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Aufgaben der Verwaltung
Die Aufgaben der Verwaltung gemäss ZGB:
Die Aufgaben einer Verwaltung ist in den Gesetzesartikeln 712s und Art. 712t ZGB eher relativ kurz umschrieben.
Die Aufgaben der Verwaltung in der Praxis:
In der Praxis sind die Aufgaben einer Verwaltung sehr komplex geworden. Insbesondere die Anforderungen an das technische Wissen, wie auch die stetig wachsenden Auflagen von Behörden und Verordnungen rund um eine Immobilie bedeuten eine Herausforderung, um auf dem Laufenden bleiben zu können. Zudem steigt der Anspruch an Informationen durch die Stockwerkeigentümer und im Gegenzug geht oft die Geduld und der Respekt gegenüber den Verwaltungen verloren.
Da viele Verwaltungen noch auf alten Verwaltungsverträgen "sitzen", werden die Stockwerkeigentümer-Mandate zunehmend unrentabler. Und qualifiziertes Personal zu finden für den Bereich Stockwerkeigentum wird immer schwieriger und dies möglichst noch zu tragbaren Lohnvorstellungen.
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Aufgaben der Verwaltung nach Art. 712s und Art. 712t ZGB:
Die Umschreibung der Aufgaben im ZGB
Fachinstanz
Von der Gemeinschaft vertraglich beauftragte Fachinstanz, welche alle Handlungen der gemeinschaftlichen Verwaltung gemäss den Vorschriften, des Gesetzes und des Reglements, sowie gemäss den gültig gefassten Beschlüssen der Versammlung der Stockwerkeigentümer vollzieht und von sich aus alle dringlichen Massnahmen zur Abwehr oder Beseitigung von Schädigungen trifft.
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Aufgaben der Verwaltung in der Praxis:
Sie wissen es: die optimalen Ausbildungen für einen Verwalter im Bereich Stockwerkeigentum sind: Buchhaltung / Baufachmann / Jurist / Psychologe / Handwerker / usw. Was heute gefordert wird ist nicht nur reine Büroarbeit, sondern ein breites und eben auch vertieftes Wissen in die verschiedenen Themen rund um Stockwerk- und Miteigentum.
Unklare Verwaltungsverträge:
Diese sind oft die Basis für Diskussionen, welche Leistungen im Honorar enthalten sind und was zusätzlich verrechnet werden darf. Die Verwaltung muss sich auch bewusst sein, dass die wenigsten Stockwerkeigentümer eine klare Vorstellung haben, welche Zeitaufwand, dass eine Mandatsbetreuung mit sich zieht. Viele kleine Anfragen und Aufgaben ergeben über das Jahr hinweg auch eine gewisse Summe, welche von den Eigentümern nicht wahrgenommen und von den Verwaltungen weder kommuniziert noch verrechnet wird. Daher ist es wichtig, die Verwaltungsverträge auf einen aktuellen Stand zu bringen. Verschiedene Musterverträge stehen bei den Musterdokumenten als Vorlage zur Verfügung.
Klare Abgrenzung zum Verwaltungsvertrag:
Immer wieder wird die Verwaltung mit Aufgaben betreut, welche im abgeschlossenen Verwaltungsvertrag nicht Bestandteil des vereinbarten Honorars sind. Aus Sicht der Stockwerkeigentümer sind diese Aufgaben oder Anfragen aber wichtig für die Eigentümer. Sofern die Verwaltung in der Lage ist, hier auch weiterzuhelfen, ist es im Sinne einer guten Dienstleistung, wenn dem Auftraggeber klar kommuniziert wird, dass dies nicht im Honorar enthalten ist, die Verwaltung aber die Aufgabe oder Abklärungen übernehmen wird, wenn sie dies verrechnen kann.
Voraussetzung für ein machbares Handling dieser Zusatzaufwendungen sind interne Tools oder Abläufe, welche es erlauben, die erbrachten Zeiten auch entsprechend zu erfassen, zu dokumentieren und daraus Rechnungen zu erstellen. Dies erfordert auch die notwendige Disziplin aller Mitarbeitenden.
Dauergäste an Telefon und Mail:
Was für Verwaltungen ebenfalls Zeit und auch Nerven braucht, sind Eigentümer, welche die Verwaltung mit ständigen Anrufen oder Mails "auf Trab" halten. Hier ist auch klar abzugrenzen, warum dies so ist. Arbeitet die Verwaltung kommunikativ schlecht oder bleiben Pendenzen liegen, so kann der Eigentümerschaft kein Vorwurf gemacht werden. Liegt es aber in der Art und Weise der Eigentümer hier als Dauergast die Zeit der Verwaltung zu beanspruchen, so empfiehlt es sich, auch hier die Zeiten und Themen zu notieren und an der kommenden Versammlung der Gemeinschaft mitzuteilen, dass solche Aufwendungen in Zukunft zusätzlich verrechnet werden müssen. Häufig entstehen dann Diskussionen innerhalb der Gemeinschaft, dass in Zukunft solche Kontakte reduziert werden oder dann zumindest verrechnet werden können.
Angekündigte Begehungen:
Eine gute Möglichkeit, der Gemeinschaft die Nähe der Verwaltung zu manifestieren, sind angekündigte Begehungen. Das heisst, dass die Verwaltung mitteilt, dass sie an einem gewissen Zeitpunkt (ca. 1-2 Stunden) auf der Liegenschaft sein wird. Einerseits um die periodisch fällige Begehung der Liegenschaft vorzunehmen (Liegenschaft, Technik, Umgebung, etc.) und auch bei allfälligen Fragen oder Problemen vor Ort zur Verfügung stehen wird.
