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interne Abläufe / Dokumentationen und Einhaltung der Datenschutzrichtlinien
Viele Verwaltungen bekunden heute Mühe, über eine längeren Zeitraum hinweg das gleiche Personal zu beschäftigen. Die Gründe sind vielfältig. Aber besonders Stellenwechsel verursachen bei den übrigen Mitarbeitenden wie vor allem auch bei den Kunden (Stockwerkeigentümer, Mieter, Handwerker, etc.) Unruhe, da alte Pendenzen und Fälle den neuen Mitarbeitenden nicht bekannt sind und bei der Kundschaft der Eindruck entsteht, nun alles wieder von null auf erklären zu müssen.
Daher ist es wichtig, intern mit klar vorgegebenen Abläufen und Prozessen sicher zu stellen, dass ein solcher Stellenwechsel möglichst reibungslos vollzogen werden kann. Schriftliche Dokumentationen sind hier hilfreich, zumal gerade im Bereich Stockwerkeigentum jedes Mandat seine individuellen Anforderungen aufweist.
Auch die Einhaltung des revidierten Datenschutzgesetzes ist bei vielen Verwaltungen nicht gewährleistet oder gar im Bewusstsein, was es für jeden Betrieb bedeutet, diese Regelungen korrekt umzusetzen.
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Organisationsformen:
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Seiten-Nr.: 06_06_01
Jahresplanung:
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Seiten-Nr.: 06_06_02
Versammlungsplanung:
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Seiten-Nr.: 06_06_04
Mandatsbeschreibungen:
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Stellvertretungen:
Kompetenzen:
Seiten-Nr.: 06_06_04
Verwalten der Erneuerungsfonds:
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Anlagemöglichkeiten von ERF:
Seiten-Nr.: 06_06_05
Jahresabschlüsse:
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Revisionen:
Seiten-Nr.: 06_06_06
Grundsatz der Überwachung:
Art. 712s, Abs. 3 ZGB sagt aus, "---dass der Verwalter darüber wacht, dass in der Ausübung der Sonderrechte und in der Benutzung der gemeinschaftlichen Teile des Grundstückes und Gebäudes sowie der gemeinschaftlich Einrichtungen die Vorschriften des Gesetzes, des Reglements und der Hausordnung befolgt werden.". Das heisst, dass der Verwalter die entsprechenden Schritte einleiten muss, wenn hier Regelverstösse stattfinden (z.B. Ausbreitung des ausschliesslichen Benützungsrecht ohne Genehmigung der Gemeinschaft).
Unangenehm aber wichtig:
Solche Aufgaben sind unangenehm, aber wichtig, damit die Rolle des Verwalters ordnungsgemäss umgesetzt werden kann.
Fehlende Sanktionsmöglichkeiten:
Allerdings hat die Sache insofern einen Hacken, dass der Verwalter (im Gegensatz zum Mietrecht), keine Sanktionen von sich aus vornehmen kann. Er kann die fehlbaren Bewohner abmahnen und wenn dies ohne Erfolg ist, die übrigen Eigentümer informieren oder die Angelegenheit an der nächsten Versammlung zur Diskussion bringen.
Seiten-Nr.: 06_06_07
Was gehört zum Gebäudeunterhalt
Alle in der Begründung, im Reglement und seit Beginn angeschafften allgemeinen Teile der Liegenschaft bedürfen in der Regel eines Unterhalts. Wichtig ist, dass man hier auf einem aktuellen Stand ist. Nicht nur der effektive Zustand der Bauteile gehört in die Gesamtbeurteilung, auch Änderungen an Vorschriften oder örtliche Auflagen sind Bestandteil dieses Aufgabenbereiches. Bei komplexen Themen macht es Sinn auch Dritte und/oder Fachspezifische Spezialisten aufzubieten (Kostenfolge geregelt?).
