotokoll über die Versammlung verlangt. Man soll sich immer vor Augen führen, dass zu einem späteren Zeitpunkt klar herausgelesen werden kann, was genau beschlossen wurde. Wird auf Anhänge verwiesen (z.B. Erläuterung als Beilage zur damaligen Traktandenliste), sollte dieser Anhang ebenfalls dem Protokoll beigelegt werden. Bei einem Rechtsstreit wird auf dieses Protokoll abgestützt und daher ist es wichtig, dass der Wille der Gemeinschaft daraus abgelesen werden kann.
Voten von einzelnen Eigentümern sollten nur dann im Protokoll enthalten sein, wenn sie von wesentlicher Bedeutung sind (z.B. Hinweis auf Eigentümerhaftung).
Wichtig ist, dass NEIN-Stimmende und Enthaltungen namentlich im Protokoll aufgeführt sind. Nur NEIN-Stimmende sind berechtigt, Einsprache bei der entsprechenden Behörde einzuleiten.
Wichtige Inhalte:
Nebst der Auflistung der anwesenden oder vertretenen Eigentümer sollte bei der Formulierung im Protokoll nachfolgende Punkte beachtet werden:
-
Genehmigung der Abrechnung: Bei dem Traktandum "Genehmigung der Abrechnung vom/bis" ist auch wesentlich dass der Satz "... und der Verteilung der Kosten auf die einzelnen Einheiten" erwähnt wird; erfolgt eine Genehmigung der Abrechnung inklusive der Verteilung, so muss ein Eigentümer, welcher nicht einverstanden damit ist und die Abrechnung und Verteilung abgelehnt hat beim zuständigen Bezirksgericht (kantonal unterschiedlich) innert Monatsfrist Klage einreichen.
-
Eigentümer im Rückstand per Abrechnungsdatum: Grundsätzlich macht es Sinn, wenn Eigentümer, welche im Rückstand sind, auch im Protokoll namentlich aufgelistet werden. Dies erleichtert das allfällige Errichten von Grundpfandforderungen. Wenn jedoch alle Eigentümer, aufgrund Überschreitung des Budgets im Rückstand sind, macht es mehr Sinn, wenn nur diejenigen Eigentümer aufgeführt werden, welche nicht alle Budgetraten bis zum Abrechnungsstichtag beglichen haben.
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Grundbucheinträge: wird beschlossen, dass im Grundbuch Anpassungen vorgenommen werden (z.B. betreffend Grunddienstbarkeiten oder Anmerkung resp. Anpassung Reglement), so sollte von der Gemeinschaft auch der Auftrag protokolliert werden, dass die Verwaltung xy beauftragt wird, dies entsprechend vorzunehmen (inkl. Abstimmungsresultat). Fehlt dieser Vermerk, bedarf es für die Anpassung im Grundbuch die Zustimmung der einzelnen Eigentümer, was mit einem Zusatzaufwand verbunden ist.
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Einsprache gegen Beschlüsse: Erwähnen Sie auf dem Protokoll, dass "... gegen Beschlüsse in diesem Protokoll innert Monatsfrist nach Kenntnisnahme Einsprache beim zuständigen Bezirksgericht erhoben werden kann". Somit hat jeder Eigentümer die Rechtsbelehrung in diesem Punkt aufgeführt.
Versand der Protokolle:
Der Versand (oder das zur Verfügung stellen auf Portalen) der Protokolle sollte zeitnah erfolgen (max. 2 Wochen nach der Versammlung), da die Einsprachefrist innert Monatsfrist für abwesende und nicht vertretene Eigentümer erst nach Kenntnisnahme der Beschlüsse (bei Abwesenden also vermutlich über das Protokoll) beginnt.
Noch etwas umstritten ist, ob der Versand der Protokolle nachweislich belegt werden muss (z.B. per A-Post+ oder über zertifizierte Mailsysteme). Kann der Eigentümer z.B. das Protokoll über ein Benutzerportal selbst herunterladen, muss sichergestellt sein, dass nachweisbar ist, wann er dies gemacht hat.