Verwaltungen, welche dies so handhaben berichten, dass die ersten Begehungen anspruchsvoll und zeitintensiv waren, aber mit danach die Anliegen zurückgegangen sind. Einerseits, weil Probleme behoben oder zumindest besprochen werden konnten, aber auch dass die Eigentümer vor Ort unter Umständen ein besseres Verständnis für die einzelnen Punkte erhalten. Merkbar war aber bei allen Verwaltungen, dass die Anzahl der Anrufe und Mails deutlich zurückgegangen sind.
Überwachung der Verträge und Dienstleister:
Eine oft unterlassene Aufgabe ist, dass die vorhandenen Verträge mit Dienstleistern und Handwerkern (z.B. Service-Abos, Versicherungen, Hauswartung, etc.) regelmässig überwacht und kontrolliert wird. Das bedeutet nicht, dass bei Ausführung des Brenner-Service die Verwaltung vor Ort sein muss, sondern dass die danach ankommenden Berichte und Rapporte kontrolliert werden. Häufig laufen diese Papiere in den Kreditorenlauf und die vom Handwerker gemachten Bemerkungen werden nicht wahrgenommen.
Ebenfalls sind Versicherungen auf die aktuellen Deckungen und allfällig neuen Produkten zu überprüfen. Beispielsweise gibt es immer noch Versicherungspolicen, bei denen die Freilegungskosten auf z.B. CHF 10'000.- limitiert sind. Es gibt aber unterdessen Versicherungsgesellschaften, welche hier kein Limit mehr führen.
Überwachung der Hauswartung:
Dies dürfte wohl eines der häufigsten Ursachen für unzufriedene Telefonate sein. Der Begriff der Sauberkeit ist zwar relativ, aber für die Bewohner einer Liegenschaft nicht unwesentlich. Zudem steigen auch die Anforderungen bezüglich der technischen Betreuung der Liegenschaft stetig an, was für viele Hauswarte (privat oder auch Hauwartunternehmungen) bereits eine Überforderung darstellt. Eine gute Hauswartung kann daher zu einem wichtigen verlängerten Arm der Verwaltung sein. Werden diese Aufgaben jedoch auf die Reinigung reduziert und gibt diese auch Anlass zu Reklamationen, so ist ein Wechsel der Hauswartung in Betracht zu ziehen.
Der Verwalter als Exekutivorgan der STWEG:
Michel de Roche hat sich mit der Frage auseinandergesetzt, ob ein Verwalter Verfügungen erlassen darf und ob und wie sich ein Stockwerkeigentümer dagegen wehren kann -> Link
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Notwendige Dokumente einer Gemeinschaft:
Um die Verwaltungstätigkeit einer Stockwerkeigentümergemeinschaft ausführen zu können, ist es wesentlich, dass die Verwaltung gewisse Dokumente im Zugriff hat:
Wesentliche Dokumente:
- Begründungsakt, Pläne, welche beim Grundbuch angemerkt sind
- Ausführungspläne (insbesondere auch Elektropläne mit Schemas / Kanalisationspläne / Bepflanzungs- und Umgebungsplan / etc.)
- Grundbuchauszug und Grunddienstbarkeiten (auch im Wortlaut)
- Baubewilligungen (wegen allfälligen Auflagen wie z.B. Kinderspielplatz oder Anzahl Besucher-Parkplätzen, etc.)
- Reglement und allfällige im Grundbuch vermerkten Nachträge sowie Pflichtenhefte von Delegierten oder Ausschuss (sofern vorhanden)
- Sämtliche Protokolle im Original
- Versicherungsdokumente
- Service-Verträge und Pflichtenhefte
- Schliessplan mit Vollmachten (in der Regel nur für die Allgemeinen Räume und allenfalls Tiefgarage)
Falls vorhanden:
- ursprüngliche Verkaufsdokumentation
- evtl. ein Muster eines Kaufvertrages durch den Ersteller (Vorsicht - kann sehr unterschiedlich ausgefertigt worden sein)
- Berechnung Wertquoten
- Gerichtsurteile
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Reglemente mit Lücken oder Widersprüchen:
Übernimmt man ein neues STWE-Mandat, ist es wichtig, das aktuelle Reglement durchzulesen um auch die STWEG zu verstehen und auch um eine korrekte Erfassung der Stammdaten vornehmen zu können. Dabei kann ein "Datenblatt" zu jeder einzelnen STWEG helfen, die für diese Gemeinschaft gültigen Punkte zu notieren (z.B. Kopf- oder Objektstimme / Einladefrist / etc.). In den Musterdokumenten finden Sie eine entspreche Vorlage (Datenblatt der Gemeinschaft).
Reglemente mit Lücken oder Widersprüchen
Wichtig wäre auch, dass alle Protokolle durchgelesen werden um festzustellen, was im Laufe der Jahre an den Versammlungen alles beschlossen wurde, insbesondere, wenn dies entgegen der ursprünglichen Formulierung im Reglement ist. Auch hierzu hilft ein Musterdokument "Reglementsänderungen". Wir empfehlen, dieses Dokument bei jedem Protokollversand beizulegen. Damit ist immer übersichtlich dargestellt, was aus dem Reglement durch einen Versammlungsbeschluss anders formuliert wurde.
Wird festgestellt, dass Reglemente Widersprüche aufweist (z.B. Fenster im Sonderrecht, hingegen bei den Kosten anders definiert) oder separater Verteiler für die Liftkosten, jedoch ohne Hinweis, ob dieser Verteiler auch bei Ersatz der Anlage zu verwenden ist oder die Wertquoten der Einheiten), so wird empfohlen, diese Unstimmigkeiten an einer der nächsten Versammlungen zu thematisieren, damit von Anfang an eine klare Linie gefahren werden kann und die Diskussionen nicht erst dann entstehen, wenn es um die Verteilung der entsprechenden Kosten geht.
