06_03 Jahresabrechnung & Budget

Jahresabrechnung & Budget & Inkasso

Das Erstellen der Jahresabrechnung ist einer der zentralen Aufgaben der Verwaltung. Wurden früher nur die Kosten aufgelistet und diese meist nach Wertquoten verteilt, so erwarten heute die Eigentümer nebst einer transparenten Kostenverteilung meist auch eine Bilanz. Wurden in den Anfängen des Stockwerkeigentums die Kosten meist nur nach Wertquoten oder Anzahl Wohnungen verteilt, so ist heute der Trend zu möglichst verbrauchsabhängigen Kostenverteilern. Dies führt oft aus subjektiver Sicht zu Fragen zum Beispiel bei den Liftkosten.

Massgebend für die Verteilung ist die Formulierung im Reglement, welche jedoch jederzeit durch einen Versammlungsbeschluss abgeändert werden kann. Es ist auch darauf hinzuweisen, dass mit der Genehmigung der Jahresabrechnung auch die Verteilung der Kosten genehmigt wird. Somit gilt die letzte genehmigte Abrechnung eigentlich als Basis für die kommende Abrechnung.

Das Budget einer Gemeinschaft ist eine zu erwartende Gesamtsumme für die kommende Abrechnungsperiode. Dieses sollte seriös aufgestellt werden und nebst den wiederkehrenden Kosten auch bereits bekannte Unterhaltsarbeiten und ausserordentliche Kosten genügend berücksichtigen. Zudem ist empfehlenswert, dass mit einer Budgetreserve von ca. 10% gearbeitet wird, um allfällige Mehrkosten ohne Nachforderungen an die Eigentümer abdecken zu können.

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Pflicht der Abrechnung:

Gem. Art. 712m, Abs. 4 hat die Abrechnung mit der Verteilung der Kosten auf die Eigentümer jährlich zu erfolgen.

Um Ende Jahr den einzelnen Eigentümern eine Übersicht der angefallenen Kosten geben zu können, ist es sinnvoll, wenn eine saubere Buchhaltung geführt wird. Die Buchhaltung untersteht jedoch nicht der neuen Rechnungslegung nach Art. 957, OR. Grundsätzlich handelt es sich auch primär um eine Kostenverteilung einer Abrechnungsperiode. Das heisst, Zahlungen die stattgefunden haben, werden aufgrund der verschiedenen Verteilschlüssel den einzelnen Einheiten belastet.

Somit gilt die Verteilung nach Zahldatum und nicht nach Leistungszeitraum. Damit kann auf Abgrenzungen verzichtet werden, womit die Gefahr von Liquiditätsproblemen kleiner wird.

Form der Abrechnung:
In welcher Form die Abrechnung erstellt wird, spielt keine Rolle. Dies kann mit Excel erstellt werden oder es kann eine einfache Buchhaltungs-Software oder auch eine speziell auf Stockwerkeigentum ausgerichtete Software zur Anwendung kommen. Wesentlich ist die Transparenz und Verständlichkeit der Abrechnung.

Genehmigung der Abrechnung:

Die Abrechnung wird an der nächsten Versammlung der Stockwerk- oder Miteigentümer mit dem einfachen Mehr genehmigt. Beim Protokolleintrag ist darauf zu achten, dass sowohl die Abrechnung, als auch die Kostenverteilung durch die Gemeinschaft genehmigt wird.

Handänderungen:

Bei Verkäufen ist grundsätzlich per Ende der Abrechnungsperiode nur mit derjenigen Eigentümerschaft abzurechnen, welche im Grundbuch per Abrechnungsstichtag eingetragen ist. Denn nur auf dieser kann allfällig eine Grundpfandforderung eingetragen werden. Gab es während der Abrechnungsperiode eine Handänderung, ist es Sache zwischen Käufer und Verkäufer dies aufzuteilen und sollte im Kaufvertrag geregelt sein. Eine Zwischenabrechnung vor Ablauf der Abrechnungsperiode ist nicht möglich. Wird die Verwaltung gebeten, zwischen Käufer und Verkäufer eine pro rata-Abrechnung zu erstellen, kann dies durchaus kostenpflichtig erfolgen.