Korrekturen von Protokollen:
Hier muss unterschieden werden, ob objektiv wirklich ein Fehler im Protokoll vorliegt oder ob ein Eigentümer der Meinung ist, dies hätte man anders besprochen oder gar das Resultat der Abstimmung anzweifelt. Sind offensichtliche Fehler vorhanden, sollte ein korrigiertes und entsprechend gekennzeichnetes Protokoll (z.B. Korrektur-Protokoll betreffend Traktandum xy" oder ein Nachtrag zum Protokoll vom xx.xx.20xx verfasst werden.
Ist jedoch ein Eigentümer mit dem Protokoll nicht einverstanden und die Protokollführung ist sich sicher, dass die Versammlung so abgelaufen ist, hat der Eigentümer gegen Beschlüsse innert Monatsfrist Einsprache beim zuständigen Bezirksgericht einzureichen. Bei Anpassungen an die Formulierung des Protokolls, kann sein Einwand dem Protokoll beigelegt werden und bei der Genehmigung des Protokolls über den Weg der Abstimmung durch die Gemeinschaft gutgeheissen oder abgelehnt werden. Wird durch den Eigentümer der Rechtsweg beschritten, ist das Ergebnis aus der Verhandlung den übrigen Eigentümern mitzuteilen.
Aufbewahrung der Protokolle:
Die Protokolle sind handschriftlich von der Sitzungsleitung und der Protokollführung zu unterzeichnen und im Original aufzubewahren und zwar während der gesamten Lebensdauer der Gemeinschaft. Dies ist nach derzeitigem Stand der Rechtsbeurteilung zu beachten, da digitalisierte Protokolle offensichtlich nicht die gleiche Rechtssicherheit haben.
Kurse:
Zur Protokollführung werden diverse Seminare angeboten.
Seiten-Nr.: 06_04_07
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Einsprache gegen das Protokoll oder einen Beschluss
Es muss grundsätzlich unterschieden werden, ob jemand Einsprache gegen einen Beschluss geltend machen will oder über die Formulierung im Protokoll.
Wer kann Einsprachen erheben:
Einsprachen gegen Beschlüsse können nur Eigentümer vornehmen, welche an der Versammlung NEIN gestimmt haben (oder deren bevollmächtigte Vertretung) oder an der Versammlung weder vertreten noch anwesend waren.
Einsprachefrist:
Die Einsprache hat innert Monatsfrist (nicht 30 Tage!) nach Kenntnisnahme des Beschlusses beim zuständigen Gericht zu erfolgen. Was heisst nach Kenntnisnahme: für diejenigen Personen, welche an der Versammlung anwesend waren (oder eine bevollmächtigte Vertretung an der Versammlung hatten) beginnt die Einsprachefrist mit dem Tag nach der Versammlung. Für Personen, welche nicht an der Versammlung waren und keine Vollmacht gegeben hatten, beginnt die Einsprachefrist mit der Kenntnisnahme des Beschlusses. Dies kann mit dem Erhalt des Protokolls sein oder dadurch, dass diese Person mündlich oder per Mail oder sonst in irgend einer Form über den Beschluss orientiert wurde. Hier ist noch zu beachten, dass der Moment der Kenntnisnahme unter Umständen bewiesen werden muss.
Gültigkeit des Beschlusses:
Ein Beschluss bleibt ab der Versammlung so lange gültig, bis dieser durch ein Gericht oder eine Folgeversammlung aufgehoben oder als ungültig erklärt wird.
Einsprache gegen Formulierungen im Protokoll:
Bei Einsprachen gegen Formulierungen im Protokoll können im Protokoll wiedergegebene fehlende Äusserungen reklamiert werden. Solche Einsprachen sind an den Verfasser des Protokolls zu richten. Offensichtliche Fehler im Protokoll sollten berichtigt und nochmals den Eigentümern zugestellt werden. Handelt es sich jedoch um Meinungsäusserungen, kann die eingereichte Berichtigung den Eigentümern zugestellt werden und in der folgenden Versammlung beim Traktandum "Genehmigung des Vorjahresprotokolls" erwähnt resp. durch die Eigentümer angenommen oder auch abgelehnt werden. Da vom Gesetz lediglich ein Beschlussprotokoll verlang wird, eignen sich Protokolle mit grossen Wiedergaben von Meinungsäusserungen nicht. Wichtig ist, dass klar umschrieben ist, über was mit welchem Ergebnis abgestimmt wurde.