Anpassungen:
Aus Sicht der Verwaltung gibt es auch Formulierungen im Reglement, welche angepasst werden sollten, wie z.B.:
- Stichentscheid der Verwaltung (widerspricht der grundsätzlich wichtigen Neutralität der Verwaltung)
- Kompetenzsumme (sollte Bestandteil des Verwaltungsvertrages und nicht des Reglements sein)
- Einladefrist (genügend Zeit und mit Formulierung, bis wann Eigentümer zusätzliche Traktanden einreichen können)
- Einführung Reservefonds (um Liquiditätsengpässe zu vermeiden)
- Einlagen in Erneuerungsfonds (Höhe, Handhabung)
Kein Reglement vorhanden:
Ist kein Reglement vorhanden (ist gesetzlich gesehen kein Erfordernis), sollte die Verwaltung die Gemeinschaft überzeugen, ein solches zu erstellen. Ist die Gemeinschaft einmal zerstritten, so wird es praktisch unmöglich, noch ein Reglement einzusetzen. Dies kann zwar von einem einzelnen Eigentümer (oder dessen Finanzinstitut seiner Hypothek) über der Rechtsweg erwirkt werden, was aber die Angelegenheit nicht einfacher machen wird.
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Vertragspartner:
Als Vertragspartner ist immer die Stockwerk- oder Miteigentümergemeinschaft, c/o Verwaltung xy zu nehmen. Rechnungen sind ebenfalls mit dieser Adressierung zu versehen.
Zuständigkeit für den Abschluss von Verträgen:
Sofern nicht im Reglement oder durch einen Versammlungsbeschluss anders formuliert, sind Verträge mit Dritten der Gemeinschaft zur Zustimmung (anlässlich der Versammlung) vorzulegen. Nach deren Zustimmung kann die Verwaltung den Vertrag entsprechend abschliessen.
Contracting:
Da die Stockwerkeigentümergemeinschaft keine juristische Person darstellt, werden Contracting-Verträge häufig auf die einzelnen Eigentümer abgeschlossen. Dies ist eher umständlich, vor allem bei Eigentümerwechsel, da nicht sichergestellt ist, dass der Erwerber der dieses Contracting mit dem Kaufvertrag übernimmt.
Daher werden immer häufiger solche Verträge auf die Stockwerkeigentümergemeinschaft ausgestellt. Unseres Erachtens spricht hier auch nichts dagegen und die ganze Abwicklung (administrativ und finanziell) wird einfacher.
Die verschiedenen Verträge / Service-Abos / etc.:
- alle Grunddienstbarkeiten (müssen im Wortlaut bei der Verwaltung sein)
- Vertrag mit der Verwaltung
- Vertrag Schliessplan
- Vertrag Versicherungsvermittler
- Vertrag mit Hauswart (Angestellter) oder Hauswartunternehmung (inkl. Pflichtenheft)
- Service-Abo auf Heizanlage (inkl. Warmwasser und Unterstationen)
- Service-Abo Verbrauchszähler (Wärme / Wasser)
- Service-Abo Lift
- Service-Abo auf Wasserenthärteranlage (sofern notwendig)
- Service-Abo Dachkontrolle (unterschiedlicher Umfang)
- Service-Abo Lüftungs- und oder Klimaanlagen
- Service-Abo Waschmaschinen / Tumbler
- Service-Abo PV- / Solaranlagen
- Service-Abo Brandmeldeanlage und Dachfenster
- Service-Abo Feuerlöscher
- Service-Abo Garagentor
- Service-Abo Garagenlüftung
- Service-Abo Autolift
- Pflichtenheft für Delegierte
- Pflichtenheft für Ausschuss
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Grundsätzliches:
Der Versicherungsschutz der Gemeinschaft ist wesentlich, damit die verschiedenen Risiken im Allgemeinen Bereich abgedeckt sind. Für die Beratung wird ein Versicherungsbroker empfohlen, welcher unabhängig einer Versicherungsgesellschaft auf die Bedürfnisse der Gemeinschaft eingehen kann.
Immobilienverwalter als Versicherungsvermittler ist untersagt:
Seit 1. Januar 2024 sind das revidierte Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG) und die revidierte Aufsichtsverordnung (AVO) in Kraft. Damit soll vor allem dem Missbrauch vor unseriösen Versicherungsvermittlungen vorgebeugt werden. Für die Immobilienbranche hat dies Konsequenzen. Verwalter dürfen nun keine Versicherungen mehr selbstständig abschliessen und bei Empfehlungen nicht spezifisch auf eine Versicherungsgesellschaft ausgerichtet sein. Somit muss die Gemeinschaft mit einem unabhängigen Versicherungsvermittler zusammenzuarbeiten, welcher bei der FINAM registriert ist.
Ausgenommen sind Verwalter, welche offizielle und bei der FINMA registrierte Versicherungsvermittler sind. .
Die Branchenempfehlungen des SVIT geben hier nähere Erläuterungen zu diesem Thema:
- Versicherungsvermittlung in der Immobilienwirtschaft
- Versicherungsvermittlung in der Immobilienwirtschaft als Anhang
Übersicht der verschiedenen Versicherungen:
Folgende Versicherungen werden in der Regel von einer Stockwerkeigentümergemeinschaft abgeschlossen. Dabei ist zu beachten, dass es kantonale Unterschiede gibt. Massgebend ist der Ort der Liegenschaft. Um eine optimale Übersicht der verschiedenen Versicherungen zu haben, empfehlen wir das Musterdokument "Versicherungs-Übersicht".