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Mit oder ohne Bilanz:

Nach wie vor sind Abrechnungen ohne Bilanz anzutreffen. Für eine saubere und den heutigen Ansprüchen genügende Buchführung einer STWEG ist das Führen einer Bilanz Voraussetzung, um einen klaren Nachweis der vorhandenen Vermögenswerte und des Erneuerungsfonds zu erhalten.

Gewinn und Verlust:
Eine Erfolgsrechnung mit Ausweis von Gewinn oder Verlust gibt es im Stockwerkeigentum eigentlich nicht. Die Abrechnung einer Stockwerkeigentümergemeinschaft ist eine reine Kostenabrechnung. Sämtliche Kosten werden den einzelnen Einheiten aufgrund ihrer Anteile berechnet und mit den bisherigen Akonto- oder Budgetzahlungen verrechnet. In dem Sinne gibt es gegenüber einem Budget einen Überschuss (was dem Gewinn entspricht) oder eine Unterdeckung (was einem Verlust gleich kommt).

Ausbuchung Überschuss:

Ebenfalls ist immer wieder anzutreffen, dass ein allfälliger Überschuss (also höher Budgetiert, als effektive Kosten vorhanden) in den Erneuerungsfonds eingelegt wird. Dies mag aus Sicht des ERF sogar löblich sein, aber ist nicht korrekt. Ein Überschuss ergibt sich aus dem Total der verschiedenen Verteilschlüssel (Heizkosten, Unterhalt, Verwaltung, etc.). Die Einlage in den ERF hat jedoch in der Regel nach Wertquoten zu erfolgen.

Aufbau Kontoplan nach KMU

Wird mit einer Standard-Software für die Buchhaltung gearbeitet, geben die meisten SW-Lieferanten auch einen Musterkontoplan für STWEG mit. Ansonsten wäre ein Kontoplan nach KMU für STWEG zu empfehlen. Musterkontopläne finden Sie bei den Musterdokumenten.

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Abrechnung erstellen:

Wird während des Jahres laufend gebucht, gibt das Erstellen der Abrechnung kein grosser Aufwand mehr. Es ist auch immer zu beachten, dass Stockwerkeigentümer häufig keine Buchhaltungskenntnisse haben. Daher sind ist die Abrechnung verständlich aufzubauen und die Buchungstexte aussagekräftig.

Kostenumlagen:

Oft müssen noch Kosten auf andere Verteiler oder Nutzergruppen umgelegt werden. Z.B. bei einer grösseren Gartenanlage der Anteil Wasser für die Sommermonate zu Lasten der Allgemeinheit. Hier empfiehlt es sich mit Pauschalen zu arbeiten.

Kosten Tiefgarage:

Je nachdem, wie die Tiefgarage begründet wurde, bedarf es auch noch einer Umlage gewisser Kosten auf die Tiefgarage. Fehlt für die Tiefgarage z.B. ein eigener Stromzähler, kann wiederum eine Pauschale jeweils z.L. der TG-Kosten umgebucht werden. Versicherungen und Verwaltungskosten sollten ebenfalls umgebucht werden, sofern nicht separate Rechnungstellungen erfolgen. Die Umbuchung kann auch im Rahmen der Wertquoten der Tiefgarage erfolgen.

Kontroll-Arbeiten:

Es ist zu empfehlen, dass bereits 1-2 Monate vor Abrechnungsstichtag (z.B. 31.12.) diverse Positionen in Bilanz und den Kostenkonten überprüft werden, damit allfällige Korrekturen noch vor Ablauf des Abrechnungszeitraumes bereinigt werden können. Unter den Musterdokumenten findet sich auch eine Checkliste für die Jahresabschlüsse.