Aufgabenliste
Um die Beschlüsse aus der Versammlung zeitnah und korrekt umsetzen zu können, empfiehlt es sich, intern ein Aufgabenverwaltungs-System aufzubauen. Da kann einfach mit einer Excel-Liste, einer speziellen dafür geeigneten App oder aber auch über Outlook (Aufgaben) gelöst werden. Wichtig ist dabei, dass auch Dritte Einblick in diese Listen haben, damit wenn jemand ausfällt, die Stellvertretung gegeben ist. Die Aufgaben sollten nach internen Bereichen (Buchhaltung, Bewirtschaftung, etc.) und entweder nach Datum oder nach Gemeinschaft geordnet sein.
Umsetzen der Beschlüsse:
Ein Beschluss ist solange gültig, bis er von einem Gericht oder von einer nachfolgenden Versammlung widerrufen oder als ungültig erklärt wird. Unter Berücksichtigung dieses Grundsatzes, kann eigentlich relativ kurz nach der Versammlung mit der Umsetzung der Beschlüsse gestartet werden. Je länger man zuwartet, desto eher gehen Ausführungsdetails oder gar der ganze Auftrag in den übrigen Pendenzen unter.
Unklarheiten:
Es kommt immer wieder vor, dass im Moment der Auftragserteilung oder der Ausführung des Beschlusses plötzlich Details auftauchen, welche unklar sind, weil sie entweder nicht besprochen oder nicht mehr präsent sind. In einem solchen Fall ist es ratsam, sich mit einem Delegierten oder jemandem aus der Gemeinschaft zu versichern, was eigentlich Meinung war. Auch wenn dies eventuell peinlich wirkt, so ist dieser Weg immer noch besser, als etwas auszuführen, das nicht oder anders beschlossen wurde.
Kostenüberschreitungen:
Zeichnet sich ab, dass die budgetierten Kosten überschritten werden, so ist rechtzeitig die Gemeinschaft mit entsprechender Begründung zu informieren und allenfalls Zusatzeinschüsse zu verlangen. Sind die Kosten um ein erhebliches höher als vorgesehen, so müsste dies über eine ausserordentliche Versammlung oder einen Zirkularbeschluss gelöst werden können. Ist ein gutes Vertrauensverhältnis mit der Gemeinschaft vorhanden, so kann eventuell auch mal die Ausführung vorangetrieben werden und die Mehrkosten an der nächsten Versammlung als Nachtragskredit oder im Rahmen der Schlussabrechnung bewilligt werden. Beachten Sie hier auch noch die Fachseite "Modelle Verwaltungsverträge / Kompetenzregelung".
Mögliche Formen von Ordnungsanträgen:
Trotz optimaler Vorbereitung kann es an einer Versammlung immer wieder zu Konflikten kommen. Hier ist eine gut vorbereitete und souveräne Versammlungsleitung wichtig. Wesentlich ist, dass die Versammlungsleitung auch dann neutral und im Sinne der Gemeinschaft agiert, wenn sie persönlich angegriffen wird. Nützen Ermahnungen seitens der Tagungsleitung nichts, so haben sowohl die stimmberechtigten Teilnehmer der Versammlung als auch die Versammlungsleitung die Möglichkeit, einer der folgenden Ordnungsanträge zu stellen, damit der Anlass zu Ende gebracht oder zumindest in geordnetem Rahmen abgebrochen wird:
- Antrag auf kurze Unterbrechung der Versammlung (Pause)
- Antrag auf Rückweisung dieses Antrages
- Antrag auf Beschränkung der Redezeit
- Antrag auf Vertagung der Versammlung (bisherige Beschlüsse behalten ihre Gültigkeit)
Es kann jedoch niemandem das Stimm- oder Rederecht entzogen werden. Verlässt eine Eigentümerschaft die Versammlung ist dies im Protokoll festzuhalten. Zudem ist sicherzustellen, dass nach wie vor die Beschlussfähigkeit der Versammlung (Mindestanzahl von anwesenden oder vertretenen Eigentümern) gewährleistet ist.
Gesetzes-Artikel:
Verwandte Begriffe:
Gerichts-Entscheide:
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Autor: M. Siegwolf
letzte Anpassung: 08.10.25
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