Kantonale Gebäudeversicherung:
- kantonal unterschiedliche Vorschriften
- meist Kantonale Gebäudeversicherungsanstalten, teilweise auch offen für andere Versicherungsgesellschaften)
- deckt Elementarschäden ab (Wasser, Feuer, Sturmschäden)
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In vielen Kantonen obligatorisch über die kantonale Gebäudeversicherung (GVG).
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Keine kantonale Gebäudeversicherung in GE, UR, SZ, TI, AI, VS, OW. Abschluss bei einer privaten Versicherung obligatorisch (UR, SZ, OW) bzw. dringend empfohlen (GE, TI, VS, AI)
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Deckt Folgen von Feuer (u.a. Brand, Explosion, Blitz) und Elementar-Ereignisse (Sturm, Hochwasser, Überschwemmung, Hagel, Lawine, Schneedruck, Felssturz, Steinschlag, Erdrutsch) ab
Gebäude-Haftpflichtversicherung:
Haftungssummen können in Millionenhöhe liegen – kein Eigentümer möchte anteilsmässig haften müssen.
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Bei einem privaten Versicherer. Versicherungssumme mind. 5 Mio. üblich. Selbstbehalt oft keiner oder minimal (z.B. 200)
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Deckt Schäden gegenüber Dritten, welche durch fehlerhafte Konstruktion oder mangelhafter Unterhalt entstehen. Wie z.B. Sturz auf vereistem Weg oder wegen defektiver Beleuchtung, Fassadenteile lösen sich
Wasser:
Wasserschäden gehören zu den häufigsten in STWEG-Liegenschaften. Die Suche nach Lecks und die Behebung von Folgeschäden (Parkett, Verfärbungen, Trocknung) ist oft sehr teuer
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In der Regel bei einem privaten Versicherer zu vereinbaren. In einigen Kantonen (z.B. AG) offerieren die kantonalen Gebäudeversicherer (GVG) vorteilhafte Lösungen
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Umfasst das ganze Haus d.h. die gemeinsam benutzten Räume als auch die privaten Wohnungen/Räume
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Deckt Schäden durch austretendes Leitungswasser, defekte Rohre/Boiler, Rückstau, Folgeschäden bei Wassereinbruch durch Dächer, Regenwasser aus Dachabläufe. In der Regel sind auch Lecksuche sowie Freilegung defekter Leitungen versichert.
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Selbstbehalt i.d.R. tief (0-1’000). Versicherungssumme meist unbeschränkt, mit Ausnahme von Lecksuche sowie Freilegung (mind. 10'000 sind zu empfehlen).
Glas:
Glasbrüche sind häufig und können sowohl die gemeinsam benutzten Räume oder auch die privaten Wohnungen betreffen. Im Gegensatz zur privaten Hausratversicherung wird hier der Neuwert (nicht Zeitwert) vergütet.
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Minimaler Deckungsumfang umfasst Fenster, Türverglasungen in den gemeinsam benutzten Räumen
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Zusätzlich können auch Schäden in den privaten Wohnungen/Räumen versichert werden. Deckung umfasst damit auch Lavabos, Badewannen, Glaskeramikherd und Abdeckungen aus Stein/Marmor.
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Versicherungssumme oft 2'000 bis 5'000 oder unbegrenzt. Selbstbehalt i.d.R. keiner oder nur tief (200)
Erdbeben-Versicherung:
Regionen mit erhöhtem Risiko (BS, VS). Eine Hypothekarschuld bleibt bestehen, auch wenn das Gebäude infolge eines Erdbebens beschädigt wird.
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Ist keine obligatorische Deckung. Wenige Kanton wie BS, ZH bieten einen gewissen Schutz mit hohem Selbstbehalt. Bei einem grossen Schadenereignis werden die zur Verfügung stehenden Summen nicht genügen
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Zusätzlicher/separater bei einem privaten Versicherer zu prüfen. Zur Verfügung stehende Versicherungssumme und Selbstbehalt unterscheiden sich oft
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Teuer bzw. risikoabhängig (Kanton BS + VS sicherer teurer)
Allrisk-/ "DIC" (Difference in Conditions)
Allrisk: Deckt alle Schäden, die nicht explizit ausgeschlossen sind (z. B. Konstruktionsfehler, Bedienfehler, Unterhaltsfehler).
DIC (Difference in Conditions): Ergänzt die obligatorische Feuer-/Elementar-Versicherung um zusätzliche Risiken oder erweiterte Bedingungen (z.B. Sonnenstoren)
Wann sinnvoll: Wertvolle, moderne oder technisch komplexe Gebäude. Liegenschaften mit teuren Fassaden oder Spezialkonstruktionen. Eigentümer mit erhöhtem Sicherheitsbedürfnis
Erweiterte Deckung («Extendend Coverage»):
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Ist oft ein Paket an Deckungen wie z.B. Schäden durch Wildtiere/Insekten, böswillige Beschädigungen, Vandalismus, Einbruch-/Diebstahlschäden an Gebäude, Fahrzeuganprall und Gebäudeeinsturz, austretende Flüssigkeiten + Gase
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Versicherungssumme oftmals beschränkt. Selbstbehalt nach Vereinbarung
Wann sinnvoll: Ist ein umfassenden Paket, das in der Regel für eine tiefe Prämie zu vereinbaren ist.
Rechtsschutz:
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Rechtliche Streitigkeiten mit Handwerkern, Nachbarn, Dienstleistern, Versicherungen
Warum sinnvoll: Anwalts-, Gerichts- und Gutachterkosten können hoch sein. STWEG hat regelmässig Konfliktrisiken (Baumängel, Werkverträge, Versicherungsfragen).
Technische Anlagen:
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Deckt Beschädigungen (äussere Einwirkung und/oder innere Ursachen) an technischen Anlagen.