Zu den Kontroll-Arbeiten gehören unter anderem:

Wurden die Kosten den richtigen Konten zugewiesen wurden

Sind Buchungstexte aussagekräftig und sauber gestaltet

Sind gem. letztem Budget resp. Protokoll die Aufwendungen richtig verbucht (z.B. neue Briefkastenanlage zu Lasten Jahresabrechnung oder zu Lasten Erneuerungsfonds)

Abgrenzungskonten (TA / TP / Debitoren / Kreditoren / etc.) sollten Saldo null aufweisen oder aufgrund der effektiv aktuellen Bewegungen den Saldo wiedergeben

allenfalls Zahlungen der Eigentümer für die Folgeperiode abgrenzen

Alle Verrechnungen verbucht (z.G. Bezug Allgemeinstrom im UG für Tiefkühler eines Eigentümers, etc.)

Darstellung der Kostenverteilung:

Insbesondere die Kostenverteilung ist je nach eingesetzter Software für die Eigentümer häufig schwierig nachzuvollziehen. Aus der Abrechnung sollte auch ersichtlich sein, welche Kosten mit welchem Verteilschlüssel auf die einzelnen Einheiten abgerechnet wurden.

Umfang der Abrechnung zu Handen der Eigentümer:

In der Praxis ist hier vieles zu sehen: von 2 bis 50-Seitige Abrechnungen. Für eine optimale Kontrolle ohne allzu viel Seiten sind wesentlich die Bilanz (mit Saldobestätigung der Bankkonti), Nachweis Erneuerungsfonds (s. folgendes Register), die Kostenaufstellung mit Budgetvergleich, Kosten im Detail sowie die Verteilung der Kosten auf die Einheiten nach Verteilschlüssel und auch die Zusammenstellung der Eigentümerzahlungen.

Revisions-Unterlagen:

Für die Revisoren kann durchaus eine detailliertere Abrechnung (inkl. Kontoblätter, Bankauszüge, etc.) zur Verfügung gestellt werden.

Einhalten des Datenschutzes:

Abrechnungen enthalten aus Sicht des revDSG schützenswerte oder gar sensible Daten wie z.B. der Wärme- oder Wasserverbrauch je Eigentümer sowie allfällige Zahlungsrückstände. Für die Gemeinschaft ist jedoch eine transparente Abrechnung wichtig und im persönlichen Interesse jedes einzelnen Eigentümers. Dies auch um das Risiko der solidarischen Haftung bei Eigentümern im Rückstand abschätzen zu können. Es ist jedoch auf der Abrechnung zu vermerken, dass die Abrechnungsunterlage nur für die aktuellen Eigentümer bestimmt sind.

Muss z.B. eine Abrechnung infolge Verkauf an einen potenziellen Käufer weitergegeben werden, sind Namen und sensible Informationen zu schwärzen.

Belege mit wertvermehrendem Charakter:

Wurden Verbuchungen mit wertvermehrendem Charakter vorgenommen und nicht über den Erneuerungsfonds bezahlt, sind diese Belege aufzubewahren oder den Eigentümern abzugeben. Im Falle eines Verkaufs kann der Eigentümer bei der Grundstückgewinnsteuer seinen Anteil an dieser Rechnung in Abzug bringen. Werden die Kosten über den Erneuerungsfonds beglichen, so sind diese in der Regel nicht mehr abzugsfähig gei der GGSt, da die Einlagen in den Erneuerungsfonds steuertechnisch bereits in Abzug gebracht wurden.

Ab 2028 (mit Abschaffung des Eigenmietwertes) könnte sich diese Praxis verändern.

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Warum Nachweis Erneuerungsfonds:

Viele Eigentümer sind nicht in der Lage, Bilanzen richtig zu lesen. Um aufzuzeigen, dass die verbuchten Werte im Zusammenhang mit dem Erneuerungsfonds stimmen empfiehlt es sich, eine separate Aufstellung gem. nachfolgendem Beispiel zu erstellen.