Überwachung ist wichtig:
Die Überwachung des Zustandes des Gebäudes und der allgemeinen Teile ist ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltung. Auffälligkeiten welche früher oder später Handlungsbedarf auslösen, müssen geeignet gespeichert werden und auch in die notwendigen Folgearbeiten aufgenommen werden (Offerten einholen / an Versammlung besprechen / in Planung der Sanierungsarbeiten einfügen / etc.)
Informationen wo sammeln:
Informationen über den Gebäudeunterhalt können von verschiedener Seite kommen. Zum einen von den Eigentümern, Delegierten, vom Ausschuss, von der Hauswartung oder durch die Verwaltung anlässlich einer Begehung. Auch ist sicher zu stellen, dass Bemerkungen bei den Rechnungen (Arbeitsrapporten) nicht einfach im Kreditorenlauf verschwindet sondern entsprechend wahrgenommen und notiert wird.
Seiten-Nr.: 06_06_08
Eine Frage der Ehre?
Häufig könnte man meinen, die abgebende Verwaltung wolle sich an der neuen Verwaltung rächen, wenn man sieht in welcher Art und Qualität die Übergabe der Unterlagen und Informationen an die neue Verwaltung vonstatten geht. Anstelle einer gut strukturierten und qualitativ guten Zusammenstellung der Daten gilt oft das Hol-Prinzip - also die neue Verwaltung muss jedes einzelne Detail bei der bisherigen Verwaltung erbitten. Dabei wäre eine gut organisierte und kooperative Übergabe im Sinne beider Verwaltungen und würde am Schluss am wenigsten Aufwand bedeuten.
Checklisten für Zu- und Abgänge:
Checklisten, was zu tun ist und wer dies erledigt finden Sie bei den Musterdokumenten. Die beiden Verwaltungen (bisher und neu) sollten rechtzeitig festlegen, wer welche Aufgaben übernimmt und wann welche Informationen ausgetauscht werden.
Digitaler Datenaustausch:
Heute werden zunehmend die Dokumente digital ausgetauscht und gespeichert. Wichtig ist dabei, dass bei einem Wechsel der Verwaltung sichergestellt ist, dass die Form der digitalen Dokumente auch von Dritten ohne zusätzliche Softwaretools gelesen und verarbeitet werden können.
Bei Neuzugängen Daten sauber erfassen:
Bevor Sie mit der Erfassung der Stammdaten beginnen, ist ein Einlesen in die wesentlichsten Unterlagen (Begründung, Reglement, Grunddienstbarkeiten im Wortlaut, Abrechnung, etc.). Das vollständige und saubere Erfassen bei Neuzugängen (s. Seite 06_01_03) hilft Ihnen für die Zukunft schnell an alle Informationen zu gelangen. Eine 1:1 Übernahme des Datenaufbaus wie bisher soll zuerst überdacht werden und auch in die Systematik Ihrer Software passen. Der Aufbau soll die Gemeinschaft gemäss Begründung und Reglement widerspiegeln.
Wenn die Übernahmebilanz nicht aufgeht:
Immer wieder kommt es vor, dass aufgrund der Angaben der bisherigen Buchführungsstelle die Eröffnungsbilanz nicht aufgeht. Kann die bisherige Verwaltung und auch der Revisor der Gemeinschaft keine Erklärung dazu abgeben, ist die Differenz auf der Bilanz auszuweisen (z.B. Konto 29990 Übernahmebilanz bisherige Verwaltung". An der Versammlung ist dann zu beschliessen, was mit diesem Saldo geschehen soll. In den meisten Fällen sind es Vorgänge im Zusammenhang mit dem Erneuerungsfons, welche zu dieser Differenz führen. Machen Sie als Verwaltung ohne Beschluss an der Versammlung keine Ausbuchungen. Die Gemeinschaft soll beschliessen, wie vorgegangen werden soll, evtl. auf Ihre Empfehlung hin. Aber es braucht einen Beschluss um dies zu bereinigen, dann liegt die Verwaltung auch nicht in der Haftung.