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Deckung sinnvoll bei teuren Anlagen wie Lifte, Heizung, Wärmepumpe, Lüftung, Solaranlagen, automatische Garagentore, Zutritts- oder Gegensprechanlagen
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Versicherungssumme oft beschränkt auf z.B. 20'000. Selbstbehalt z.B. 500 ist üblich
Wann sinnvoll: Bei teuren technischen Anlagen wie z.B. Solaranlagen
Bauwesen-/Bauherrenhaftpflicht (bei Renovationen, Um-/Anbau):
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Deckt Schäden bei Bauprojekten ab. Eigenschäden (Bauwesen) und Drittschäden (Bauherrenhaftpflicht)
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Viele Zusatzversicherungen wie z.B. Schäden an bestehenden Bauten möglich
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Selbstbehalt oft 500 oder 1’000
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Einige private Versicherer sehen einen «Gratis-Deckung» im Rahmen der bestehenden Gebäude-Versicherung bei kleineren Bauvorhaben (bis 100'000 oder 200'000 Bauvolumen) vor.
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Bauzeitversicherung bei der Kantonalen Gebäudeversicherung immer prüfen. Wertvermehrende Bausumme ist zu versichern. Nach Abschluss der Bautätigkeit ist die Versicherungssumme bei der Feuer-/Elementarschaden-Versicherung und den privaten Versicherungen zu prüfen.
Wann sinnvoll bzw. zwingend: Bei Sanierungen von Dach, Fassade, Leitungen oder Lift, Erweiterungen, Um-/Anbauten. Insbesondere Bauherrenhaftpflicht wichtig, Bauwesen ist bei grösseren Projekten mit vielen Baubeteiligten empfehlenswert.
Unfallversicherung (oblig. UVG):
Beschäftigt die Gemeinschaft einen Hauswart im Angestelltenverhältnis, so ist eine Unfallversicherung abzuschliessen. Bei kleineren Monatsentschädigungen (bis ca. 500.- pro Monat) sind Pauschalversicherungen um CHF 100.- pro Jahr möglich. Fehlt eine solche Versicherung und ein Hauswart erleidet einen Unfall, so haftet jeder Stockwerkeigentümer im Rahmen seiner Eigentümerhaftung.
Soziallversicherungen mit Mitarbeitenden mit einem grösseren Monatsgehalt:
Hat eine grössere Gemeinschaft Lohnauszahlungen von über CHF 2'400.- (Ansätze wechseln jedes Jahr), so sind je nach Lohnsumme auch Sozialversicherungen wie AHV, ALV, KTG (Krankentaggeld) und unter Umständen auch BVG-Beiträge zu deklarieren und zu entrichten.
Anbieter / Prämien
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Feuer/Elementarschäden: i.d.R. bei den kantonalen Gebäudeversicherern. Prämie nicht verhandelbar
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Übrige Deckungen wie Wasser-, Gebäudehaftpflicht-, technische Anlagen-Versicherungen: Angebote einholen bei privaten Versicherern wie Allianz, AXA, Baloise, Helvetia, Mobiliar, Zurich und Prämien/Leistungen vergleichen. Prämienunterschiede teilweise beachtlich insbesondere Erdbeben + technische Anlagen
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Bauwesen/Bauherrenhaftpflicht: falls möglich und wirtschaftlich vertretbar, ist die Bau-Versicherung beim bestehenden privaten Versicherer für Wasser etc. zu vereinbaren. Damit werden Abgrenzungs-Diskussionen im Schadensfall vermieden
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Prämie ist abhängig von der Grösse der Liegenschaft, der Bauart (Flachdach, Boden-/Deckenheizungen), Alter, Schadenhistorie, Lage und Art der Liegenschaft (wird ein Teil der Liegenschaft gewerblich genutzt, ist die Prämie etwas höher)
Seiten-Nr. 06_01_06
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Laufender Unterhalt:
Zum laufenden Unterhalt gehören:
- Instandhaltung der vorhandenen Technik (Heizung / Lift / Kanalisation / etc.); häufig mit Service-Abos abgedeckt
- Reinigung der allgemeinen Flächen (in der Regel durch Hauswartung)
- Umgebungsarbeiten (Reinigung und Pflege)
- Winterdienst (Sicherstellung der Sicherheit von Bewohnern und Besuchern)
- periodische Kontrollen von Rauchgasanlagen / etc.
Der laufende Unterhalt ist in der Regel gut absehbar und wird meist über das Budget auch entsprechend berücksichtigt. Wird das Budget an der Versammlung angenommen, bedeutet dies somit auch, dass diese Unterhaltsarbeiten genehmigt sind und keiner weiteren Zustimmung seitens der Eigentümer bedürfen.
ausserordentliche Unterhaltsarbeiten:
Fallen ausserordentliche Unterhaltsarbeiten an (z.B. Reparatur Lift / Total-Ausfall Brenner / defekte Gegensprechanlage) und wurden diese Arbeiten weder budgetiert noch an der letzten Versammlung thematisiert, so kann die Verwaltung innerhalb der Kompetenzsumme die notwendigen Schritte einleiten um die defekten Teile wieder in Ordnung zu bringen. Übersteigen die Reparaturkosten die Kompetenzsumme so ist je nach Formulierungen im Verwaltungsvertrag entweder mit den Delegierten Kontakt aufzunehmen oder es braucht eine ausserordentliche Versammlung, um diesen Schaden zu behebe. Zirkularbeschluss wäre ebenfalls möglich. Jedoch ist zu bedenken, dass dieser der Zustimmung aller Eigentümer bedarf.