Positionen im Zusammenhang mit dem Erneuerungsfonds:

Der im Saldoausweis der Bank angegebene Saldo muss häufig aus verschiedenen Positionen zusammengestellt werden. Untenstehendens Beispiel (PDF) zeigt auf, wie dies erstellt werden kann. Dieser Nachweis kann der Jahresabrechnung beigelegt werden und gibt auch der Verwaltung den Nachweis, dass der ERF korrekt verbucht wurde.

Beispiel eines Nachweis Erneuerungsfonds

Die Vorlage kann bei den Musterdokumenten abgeholt werden.

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Vermögensausweis:

Gibt auf den Stichtag (meist Abrechnungsstichtag der gemeinschaftlichen Kosten) der Anteil jedes einzelnen Eigentümers an den Vermögenswerten der Gemeinschaft (Bankkonto / Erneuerungsfonds) an. Die Eigentümer haben diese Aufstellung ihren persönlichen Steuern zu deklarieren und die Aufstellung beizulegen.

Verrechnungssteuer bei Stockwerkeigentümer-Gemeinschaften:

Bei STWEG darf auf dem Vermögensausweis nur der Bruttozins angegeben werden. Der Anteil Verrechnungssteuer ist zu unterdrücken, da die Verwaltung die Rückforderung der Verrechnungssteuer vornimmt. Der Anlagewert und der Bruttozins ist vom Stockwerkeigentümer in seiner persönlichen Steuererklärung im Wertschriftenverzeichnis anzugeben.

Verrechnungssteuer bei Miteigentümer-Gemeinschaften:

Im Gegensatz zu den Stockwerkeigentümergemeinschaften müssen die Miteigentümer die Verrechnungssteuer zurückfordern. Deshalb ist auf dem Vermögensausweis der Miteigentümer nebst dem Anlagewert der Bruttozins und der VSt-Abzug anteilmässig zu deklarieren. Diese Werte muss der Eigentümer dann in seiner Steuererklärung entsprechend im Wertschriftenverzeichnis angeben.

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Grundsätzliches:

Erhält die Gemeinschaft auf den Anlagewerte (KK und ERF-Konten) Zinsen, so wird je nach Anlageart und Höhe des Zinses die Verrechnungssteuer automatisch abgezogen. Die Verwaltung erstellt per Jahresende einen Vermögensausweis mit Angabe der einzelnen Vermögenswerte (Banksaldi KK und ERF) sowie der entrichteten Zinsen und den abgezogenen Verrechnungssteuer.

Gem. Art. 55 der Verrechnungssteuer-Verordnung können Stockwerkeigentümergemeinschaften resp. deren Verwaltungen der Anteil der in der Schweiz domizilierten Stockwerkeigentümer zurückfordern. Die einzelnen Eigentümer sind jedoch nach wie vor verpflichtet, sowohl den Vermögensanteil sowie den Bruttozins (im Verhältnis der Wertquoten) in der Steuererklärung zu deklarieren (s. auch BGE 2P.126/1998).

Rückforderung der Verrechnungssteuer bei STWEG:

Durch Deklaration der Zinserträge per Jahresende, kann die Verwaltung bei der Eidg. Steuerverwaltung die Verrechnungssteuer zurückfordern, sofern es sich um eine Stockwerkeigentümergemeinschaft handelt.

Die Rückforderung kann gemäss Anweisung der Eidg. Steuerverwaltung relativ einfach eingereicht werden (-> Link zur ESTV-Seite)

Rückforderung der Verrechnungssteuer bei Miteigentum:

Bei Miteigentum muss jeder Eigentümer im Rahmen seiner Wertquoten über die Steuererklärung die Verrechnungssteuer zurückfordern.

Eigentümer mit Wohnsitz im Ausland:

Für Eigentümer, welche den Wohnsitz im Ausland haben (unabhängig der Nationalität) kann die Verrechnungssteuer nicht zurückgefordert werden. Somit muss immer der WQ-Anteil angegeben werden der Eigentümer, mit Wohnsitz Schweiz (in der Regel 100%).