Wird von der Gemeinschaft gebeten, dass weitere Abklärungen stattfinden sollen (z.B. Kontrolle der letzten Abrechnungen um der Differenz auf die Spur zu kommen), dann ist dies ein Zusatzaufwand und sollte ebenfalls mit einem Beschluss und einem Kostendach genehmigt werden.
Datenübernahme kostenpflichtig:
Eine seriöse Datenübernahme mit dem Einlesen in die wesentlichsten Dokumente ist zeitintensiv aber wichtig. Daher spricht absolut nichts dagegen, dass für das Erfassen der Stammdaten auch eine Entschädigung verlangt wird.
Seiten-Nr.: 06_06_09
Grundsätzliches zur Digitalisierung
Heute werden zunehmend die Dokumente digital ausgetauscht und gespeichert. Wichtig ist dabei, dass die im Betrieb eingesetzten Softwareprodukte für die Bewirtschaftung der Mandate entsprechend konsequent abgefüllt aber auch aktuell gehalten werden. Daher müssen klare Vorgaben vereinbart werden, wie die Dokumente digital verarbeitet werden Es muss auch darauf geachtet werden, dass alle Mitarbeitenden in gleicher Form die Daten speichern. Dies beginnt bei der Namensgebung der Dokumente bis zur konsequenten Einhaltung der Vorgaben. Ein "privates" Ablagesystem einzelner Mitarbeitenden muss unterbunden werden. Damit wird auch die Stellvertretung oder Nachfolge eines Mitarbeitenden einfacher.
Digitalisierung Grundakten:
Sind die Grundakten digital vorhanden (Begründungsvertrag, aktuelle Grundbuchauszüge, Reglemente, Pläne, etc.) ist das für die Bewirtschaftung des Mandates sehr hilfreich.
Digitalisierung Versammlungs-Dokumente:
Einladungen, Offerten, Traktanden und dazugehörige Erläuterungen, Präsenzlisten, Protokolle sind nur einige Dokumente, welche durchaus digital hinterlegt werden sollten. Bei Rechtsfällen ist darauf zu achten, ob digitale Dokumente möglich sind, oder ob das vorhanden sein von Originaldokumenten erforderlich ist.
Digitalisierung Buchhaltung:
Sehr hilfreich ist die Verlinkung von einzelnen Buchungen zu den entsprechenden Belegen (z.B. Kreditoren). Dies hilft bei der Bearbeitung der Buchhaltung, Suchprozessen von ausgeführten Arbeiten über Jahres hinweg aber auch für Revision etc. Auch die Abrechnungen sind sinnvoll digital ablegen zu können.
Digitalisierung Korrespondenz mit Eigentümern:
Auch wieder abhängig von der eingesetzten Branchensoftware, werden heute bereits Mails und auch Briefe automatisch digitalisiert und in der Historie des entsprechenden Eigentümers hinterlegt. Hier wäre zu beachten, dass bei Abgang des Eigentümers aufgrund des Datenschutzgesetzes, die gespeicherten nach 6 Monaten gelöscht werden müssen, sofern diese nicht noch Bestandteil von derzeit aktuellen Fällen pendent sind.
Mandatsabgang: wie Übergabe der Digital-Dokumente:
Wechselt die Verwaltung, müssen die meisten gespeicherten Unterlagen der neuen Verwaltung weitergegeben werden. Geschieht dies in digitaler Form, muss sichergestellt werden, dass die Form der digitalen Dokumente auch von Dritten ohne zusätzliche Softwaretools gelesen und verarbeitet werden können.
Wann werden Originaldokumente mit Original-Unterschriften benötigt:
In Originalform aufbewahrt werden müssen jedoch nach wie vor diverse Dokumente: Kaufverträge / Testament (mit Anweisungen zur Verwendung von Wohneigentum) / von den Versammlungsleitenden unterzeichnete Protokolle der Eigentümerversammlungen)
Seiten-Nr.: 06_06_10
Umsetzung des revidierten Datenschutzgesetz (revDSG) im Bereich Stockwerkeigentum:
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Seiten-Nr.: 06_06_11