Kann aufgrund des defekten Teils weiterer Schaden für die Gemeinschaft entstehen, handelt es sich um eine dringende Massnahme, welche ohne vorgängigen Beschluss der Gemeinschaft durch die Verwaltung ebenfalls in Auftrag gegeben werden kann. Siehe dazu untenstehendes Register 09 "Dringliche Massnahmen"
Seiten-Nr.: 06_01_07
Die Technischen Einrichtungen in den Immobilien werden immer komplexer und elektronischer. Teilweise ist es für einen Aussenstehenden nicht mehr möglich, hier Eingriff zu nehmen (z.B. Lift oder PV-Anlage). Daher sollten geeignete Service-Abos abgeschlossen werden, welche auch im Bedarfsfall einen Noteinsatz der Fachkräfte vor Ort erlauben (z.B. Heizung, Lift, etc.). Nachstehend sind einige dieser Einrichtungen mit Empfehlungen aufgeführt:
Heizung
Warmwasseraufbereitung
kontrollierte Lüftung
Klimaanlage
Entfeuchtungsgeräte
Kellerlüftung
PV- und Solaranlagen
Lift
Autolift
Brandmeldeanlage
Dachfensteröffner
Gegensprechanlage
Seiten-Nr. 06_01_08
Was sind dringliche Massnahmen:
Hier handelt es sich um Ereignisse, welche dringend behoben werden müssen, wie z.B. Wasserrohrbruch oder Meldung über sich stark ausbreitende Risse in der Tiefgarage, usw.
Erstmassnahmen:
Solchen Ereignissen ist höchste Priorität zuzuordnen. Einerseits um weiteren Schaden zu vermeiden anderseits aber auch um allenfalls das Problem zu beheben. Ein Wasserrohrbruch bedarf eines schnellen Handelns von entsprechenden Handwerkern und allenfalls auch der Notfalldienste wie Feuerwehr um vorhandene Überschwemmungen im Haus abzupumpen.
Stark zunehmende Risse hingegen verlangen eine sofortige Schliessung der Tiefgarage sowie der darüberliegenden Flächen. Steht das Haus auf dieser Tiefgarage ist unter Umständen auch eine Evakuierung anzuordnen, bis Fachkräfte die Situation und das Risiko einschätzen können.
Für die Erstmassnahmen dieser Ereignisse ist die Verwaltung (oder auch ein einzelner Eigentümer) befugt, notwendige Massnahmen einzuleiten, wie z.B. das Aufbieten einer Firma für die Freilegung der Wasserleitung und dem Ersatz des notwendigen Zuleitungsrohrs. Bei der Tiefgarage kann evtl. mit einer Spriessung (Anbringung von stützenden Holzstämmen) die Situation so behoben werden, dass danach untersucht und beurteilt werden kann, wie weiter vorgegangen wird.
Reparatur und weiteres Vorgehen:
Wird beim Wasserrohrbruch mit einer neuen Leitung dafür gesorgt, dass die Liegenschaft wieder mit frischem Wasser gespiesen werden kann, bedarf es beim Beispiel der Tiefgarage weitergehende Abklärungen, welche nebst der Haftungsfrage evtl. auch verschiedene Ausführungen zur Behebung des Schadens und der Wahrung der Sicherheit das weitere Vorgehen skizzieren werden.
Information an die Bewohner resp. Eigentümer und Behörden:
Es ist auch sicher zu stellen, dass die Bewohner dieser Liegenschaft entsprechend informiert werden über Schaden und das weitere Vorgehen und allenfalls vorübergehende Ersatzmassnahmen (z.B. wo parkieren). Bei vermieteten Einheiten sind die aktuellen Bewohner wie auch die Eigentümerschaft der entsprechenden Einheit zu informieren über Verhaltensmassnahmen (z.B. kein Wasser verwenden).
Im Beispiel der einsturzgefährdenden Tiefgarage sind auch die Behörden und die Notfalldienste entsprechend zu informieren, dass im schlechtesten Fall die Rettungskräfte über die bisherigen Ereignisse und Massnahmen informiert sind.
Aufbieten der Versicherung:
Ebenfalls sind Versicherung(en) umgehend zu informieren, damit die Schadensexperten, die Situation frühzeitig besichtigen und allenfalls auch Notmassnahmen aufgrund deren Erfahrungen einleiten oder empfehlen können.
Seiten-Nr. 06_01_09
Bauvorhaben in der Nachbarschaft:
Jeder Stockwerkeigentümer wie auch die Gemeinschaft als solches haben das Recht, Einsicht in die Bauvorhaben in der näheren Umgebung zu bekommen und allenfalls Einsprache zu erheben.
Einsprache eines einzelnen Eigentümers:
Einsprache der Gemeinschaft:
automatische Information über Bauvorhaben in der Nachbarschaft:
Seiten-Nr.: 06_01_11
Planung Erneuerungsfonds:
Die Planung des Erneuerungsfonds ist eine wesentliche und wichtige Angelegenheit im Stockwerkeigentum. Wurde bisher empfohlen aufgrund eines %-Satzes des Gebäudeversicherungswertes die Einlagen in den Fonds zu planen, so kommt zunehmend die Einsicht, dass dies aufgrund der Bausubstanz und der zu erwartenden Erneuerungen der allgemeinen Bauteile zu erfolgen hat (s. dazu auch Seite 07_05_02: "Erneuerungsfonds langfristig und seriös geplant".
Entnahmen aus dem Erneuerungsfonds:
In den meisten Reglementen ist umschrieben, dass für Entnahmen aus dem Erneuerungsfonds ein Beschluss der Gemeinschaft zu Grunde liegen muss. Im Verwaltungsvertrag kann vereinbart werden, dass zusammen mit einem Vertreter der Gemeinschaft (Delegierter oder Revisor) dringend benötigte Liquidität aus dem Erneuerungsfonds entnommen werden kann. Da die Gemeinschaft den Verwaltungsvertrag an einer Versammlung genehmigt, wird auch dieser Zusatz gebilligt. Es ist jedoch empfehlenswert, diesen Zusatz im Protokoll separat aufzuführen. Trotz Möglichkeiten, sich aus dem Erneuerungsfonds zu finanzieren, ist damit höchste Vorsicht geboten, damit im Falle eines dringenden Ersatzes eines allgemeinen Bauteiles noch genügend Geld zur Verfügung steht. Auch sollte darauf geachtet werden, dass diese Entnahme spätestens mit der nächsten Abrechnung wieder ausgeglichen wird und das Geld wieder in den Fonds zurückfliessen kann.