Ersterfassung und jährliche Deklaration über Webportal der ESTV:

Die Ersterfassung pro Gemeinschaft sowie die jeweilige Deklaration der Vermögenswerte und dem Antrag auf Rückvergütung der VSt kann online über das Webportal der ESTV vorgenommen werden. Infos über die Seite der ESTV-

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Revision in einer STWEG / MEG:

Das Gesetz schreibt für Stockwerk- und Miteigentümergemeinschaften keine Revision vor. Es ist daher im Reglement oder den Versammlungsbeschlüssen zu entnehmen, wie die einzelnen Gemeinschaften dies handhaben. Eine Revision durch jemanden aus der Gemeinschaft ist in der Regel für die Verwaltung hilfreich, können doch noch vor Versand der Abrechnungsunterlagen allfällige Fehler oder Ergänzungen festgestellt werden.

Revisionsbericht:

Auch nicht vorgeschrieben, aber empfehlenswert ist ein Revisionsbericht in welchem der Revisor bestätigt, dass er die Buchhaltung und Abrechnung stichprobenweise kontrolliert und für gut befunden hat. Sind seiner Meinung nach Ungereimtheiten aufgetaucht, so kann er dies im Bericht erwähnen. Die Gemeinschaft entscheidet an der Versammlung, ob die Abrechnung nachgebessert werden muss oder ob die Gemeinschaft der Meinung ist, dass die Abrechnung, so wie sie vorliegt, trotzdem genehmigt werden soll.

Ablehnung Abrechnung durch den Revisor:

Eine Ablehnung der Abrechnung durch den Revisor muss immer quantifiziert werden. Das heisst, er muss umschreiben, was er nicht für in Ordnung befindet.

Seiten-Nr.: 06_03_07
Steuerlich abzugsfähige Kosten:

Nachdem die Gemeinschaft die Abrechnung genehmigt hat, kann die Aufstellung der steuerlich abzugsfähigen Kosten erstellt werden. Die meisten SW-Branchenprodukte haben hierfür eine entsprechende Funktion. Dabei kann auf Stufe Konto oder Buchung angegeben werden, ob dieser Umsatz steuerlich abzugsfähig ist.

Hierzu gibt es kantonale Unterschiede. Für praktisch alle Kantone kann über die Internetseite der jeweiligen Kantonalen Steuerverwaltung eingesehen werden, welche Positionen in welchem Umfang steuerlich abgezogen werden können. Das Total dieser Abzüge (im Rahmen des Anteils des Eigentümers) kann dem Pauschalabzug gegenübergestellt werden. Der für den Eigentümer vorteilhaftere Betrag, kann in der Steuererklärung dann geltend gemacht werden.

Neue Regelung ab 2028:

Mit der Annahme der Initiative für die Abschaffung des Eigentmietwertes vom September 2024, werden voraussichtlich auch die abzugsfähigen Kosten wegfallen. Wie die genaue Regelung aussieht, dürfte anfangs 2027 durch den Bund publiziert werden.

Seiten-Nr. 06_03_08
Budgetierung bei bestehenden Gemeinschaften:

Das Erstellen eines Budgets für eine bestehende Gemeinschaft ist unter Beachtung nachfolgender Punkte keine grosse Sache:

Basis Vorjahres-Werte

Teuerung oder Tarifanpassungen beachten

geplante Reparaturen / Investitionen für das kommende Jahr mitberücksichtigen

allfällige Beschlüsse der letzten Versammlung beachten

Einlage Erneuerungsfonds aktuell oder sollte diese angepasst werden

bei Liquiditätsproblemen oder Zahlungsproblemen mit Eigentümern genügend Reserve ausweisen

Bei STWEG resp. MEG sollten immer etwa 10% Reserve budgetiert werden. Wird dies nicht benötigt, erhalten die Eigentümer eine Gutschrift was wesentlich angenehmer ist, als wenn die Verwaltung zusätzliches Geld einfordern muss.

Budgetperiode:

Da die Versammlung in der Regel 2-4 Monate nach Jahresabschluss stattfindet macht es Sinn, wenn das Budget zwar für die neue Abrechnungsperiode ausgelegt wird, aber die Einzahlungsscheine mit Fälligkeiten z.B. April vom laufenden Jahr bis März des kommenden Jahres ausgestellt werden. Da es sich um Budgetbeiträge handelt, ist die Verschiebung der Periodizität kein Problem.

Budget gültig bis:

Bei der Abstimmung des Budgets und dem entsprechenden Protokolleintrag sollte unbedingt vermerkt werden, dass dieses Budget bis zu einer nächsten Abstimmung gilt. Damit gibt es nach Ablauf dieser Budgetperiode keine Rechtsunsicherheit, welche Beträge geschuldet sind. Eine Ausfall oder eine Verschiebung der Versammlung kann immer wieder vorkommen.

Seiten-Nr. 06_03_09
Budgetierung bei neuen Gemeinschaften:

Das erste Budget einer neuen Gemeinschaft ist eher anspruchsvoll, da nicht auf Vorjahreswerte abgestellt werden kann. Viele Positionen lassen sich aufgrund der Grösse der Gemeinschaft und der Erfahrung der Verwaltung schätzen. Andere Positionen (z.B. Wärme- und Wasserkosten) sind auch abhängig von den Bewohnern und hier empfiehlt es sich, anfänglich grosszügig zu budgetieren.

Welche Bauteile?

Aufgrund der vorhandenen Bauteile ergeben sich gewisse Kosten (z.B. kontrollierte Lüftung mit Filter, etc.), die andere Liegenschaften nicht aufweisen. Hier hilft häufig auch Rücksprache mit dem Bauherrn bezüglich zu erwartender Kosten.

Welche Gemeinde?

Auf den meisten Websites der Gemeinden können die Tarife für Kehricht / Bioabfall / Wasser & Abwasser abgefragt werden und dann entsprechend budgetiert werden. Der durchschnittliche Verbrauch z.B. von Wasser einer 4 köpfigen Familie beträgt in der Schweiz ca. 125m3 pro Jahr.

Spezialitäten?

Weist die Gemeinschaft Spezialitäten auf (z.B. Sauna oder grosse Umgebung mit spezieller Bepflanzung), so sind diese Kosten auch entsprechend zu berücksichtigen.

Pendenzen und Baumängel:

Sind aus der Erstellung der Immobilien noch offene Pendenzen oder Baumängel betreffend der allgemeinen Flächen, ist allenfalls für deren Behebung oder sogar dem Beizug von Spezialisten oder Juristen frühzeitig ein genügender Betrag einzusetzen.

Genug Reserve:

Bei neuen Liegenschaften empfiehlt es sich, 20% Reserve einzubauen, damit keine Zusatzeinschüsse bereits am Anfang des Mandats verlangt werden müssen.

Erneuerungsfonds:

Viele Reglemente haben nach wie vor die Formulierung, dass die Einlagen in den Erneuerungsfonds erst ab dem 3. Betriebsjahr geleistet werden müssen. Das widerspricht der Tatsache, dass die Liegenschaft ab dem ersten Tag genutzt und somit auch abgenutzt wird. Eigentümer, welche relativ schnell ihre Einheiten (z.B. auch der Bauherr) wieder verkaufen, würden hiervon profitieren. Das Einfordern der Beiträge für den ERF empfiehlt sich dringend. Ist eine andere Formulierung im Reglement, kann dies an der ersten Versammlung mit einem Beschluss entsprechend geändert werden.