Stichworte zum Erneuerungsfonds:
In einem Artikel von Beat Salzmann "Bemerkungen und Zitate zum Schlussbericht Alternative Finanzierung" werden einige Punkte aufgezählt, welche häufig bei der Berechnung für die Notwendigkeit der Einlage in den ERF ausser acht gelassen werden. ->Link zum Artikel
Unterschriftenregelung auf den Konten des Erneuerungsfonds:
Die vorhandenen Geldwerte des Erneuerungsfonds sind ein wichtiger Teil einer Eigentümergemeinschaft. Deshalb sollte hier die Sicherheit hoch geschrieben werden. Empfehlenswert wäre auf diesen Konten Kollektivunterschrift zu zweit zu hinterlegen. Vertreter der Verwaltung und Vertreter der Gemeinschaft.
Reservefonds:
Zusätzlich zum Erneuerungsfonds ist das Errichten eines Reservefonds oder Stock empfehlenswert. Der Reservefonds ist eine einmalige Einzahlung der Eigentümer und verbleibt auf dem Kontokorrent der Gemeinschaft. Er dient dazu, Liquiditätsengpasse, nicht vorher absehbare Ereignisse oder Zahlungsverzug von Eigentümern abzufedern, ohne dass die Verwaltung Geld vom Erneuerungsfonds holen muss um den Verpflichtungen der Gemeinschaft nachzukommen.
Seiten-Nr. 06_01_12
Datenschutz für die Verwaltung:
Das revidierte Datenschutzgesetzt (revDSG) vom Sept. 2023 greift auch bei Stockwerkeigentümergemeinschaften resp. deren Verwaltungen. Schützenswerte Daten einzelner Personen dürfen nicht ohne weiteres an Dritte weitergegeben werden. Weitere Ausführungen unter dem Kapitel "Datenschutz"; rev. DSG Sept. 2023.
Aus Sicht der Verwaltung schränkt das rev. Datenschutzgesetz die Bekanntgabe von Informationen über die Gemeinschaft und deren Eigentümer recht stark ein. Bei Abgabe von Dokumenten (z.B. auch im Protokoll) sollte deshalb ein entsprechender Hinweis wie z.B. "Wir weisen Sie darauf hin, dass dieses Dokument den Datenschutzbestimmungen (revDSG) untersteht und die hier gemachten Angaben nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen."
Datenschutz für die einzelnen Stockwerkeigentümer:
Auch die Stockwerkeigentümer unterliegen der Einhaltung des rev. DSG. Demnach ist bei der Weitergabe von Bewohnerdaten bei vermieteten Einheiten an Dritte Diskretion geboten.
Umfassende Informationen zum Datenschutz für Verwaltungen:
Bei den Musterdokumenten findet sich eine Sammlung von Musterdokumenten und Beschreibungen im Zusammenhang mit dem Datenschutz. Zudem finden immer wieder Kurse über diese Thematik statt. Es wird empfohlen, sich dieser Thematik insbesondere als Verwaltung seriös anzunehmen.
Seiten-Nr. 06_01_13
Dies ist einer der Gründe, weshalb die Suche nach belastbaren Verwalter und Verwalterinnen zunehmen schwierig wird.
Seiten-Nr. 06_01_14
Haftbarkeit der Verwaltung:
Entsteht der Gemeinschaft aufgrund des Verhaltens der Verwaltung ein Schaden, so kann die Verwaltung zur Rechenschaft gezogen werden. Eine Verwaltung kann zudem haftbar gemacht werden, wenn sie grobfahrlässig handelt und daraus ein Schaden für die Gemeinschaft entsteht. Es muss jedoch immer ein Schaden nachgewiesen werden, welcher nicht mehr korrigiert werden kann.
Beispiele:
- Trotz mehrmaliger Ermahnung durch die Eigentümer, unterlässt es die Verwaltung zu kontrollieren, ob die Wasserzuleitung noch intakt ist. Entsteht nun tatsächlich ein Wasserschaden aufgrund der Nicht-Erledigung dieser Pendenz, kann die Verwaltung zu einem grossen Teil haftbar gemacht werden.
- Die Verwaltung überschreitet die Kompetenzsumme für den Ersatz des gemeinsamen Waschturms in der Waschküche. Die Verwaltung hat jedoch gehandelt, da es sich um ein allgemeines Teil handelt und weiteren Schaden vermieden. Ein Schaden in dem Sinne des Wortes entsteht für die Gemeinschaft nicht, somit ist die Verwaltung nicht haftbar.
- Die Verwaltung unterlässt es die Verrechnungssteuer von CHF 12.50 in Bern zurückzufordern. Damit ist der Gemeinschaft ein Schaden entstanden und die Verwaltung haftet für diesen Betrag.
Seiten-Nr. 06_01_15
Nutzt der Eigentümer die Einheit nicht für sich selbst, so sind für diese Einheiten einige Punkte zu beachten:
Trennung der Buchhaltung für die vermieteten Einheiten:
Diese haben mit dem Mandat der Verwaltung der Stockwerkeigentümergemeinschaft grundsätzlich nicht viel zu tun. Daher sind Aufträge, Geldfluss und Bankkonten strikte zu trennen.