Überlange oder verkürzte Perioden:

Bei Neubauten stellt sich meist auch die Frage, ob eine überlange Periode (z.B. ab 1. Juli bis 31. Dezember des Folgejahres) oder nur eine verkürzte Periode genommen werden soll. Es empfiehlt sich, überlange Perioden zu machen, da insbesondere bei einer gekürzten Periode gewisse Rechnungen erst im Folgejahr eintreffen und so schwierig abgeschätzt werden können.

überraschte Eigentümer:

Häufig sind die Eigentümer über die Höhe des Budgets überrascht, da ihnen beim Verkauf andere Zahlen angegeben wurden. Machen

Seiten-Nr. 06_03_10
Ist ein Eigentümer mit den Zahlungen gegenüber der Gemeinschaft im Rückstand, so kann die Verwaltung die Betreibung einleiten. Soll weiterhehend auch ein Pfandrecht zu Gunsten der Gemeinschaft erstellt werden, sind diverse Voraussetzungen zu erfüllen. Siehe dazu "Pfandrechtseintrag"

Gemäss Art. 712i Abs. 1 ZGB hat die Gemeinschaft für die auf die letzten drei Jahre entfallenen Beitragsforderungen Anspruch gegenüber jedem jeweiligen Stockwerkeigentümer auf Errichtung eines Pfandrechtes an dessen Anteil.

Grundpfandrechte begründen im Sachenrecht Pfand- und Verwertungsrechte an Grundstücken, denn der Eigentümer des Grundstücks ist zur Duldung der Zwangsvollstreckung verpflichtet, wenn gegen ihn ein vollstreckbarer Zahlungsanspruch aus der durch das Grundpfandrecht gesicherten Forderung besteht.

Bei Konkurs eines Eigentümers haften für ausstehende Beiträge an die Gemeinschaft die einzelnen Eigentümer im Rahmen der solidarischen Haftung und ihrer Wertquoten. Ein neuer Eigentümer kann für die bis zum Konkursdatum angefallenen Verpflichtungen nicht belastet werden (im Gegensatz z.B. aus einer Pfandverwertung ohne Konkursfall)

Bei Zahlungsunfähigkeit einer Eigentümers haften die übrigen Eigentümer der Gemeinschaft solidarisch für dessen Anteile. Es ist daher zu beachten, dass Zahlungsausstände seriös bearbeitet und die übrigen Eigentümer bei Gefahr einer Zahlungsunfähigkeit frühzeitig informiert werden.

Betreibung bei Miteigentümergemeinschaft:

Bei einer Miteigentümergemeinschaft kann die beauftragte Verwaltung keine Betreibung einleiten. Dies müssten die einzelnen Miteigentümer einzeln machen oder der Verwaltung eine separate Vollmacht hierfür ausstellen. In der Praxis ist dies ein grosses Hindernis, da der Aufwand in Bezug auf die meist eher kleineren Beträge unverhältnismässig gross ist. Es kann versucht werden, die Betreibung trotzdem einzuleiten, aber unter Umständen wird dies das Betreibungsamt nicht ausführen.

Derzeit sind wir in Abklärung, ob dies mit einer entsprechenden Formulierung im Verwaltungsvertrag zwischen der Miteigentümergemeinschaft und der Verwaltung anders gelöst werden kann.

Seiten-Nr.: 06_03_11
Liquiditätsengpässe warum?

Wenn in einer STWEG oder MEG immer wieder Liquiditätsengpässe entstehen, sollte man sich Gedanken machen, was die Gründe hierfür sind und unter Umständen die bisherige Praxis ändern. Liquiditätsengpässen können aus folgenden Gründen entstehen:

Unvorhergesehene Ausgaben:

Treten unvorhergesehene Ereignisse (z.B. Wasserrohrbruch) ein, so entstehen teilweise hohe Kosten, welche sich nicht aufschieben lassen. Zwar entschädigen teilweise die Versicherungen gewisse Kosten, doch bis dies abgerechnet und unter Umständen erstritten ist, können Monate vergehen. In dieser Zeit müssen jedoch Handwerkerrechnungen für Instandstellungsarbeiten bezahlt werden. Damit genügend Geld zur Verfügung steht, muss die Verwaltung Zusatzeinschüsse einfordern.

Ärgerlich ist es insbesondere, wenn solche Ereignisse aufgrund des unterlassenen Unterhaltes eintreten. Das heisst, wenn bereits bekannt war, dass die Leitung ersetzt werden muss, aber aus welchen Gründen immer diese Arbeiten aufgeschoben wurden. Schlussendlich sind die Kosten höher und es entstehen Umtriebe und Zusatzaufwendungen, welche bei einer seriösen Planung nicht notwendig gewesen wären.

Zu knapp Budgetiert:

Wird zu knapp budgetiert und die Kosten steigen stark an (z.B. Kosten für Energie), so können solche Preissteigerungen zu einem Engpass führen und auch hier wird vermehrter Aufwand erforderlich sein, um die Situation zu bereinigen. Aus diesem Grunde sollte beim Aufstellen des Budget immer eine genügende Reserve eingerechnet werden.

Zahlungsrückstände der Eigentümer:

Kann ein Eigentümer seinen Zahlungsverpflichtung gegenüber der Gemeinschaft nicht mehr nachkommen, so ist dies insbesondere bei kleineren Gemeinschaften ein sofort merkbarer Ausfall. Zudem ist das Risiko von weiteren Zahlungsausfällen gross. Zeichnet sich keine Lösung ab, muss möglichst schnell die übrige Gemeinschaft über die Situation informiert werden und es müssen ebenfalls Zusatzeinschüsse eingefordert werden.

Abgrenzungen:

Ebenfalls können buchhalterische Abgrenzungen anlässlich der Abrechnung zu einem Liquiditätsengpass führen. Wird beispielsweise anfangs Dezember noch Heizöl eingekauft und im Dezember bezahlt, so ist das Geld auf dem Bankkonto wirklich weg. Wird dann aber per Abschlussdatum 31.12. mit dem Verbuchen des Heizölvorrates der Aufwand reduziert, so ergibt dies für die einzelnen Eigentümer wie eine Gutschrift, welche aber geldmässig nicht stattgefunden hat und anstelle einer Nachzahlung (die dringend benötigt würde) gibt es eine Gutschrift. Aus diesem Grunde muss nochmal betont werden, dass die Eigentümerabrechnung eine Kostenabrechnung ist und nicht nach finanztechnischen Regeln geführt werden sollte.

Einforderung von Zusatzeinschüssen:

Damit die Verwaltung zu Geld kommt, werden die Eigentümer um einen Zusatzeinschuss gebeten. Dieser kann nach Wertquoten aufgeteilt werden oder auch ein gleich hoher Fixbetrag je Einheit sein. Verbucht muss diese Zahlung dann wie ein Darlehen. Sobald die Situation wieder gelöst ist, können die Zusatzeinschüsse zurückbezahlt oder den Eigentümern als zusätzliche Budgetzahlung verbucht werden.

Sollte sich ein Eigentümer gegen diese Zusatzeinschüsse wehren, ist auf die solidarische Haftung der Verpflichtungen der Gemeinschaft hinzuweisen.

Überbrückung aus dem Erneuerungsfonds:

Häufig werden solche Engpässe mit einer Entnahme aus dem Erneuerungsfonds überbrückt. Dies ist grundsätzlich nicht zulässig, da es sich nicht um Erneuerungsarbeiten handelt und eigentlich auch eines Beschlusses der Gemeinschaft bedürfte. Zudem ist die Gefahr, dass wenn eine dringende Erneuerung ansteht, zu wenig Geld auf dem ERF-Konto ist.

Reservestock kann Abhilfe schaffen:

Bei Gemeinschaften, welche über einen Reservefonds oder Stock verfügen (s. auch Seite 03_03_06 Reservestock) treten solche Engpässe weitaus weniger auf, was für die Verwaltung weniger Zusatzarbeit und für die Eigentümer weniger Unsicherheiten bedeutet.

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