Information:
Überlässt der Eigentümer seine Einheiten Dritten, so ist er verantwortlich, dass die Nutzer seiner Einheiten die notwendigen Informationen erhalten, wie dies auch die anderen Stockwerkeigentümer bekommen (Hausordnung, z.B. Info über Wechsel der Hauswartung, Info wg. Reinigung Tiefgarage, etc.)
Wenn diese Einheiten durch die gleiche Verwaltung bewirtschaftet wird:
Werden Stockwerkseinheiten an Dritte vermietet und die Verwaltung übernimmt dieses Mandat des entsprechenden Eigentümers, spricht man von Sub-Verwaltung. Hier ist auf eine strikte Trennung zwischen der Abrechnung der STWE-Einheit und dem erfolgten Mietverhältnis zu achten.
Seiten-Nr. 01_01_16
Anstelle Buchhaltung "nur" Kostenverteilung:
Die Abrechnung für Stockwerkeigentümergemeinschaften ist eigentlich eine reine Kostenverteilung. Die anfallenden Kosten werden aufgrund von vorgegebenen Verteilern, der Anzahl Einheiten und eventueller verbrauchsabhängiger Werde auf die Einheiten verteilt. Eine Buchführung nach "Neuem Schweizer Rechnungslegungsrecht" nach Art. 957ff OR ist nicht gegeben.
Form der Buchhaltung:
Ob die Abrechnung mittels Excel, einer einfachen Finanzbuchhaltung oder mit einer Software, welche speziell für Stockwerkeigentum ausgelegt ist, geführt wird, spielt keine Rolle. Wichtig ist die Transparenz und die Anwendung der Kostenverteilung nach Reglement oder Versammlungsbeschlüssen.
Bilanz:
Nach wie vor werden teilweise keine Bilanzen abgegeben. Im Sinne einer gut geführten Buchhaltung, wäre eine Bilanz jedoch von Vorteil und gibt der Abrechnung auch einen professionelleren Eindruck.
Jahresabrechnung:
Auf Seiten 06_03 "Jahresabrechnungen und Jahresbudget" wird detailliert auf den Jahresabschluss eingegangen.
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Grundsätzliches:
Wurde vor Jahren dem Mahnwesen im Stockwerkeigentum noch wenig Gewicht beigemessen, so ist spätestens seit Covid allen bewusst geworden, dass sich die finanzielle Situation einzelner Eigentümer sehr schnell ändern kann. Es ist daher dringend zu empfehlen, auch im Stockwerkeigentum darauf zu achten, dass die Beiträge an die Gemeinschaft pünktlich überweisen werden, damit die Verwaltung den Verpflichtungen der Gemeinschaft nach kommen kann.
Konsequent kontrollieren:
Auch im Stockwerkeigentum ist es wichtig, dass regelmässig und seriös überprüft wird, ob die Eigentümer mit den Zahlungen à jour sind. Häufig genügen anstelle einer ersten Mahnung ein kurzes Telefonat. Liegt tatsächlich ein Problem vor, dass die betroffene Eigentümerschaft nicht zahlen kann oder will, so ist dies anlässlich eines persönlichen Telefonates schneller herauszuhören. Allenfalls kann ein Weg gefunden werden, um die Situation zu lösen.
Bringt eine erste Abmahnung nichts, empfiehlt es sich, an alle Miteigentümer dieser Einheit einen separaten eingeschriebenen Brie zuzustellen, in welchem man auch darauf aufmerksam macht, dass bei Nichtzahlung die Betreibung eingeleitet werden muss und auch die Gemeinschaft über den Zahlungsengpass in Kenntnis gesetzt werden muss. Dieses Argument hilft häufig, dass die offenen Beträge dann überwiesen werden.
Eintrag als Stockwerkeigentümer-Pfandrecht:
Auf die zurückliegenden 3 Geschäftsjahre, für welche die Abnahme der Gemeinschaft vorliegt, kann ein Pfandeintrag beim zuständigen Gericht, in welchem sich die Immobilie befindet, provisorisch beantragt werden. Auf einigen Seiten der Kantonalen Behörden kann das weiter Vorgehen anhand eines Formulars oder einer Checkliste eingesehen werden. Auf der Website der Grundbuch- und Konkursämter des Kanton Zürichs ist ein entsprechendes Vorgehen unter "Gesetzliche Pfandrechte" aufgeschaltet.
Für Verwaltungen, welche dies nicht allzu oft machen müssen, empfehlen wir, einen Fachanwalt beizuziehen, damit dies von Anfang an korrekt und sauber in die Wege geleitet wird. Es wurde schon festgestellt, dass die unterschiedlichen Gerichte im gleichen Kanton andere Kriterien setzen. Daher sind Vorabklärungen notwendig.
Zudem muss die Gemeinschaft in Kenntnis gesetzt werden, da die Chance da ist, dass es einen Totalausfall geben könnte, wofür dann die solidarische Haftung unter den Eigentümern zum Tragen kommt. Somit muss jeder Eigentümer wissen, in welchem Risiko er sich befindet. Und je kleiner die Gemeinschaft, desto grösser der prozentuale Anteil am Verlust.
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Die Firma IMMO-Support GmbH hat eine ganze Reihe von Musterdokumenten und Checklisten im Zusammenhang mit deren Kursen erstellt. Diese Checklisten sind äusserst nützlich und können im Downloadbereich der IMMO-Support GmbH oder hier bei uns bei den Musterdokumente bezogen werden:
Checkliste neue Stockwerkeigentümer-Gemeinschaft:
Checkliste Arbeitsabläufe im Stockwerkeigentum:
Checkliste der Informationen an der ersten Versammlung einer neuen STWEG:
Siehe hierzu auch Fachseite 06_02, Register 07 (Erstinformationen bei neuer Gemeinschaft)
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